Eksekusi, Serah Terima & Penutupan Proyek
Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0 dengan Real UMKM Partner Program
Final System Validation
Pre-go-live check + opening balance verification
User Training Session
Welcome, role-based hands-on, Q&A — UMKM pegang keyboard
First Real Transactions
Min. 2–3 transaksi nyata UMKM diinput ke Odoo
Documentation Handover
Serahkan paket dokumen + tanda tangan sertifikat
Post-Go-Live Support Plan
Jadwal check-in + issue tracker + super user
Project Closure & Feedback
Feedback form, testimoni, foto bersama, refleksi tim
⚠️ UMKM mitra tidak bisa hadir? Lakukan via video call (Zoom/Meet) — siapkan link cadangan. Tetap bisa training dan observasi first transaction.
1. Memvalidasi sistem akhir sebelum UMKM mitra datang
2. Menyelenggarakan sesi pelatihan pengguna berbasis peran
3. Mendampingi UMKM mitra mengeksekusi transaksi pertama di Odoo
4. Menyerahterimakan paket dokumentasi secara formal
5. Menyepakati rencana dukungan pasca go-live
6. Menutup proyek implementasi secara profesional
⚡ Ini bukan latihan teknis — ini eksekusi nyata bersama pemilik bisnis sesungguhnya.
Isi template ini H-1 dan bagikan ke semua anggota tim
Risiko #1: UMKM tidak bisa hadir fisik
→ Lakukan via video call — siapkan link Zoom/Meet sebagai cadangan
Risiko #2: Internet putus / sangat lambat
→ Hotspot HP backup. Jika Odoo tak bisa diakses: demo offline + catat di Excel, input setelah pulih
Risiko #3: Error/bug saat transaksi pertama
→ Gunakan database backup yang sudah disiapkan. Jika tidak ada: dokumentasikan error → selesaikan 24 jam
Risiko #4: Opening balance tidak balance
→ Komunikasikan ke UMKM → proceed operasional → perbaiki balance dalam 3 hari
📌 Keputusan abort go-live: Dosen / Ketua Tim memiliki autoritas. Tentukan kondisi abort di H-1!
Go-live adalah momen emosional bagi pemilik UMKM. Kenali perilaku ini:
| Perilaku UMKM | Interpretasi | Respons Anda |
|---|---|---|
| Diam & tidak aktif | Overwhelmed / takut salah | Kurangi kecepatan, tanya "Bagian mana yang kurang jelas?" |
| Terlalu banyak tanya di luar scope | Anxious, cari kepastian | "Pertanyaan bagus — kita bahas setelah transaksi pertama selesai" |
| Kecewa dengan tampilan/fitur | Ekspektasi tidak sesuai | Acknowledge: "Benar, fitur X memang begini. Ini cara kerjanya..." |
| Mempertanyakan keputusan | Ragu / takut | Ingatkan: "Ini sesuai kebutuhan yang Bapak/Ibu ceritakan di Bab 1" |
| Sangat antusias, mau coba semua | Positif tapi bisa overshoot waktu | "Luar biasa! Ada fitur bonus untuk eksplorasi mandiri nanti" |
💡 Kalimat kunci: "Ini sudah berhasil. Satu transaksi pertama sudah tersimpan di sistem." — Ucapkan ini saat milestone tercapai. Momen ini bisa jadi pengalaman profesional paling berkesan dalam karier Anda.
Lakukan SEBELUM UMKM tiba. Jangan lewati.
1. Login test: Semua akun user (Owner, Sales, Purchasing, Warehouse, Accountant) bisa login tanpa error
2. Module check: Buka setiap modul utama — tidak ada error merah di menu
3. Quick functional test: Buat SO draft → simpan → hapus (jangan confirm). Buka produk → verifikasi harga & stok. Buka Chart of Accounts → ada akun dasar
4. Data integrity: Customer list → ada customer UMKM mitra. Product list → semua produk utama ada dengan harga jual benar
✅ Semua login OK, semua modul terbuka, data master lengkap → lanjut ke verifikasi opening balance
Accounting → Reporting → Balance Sheet
| Item | Cara Verifikasi | Toleransi |
|---|---|---|
| Balance Sheet | Total Assets = Total Liabilities + Equity | 0 selisih |
| Saldo Bank | Cocokkan dengan buku rekening bank | < 5% |
| AR Total | Cocokkan dengan daftar piutang manual | < 5% |
| AP Total | Cocokkan dengan daftar utang manual | < 5% |
| Nilai Stok | Cocokkan dengan physical count | < 5% |
✅ Balance Sheet balance + semua item dalam toleransi → sistem siap
❌ Ada selisih besar? Perbaiki sebelum UMKM tiba, atau dokumentasikan & tangani setelah sesi dengan persetujuan UMKM
💡 Prinsip Utama: Mahasiswa adalah fasilitator dan pembimbing — bukan operator. User UMKM yang memegang keyboard.
| Role | Durasi | Operasi yang Dilatih |
|---|---|---|
| Owner / Manajer | 8' | Dashboard, laporan penjualan, AR summary |
| Staff Sales | 10' | Quotation → SO, kirim invoice ke customer |
| Staff Purchasing | 8' | RFQ → PO, konfirmasi penerimaan barang |
| Staff Warehouse | 8' | Validasi delivery order, cek stok saat ini |
| Staff Accounting | 10' | Laporan keuangan, register payment |
1. Buka sesi tanya jawab: "Ada yang masih bingung dengan bagian mana?"
2. Catat semua pertanyaan → jadikan FAQ tambahan di Quick Reference Guide
3. Minta user melakukan operasi tadi sekali lagi tanpa bantuan — untuk konfirmasi retensi
☑ Semua role sudah di-training hands-on
☑ Foto/video sesi training (dengan izin UMKM)
☑ Daftar hadir training (nama, role, tanda tangan)
☑ Catatan Q&A untuk update Quick Reference Guide
🔑 User UMKM yang memegang keyboard dan meng-klik tombol. Mahasiswa mendampingi.
Quotation → Confirm SO → Delivery → Invoice → Payment
+ Verifikasi stok berkurang. Tunjukkan invoice ke owner: "Ini transaksi pertama UMKM Bapak/Ibu di Odoo"
Jalur 1: POS → Buka Sesi → Tambah Produk → Payment → Struk
Jalur 2: SO B2B → Delivery → Invoice (reseller biji kopi)
CRM Opportunity → SO Service → Timesheet → Invoice
Billing per jam vs fixed price — diskusikan dengan owner
📌 Pilih skenario SEBELUM memulai Step 3. Gunakan data transaksi nyata yang akan terjadi dalam waktu dekat.
1. Minta owner/staff sales pilih satu transaksi nyata yang akan terjadi dalam waktu dekat
2. User UMKM buka Sales → New — mahasiswa sebutkan field berikutnya, tapi user yang mengetik
3. Confirm SO → lihat Delivery + Invoice terbuat otomatis via smart button
4. Register Payment jika pembayaran sudah ada
⚡ Ini transaksi pertama yang sah di sistem. Catat tanggal dan waktu!
PO: Pilih pembelian nyata → RFQ → Confirm PO → Validate Receipt. Tambahan: cek stok, buat invoice, input pembelian kecil. Target: min. 2 transaksi confirmed + semua user pernah pegang keyboard.
Lakukan verifikasi berikut BERSAMA owner UMKM:
| Verifikasi | Cara Cek | ✅/❌ |
|---|---|---|
| Transaksi muncul di laporan | Accounting → Profit & Loss (filter hari ini) | ☐ |
| Stok berubah (jika produk fisik) | Inventory → Products → On Hand | ☐ |
| Journal entry otomatis | Accounting → Journal Items (filter hari ini) | ☐ |
| Invoice terkirim ke customer | Cek email customer atau Share via WhatsApp | ☐ |
| Owner bisa buka laporan sendiri | Minta owner buka P&L tanpa bantuan | ☐ |
✅ Checkpoint Step 3: Screenshot min. 2 transaksi confirmed (terlihat nomor SO/PO + tanggal)
| Dokumen | Format | Deskripsi |
|---|---|---|
| System Documentation | Konfigurasi teknis, modul aktif, flow diagram | |
| User Manual — Owner | Laporan & monitoring | |
| User Manual — Sales | SO, Quotation, Invoice, Customer | |
| User Manual — Purchasing | PO, Vendor, Receipt | |
| User Manual — Warehouse | Delivery, Receipt, Inv. Adjustment | |
| User Manual — Accountant | Journal Entry, Bank Recon, Reports | |
| Quick Reference Guide | Cetak | 1 halaman per role, langkah utama |
| Troubleshooting Guide | 10–15 masalah umum + solusi | |
| Contact & Support Plan | WA group, jadwal check-in |
Tunjukkan folder digital (GDrive/USB) → walk-through QRG untuk 1 role → serahkan versi cetak ke super user & owner → buat/konfirmasi WA Group → tandatangani Project Completion Certificate
"Menyatakan bahwa proyek implementasi Odoo di [Nama UMKM] telah diselesaikan oleh Tim [Nama Tim], dengan cakupan modul: [daftar]. Diselesaikan pada tanggal [tanggal]."
→ Satu untuk UMKM, satu untuk tim mahasiswa
✅ Checkpoint Step 4: Foto penyerahan dokumentasi + scan/foto sertifikat yang ditandatangani
| Periode | Frekuensi | Format |
|---|---|---|
| Minggu 1–2 | Setiap hari | WA / telepon 15 menit |
| Minggu 3–4 | 2× seminggu | Video call 15 menit |
| Bulan 2 | On-demand | WA (< 4 jam respons) |
✅ Link Issue Tracker + jadwal check-in bulan pertama (tertulis)
ElektroMaju
SolusiIT Consulting
Kopi Seduh Nusantara
UD FurniCraft
| # | Deliverable | Bukti |
|---|---|---|
| 1 | Final System Validation Report | Screenshot Balance Sheet + checklist ✅ |
| 2 | Training Evidence | Foto sesi + daftar hadir |
| 3 | First Real Transactions | Screenshot min. 2 transaksi confirmed |
| 4 | Documentation Handover | Foto penyerahan + sertifikat signed |
| 5 | Post-Go-Live Support Plan | Jadwal check-in + link Issue Tracker |
| 6 | UMKM Feedback & Testimoni | Form feedback + kutipan testimoni |
| 7 | Final Project Report | Laporan 15–20 halaman (deadline minggu ini) |
| Kriteria | Baik (3) | Cukup (2) | Kurang (1) |
|---|---|---|---|
| Ketepatan Konfigurasi | Semua flow verified, Balance Sheet balance | 70% benar, ada minor gap | < 70%, flow utama gagal |
| Kelengkapan Data | Semua deliverable lengkap + foto + signed | Wajib terisi, opsional kosong | Banyak data wajib hilang |
| Training & Pendampingan | UMKM bisa operasi sendiri, user pegang keyboard | Sebagian bisa, mahasiswa kadang ambil alih | UMKM tidak bisa mandiri |
| Dokumentasi | Paket lengkap, QRG dicetak, profesional | Sebagian ada, format tidak konsisten | Tidak lengkap atau hilang |
| Ketepatan Waktu | Selesai tepat 120 menit | +15 min tambahan | Tidak selesai |
| Kerjasama Tim | Semua kontribusi, role terbagi rata | Sebagian aktif | 1 orang dominan |
⚠️ Opening balance tidak balance
✅ Cek Accounting → Journal Items — cari yang belum posted. Jika tak bisa hari H → dokumentasikan, tangani 24 jam
⚠️ User UMKM panik, tidak mau pegang keyboard
✅ Mulai dengan operasi termudah (buka laporan, bukan input). Beri waktu ekstra. Minta yang paling PD maju duluan
⚠️ Error saat first transaction (stok negatif)
✅ Aktifkan negative stock sementara: Settings → Inventory. Atau lakukan Inventory Adjustment dulu untuk 3–5 produk utama
⚠️ Produk kafe tidak muncul di POS
✅ Edit produk → centang "Available in POS". Pastikan POS session sudah dibuka
⚠️ Sebagian staff tidak hadir training
✅ Rekam sesi (dengan izin) → kirim rekaman + QRG ke yang tidak hadir → jadwalkan sesi susulan via WA
BAB 13 — Go-Live Bersama UMKM Mitra
Eksekusi, Serah Terima & Penutupan Proyek
"Go-live bukan finish line — tapi sprint finish menuju awal yang sesungguhnya."
Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program