Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0 dengan Real UMKM Partner Program
Integration Verification
Sales to Cash + Procure to Pay + Payroll→Accounting
Odoo Studio Customization
Custom fields + Automated actions untuk UMKM mitra
Security Implementation
2FA + Access rights audit + Least privilege
Performance & Cleanup
Archive data test, review scheduled actions, backup
Documentation Draft
Module list, custom fields doc, flowchart outline
Pre-Go-Live Checklist
25+ item verifikasi kesiapan sistem
⚠️ Data belum lengkap? Koordinasikan dengan asisten dosen. Mahasiswa dengan skor kesiapan < 7/15 butuh bimbingan khusus atau database demo yang sudah diisi data.
1. Memverifikasi aliran data antar modul berjalan benar (integration check)
2. Mengimplementasikan kustomisasi UMKM-spesifik menggunakan Odoo Studio
3. Mengaktifkan 2FA dan mengkonfigurasi access rights sesuai least privilege
4. Membersihkan data tidak diperlukan dan memverifikasi backup sebelum go-live
5. Menyusun dokumentasi sistem dasar dan melengkapi pre-go-live checklist
📌 Catatan: Lab ini adalah lab paling kritis dalam semester — verifikasi bahwa SEMUA konfigurasi Bab 4–11 bekerja dan siap go-live di Bab 13.
5 menit | Berpasangan antar kelompok
💡 Mengapa? Teman dari kelompok lain sering menemukan masalah yang tidak Anda lihat — ini melatih keterampilan peer review yang dibutuhkan di dunia kerja profesional.
1. Sales → New Quotation — Pilih pelanggan, tambahkan 2 produk, verifikasi harga & pajak terisi otomatis. Screenshot QUO-xxxx
2. Klik Confirm — Periksa smart button "Delivery" di header → harus ada angka "1". Screenshot SO + smart button
3. Buka Delivery → klik Validate — Cek: stok On Hand berkurang + smart button "Valuation" → jurnal COGS (Debit COGS, Credit Inventory). Screenshot
4. Kembali ke SO → Create Invoice → Confirm — Tab Journal Items: Debit AR, Credit Revenue. Screenshot
5. Register Payment (full) → Invoice status = "Paid", customer AR = 0. Screenshot
1. Purchase → New RFQ — Pilih vendor, tambahkan 1–2 produk, verifikasi akun expense terisi
2. Klik Confirm Order — Periksa smart button "Receipt" harus muncul
3. Buka Receipt → isi kolom "Done" → Validate — Cek: stok bertambah + "Valuation" → Debit Inventory Asset, Credit GR/IR
4. Kembali ke PO → Create Bill → Confirm — Journal: Debit GR/IR, Credit AP
5. Register Payment → Bill status = Paid, Vendor AP = 0
🔑 3-Way Matching: Bill hanya bisa dibuat sesuai quantity yang sudah diterima (Receipt), bukan quantity yang dipesan. Cek ini sebagai kontrol internal!
Payroll → Payslips → pilih payslip sudah di-Validate → klik smart button "Journal Entry"
Verifikasi: Debit Akun Biaya Gaji (6xxx) | Credit Utang Gaji + Utang BPJS (jika dikonfigurasi). Screenshot journal entry
☑ Delivery Order otomatis terbuat saat SO confirmed
☑ Stok berkurang setelah Delivery + bertambah setelah Receipt
☑ Journal Entry COGS dan AR/AP ada di setiap flow
☑ Invoice Paid + Bill Paid → balance = 0
☑ Payslip → Journal debit gaji, credit utang
1. Buka Contacts → pilih salah satu contact
2. Klik ikon pensil 🖊️ kanan atas → Studio mode aktif
3. Klik "+ New Field" → tipe: Selection → Label: "Tipe Pelanggan"
4. Tambahkan Values: Individual, Korporat, Reseller, VIP (sesuai UMKM mitra)
5. Drag field ke posisi tepat di form → lalu tambahkan juga ke List View via tab "Views"
6. Save → Close → Test: buka contact, isi field baru, simpan. Screenshot form + field terisi
⚠️ Studio langsung berlaku! Tidak ada undo. Pikirkan dulu field apa yang benar-benar diperlukan UMKM mitra.
| Tipe UMKM | Contoh Custom Field |
|---|---|
| Retail/Toko | "Sumber Pelanggan" (Walk-in, Tokopedia, Shopee) |
| Jasa/Konsultan | "Nomor SPK/Kontrak", "Kategori Jasa" |
| Manufaktur | "Nomor Batch", "Quality Inspector" |
| F&B | "Tanggal Produksi", "Alergen" |
Model: Contacts | Trigger: When saved | Filter: x_tipe_pelanggan = VIP | Action: Update Record → Tags → tambah "Priority"
✅ Checkpoint: Screenshot konfigurasi automated action + bukti test berhasil (email terkirim atau tag otomatis ditambahkan)
1. Settings → Users & Companies → Users → pilih akun admin
2. Tab Security → klik "Enable Two-Factor Authentication"
3. Buka Google Authenticator / Authy di HP → Scan QR code → masukkan 6-digit code
4. SIMPAN backup codes! Salin ke file dokumen atau cetak — jangan lewatkan langkah ini
5. Logout → Login ulang → masukkan password → prompt "Authenticator Code" → masukkan 6-digit → Login berhasil ✅ Screenshot prompt 2FA
💡 Tidak bisa install Authenticator? Demonstrasikan langkah 1–4 tanpa test logout. Dokumentasikan konfigurasi dengan screenshot.
1. Settings → Users → klik setiap user → tab Access Rights → catat level akses per modul
| Role | Sales | Purchase | Inventory | Accounting | HR |
|---|---|---|---|---|---|
| Sales Staff | User | None | Read | None | None |
| Warehouse | None | None | User/Mgr | None | None |
| Accountant | Read | Read | Read | Manager | None |
| Owner/Admin | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin |
2. Identifikasi: user akses terlalu luas? → kurangi. User kurang akses? → tambahkan
3. Test: logout → login sebagai user terbatas → verifikasi tidak bisa akses Accounting → login kembali admin. Screenshot
✅ Checkpoint: Data test archived + scheduled actions reviewed + backup .zip terunduh
Tabel: Modul | Aktif? | Tujuan di UMKM Mitra | Dikonfigurasi di Bab
(Sales, Purchase, Inventory, Accounting, Manufacturing, HR, CRM, Project, Timesheets, Payroll)
Tabel: Model | Nama Field | Nama Teknis (x_...) | Tipe | Nilai/Opsi | Tujuan
→ Isi dari Custom Field #1 dan #2 yang dibuat di Step 2
Pilih 1 proses utama UMKM mitra → gambar flowchart 5–8 langkah (draw.io/Figma/kertas difoto)
Contoh: Siklus Penjualan, Pembelian, atau Produksi → cantumkan modul Odoo di setiap step
📌 PR: User manual per role akan dilengkapi sebagai tugas rumah — dikumpulkan sebelum Bab 13 (bonus +20 poin)
| Kategori | Item | Status |
|---|---|---|
| Konfigurasi | Semua modul yang dibutuhkan sudah aktif | ✅/❌ |
| Info perusahaan lengkap (nama, alamat, logo, NPWP) | ✅/❌ | |
| Fiscal year + konfigurasi pajak sesuai | ✅/❌ | |
| Master Data | Produk/jasa lengkap dengan harga + akun | ✅/❌ |
| Customer/vendor master data lengkap | ✅/❌ | |
| Opening balances (AR, AP, Bank) diinput | ✅/❌ | |
| Security | Semua user dibuat dengan email valid | ✅/❌ |
| Access rights sesuai role (least privilege) | ✅/❌ | |
| 2FA aktif untuk admin users | ✅/❌ | |
| Testing | Sales to Cash flow tested end-to-end ✅ | ✅/❌ |
| Procure to Pay flow tested end-to-end ✅ | ✅/❌ | |
| Laporan keuangan (P&L, BS) bisa di-generate | ✅/❌ | |
| Dokumentasi | Module list + custom fields terdokumentasi | ✅/❌ |
| User access matrix terdokumentasi | ✅/❌ | |
| Support | Backup strategy dikonfigurasi | ✅/❌ |
| Odoo Champion internal UMKM diidentifikasi | ✅/❌ |
💡 Item ❌ → dokumentasikan: siapa bertanggung jawab + deadline. Checklist ini "kontrak bersama" antara tim & UMKM!
ElektroMaju
SolusiIT Consulting
Contoh Produksi
Contoh Kuliner
| # | Deliverable | Poin |
|---|---|---|
| 1 | Screenshot Flow 1A — Sales to Cash (semua 5 langkah) | 20 |
| 2 | Screenshot Flow 1B — Procure to Pay (semua 5 langkah) | 15 |
| 3 | Screenshot Flow 1C — Payroll to Accounting | 5 |
| 4 | Screenshot Custom Field #1 di Contacts (terisi) | 10 |
| 5 | Screenshot Custom Field #2 (SO / Produk) | 10 |
| 6 | Screenshot Automated Action + test berhasil | 10 |
| 7 | Screenshot 2FA setup + login berhasil | 10 |
| 8 | Access Rights Matrix tabel (per role × modul) | 10 |
| 9 | Pre-Go-Live Checklist diisi lengkap | 10 |
| 10 | Module Activation List + Custom Fields Doc | 5 |
| ⭐ | Bonus: Business Process Flowchart | +10 |
| 📝 | PR: User Manual per Role (sebelum Bab 13) | +20 |
| Kriteria | Baik (3) | Cukup (2) | Kurang (1) |
|---|---|---|---|
| Ketepatan Konfigurasi | Semua flow verified benar, journal entries akurat | 70% flow benar, ada minor gap | < 70% benar, flow utama gagal |
| Kelengkapan Data | Semua field terisi, screenshot lengkap | Wajib terisi, beberapa opsional kosong | Banyak data wajib kosong |
| Dokumentasi | Screenshot + penjelasan + tabel lengkap | Screenshot saja tanpa penjelasan | Tidak lengkap atau hilang |
| Ketepatan Waktu | Selesai tepat waktu 120 menit | +15 menit tambahan | Tidak selesai |
| Kerjasama Tim | Semua anggota kontribusi aktif | Sebagian aktif, sebagian pasif | 1 orang dominan saja |
⚠️ Delivery Order tidak terbuat saat SO Confirmed
✅ Product type = Consumable/Service → ubah ke Storable Product di Inventory → Products
⚠️ Journal COGS tidak ada di Delivery
✅ Inventory Valuation = Manual → cek Settings → Inventory → Costing → pastikan ada journal account
⚠️ Studio icon (pensil) tidak muncul
✅ Verifikasi paket Enterprise → Settings → Users → aktifkan Studio access
⚠️ 2FA tidak bisa diaktifkan
✅ Aktifkan Developer Mode: Settings → General Settings → klik "Activate the developer mode"
⚠️ Automated Action tidak trigger
✅ Cek filter condition — terlalu ketat? Cek trigger type — "On Save" vs "Based on time condition"
MINGGU 14
Eksekusi go-live: migrasi data final, cutover plan, parallel run
Handover ke UMKM mitra: training final, user manual, support plan
Post-go-live monitoring: hypercare period, issue tracking, stabilization
📌 Persiapan: Selesaikan semua item ❌ di Pre-Go-Live Checklist + lengkapi User Manual per Role (PR)
BAB 12 — Integration Verification, Customization,
Security & Pre-Go-Live Preparation
Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program