Sistem Informasi Enterprise β€” ERP Odoo 19.0

11

CRM &
Project Management

Mengelola Pipeline Penjualan dan Proyek Jasa UMKM di Odoo 19

Minggu 12 Pertemuan Teori 120 Menit

Agenda Hari Ini

1Pre-Test & Pemanasan10 min
2CRM Fundamentals β€” Lead vs Opportunity15 min
3Lead Generation & Management15 min
4Opportunity Pipeline Management15 min
5Email Marketing (Brief)5 min
6Project, Timesheet & Invoicing (UMKM Jasa)25 min
7Studi Kasus: Kreatif Digital Nusantara15 min
8Rangkuman, Preview Lab & Penutup20 min

πŸ“ Mari Uji
Pemahaman Awal!

4 pertanyaan refleksi β€” bukan dinilai, untuk mengaktifkan rasa ingin tahu

Instruksi: Jawab di kertas/catatan pribadi. Diskusikan 1 menit dengan teman sebelah. Tidak perlu dikumpulkan.

Pre-Test 1/4

Apa perbedaan antara "lead" dan "opportunity" dalam konteks penjualan?

Berikan contoh nyata dari UMKM mitra Anda: kapan seseorang masih disebut "lead" dan kapan sudah menjadi "opportunity"?

πŸ’¬ Diskusikan 1 menit dengan teman sebelah

Pre-Test 2/4

UMKM digital agency mendapat 20 inquiry per bulan tanpa CRM…

Apa yang bisa terjadi pada inquiry-inquiry tersebut? Sebutkan 3 skenario yang menyebabkan revenue terlewat.

πŸ’¬ Diskusikan 1 menit

Pre-Test 3/4

Time & Material vs Fixed Price β€” kapan pakai yang mana?

Berikan 1 contoh situasi di mana masing-masing model invoicing lebih cocok digunakan untuk proyek jasa.

πŸ’¬ Diskusikan 1 menit

Pre-Test 4/4

Profitabilitas Proyek

Anda menang proyek Rp 20 juta (fixed price). Tim menghabiskan 500 jam kerja @ Rp 50.000/jam. Berapa profit/loss proyek ini? Apa pelajarannya?

πŸ’‘ Hint: Total cost = 500 Γ— 50.000 = Rp 25.000.000. Proyek fixed price Rp 20 juta. Apa artinya?

πŸ’¬ Diskusikan 1 menit

Tujuan Pembelajaran

🧠 LO 11.1 β€” Menjelaskan perbedaan Lead & Opportunity dalam sales funnel serta tahapan pipeline optimal UMKM (C2)

πŸ”§ LO 11.2 β€” Mengkonfigurasi pipeline CRM, memproses leads, mengkualifikasi menjadi opportunities hingga Won/Lost (C3)

πŸ”§ LO 11.3 β€” Membuat mailing list dan email campaign sederhana untuk nurturing leads (C3)

πŸ”§ LO 11.4 β€” Membuat project dari SO, mengorganisasi tasks Gantt/Kanban, mencatat timesheets (C3) UMKM Jasa

πŸ” LO 11.5 β€” Menghubungkan timesheets ke invoicing dan menganalisis profitabilitas project (C4) UMKM Jasa

πŸ’‘ LO 11.6 β€” Menganalisis pipeline health, win rate, expected revenue dari CRM dashboard (C4)

Peta Konsep β€” CRM β†’ Sales β†’ Project β†’ Invoice

πŸ” Lead
β†’
πŸ’° Opportunity
β†’
πŸ“„ Quotation
β†’
βœ… Sales Order
β†’
πŸ“‹ Project
β†’
⏱️ Timesheet
β†’
πŸ’΅ Invoice

CRM Module
Lead Generation Β· Qualification Β· Pipeline Β· Activities Β· Won/Lost

Sales Module
Quotation β†’ SO (seamless dari CRM Won)

Project Module
Tasks Β· Gantt Β· Timesheet Β· Customer Portal

Accounting
Invoice Β· Journal Β· Revenue Recognition

Jalur Belajar: CRM (semua UMKM wajib) ←→ Project (wajib UMKM jasa: digital agency, konsultan, kontraktor). UMKM retail/F&B fokus CRM + Analytics.

Koneksi Antar Bab

Bab 4
Contacts
β†’
Bab 5
Sales
β†’
Bab 11
CRM & Project
β†’
Bab 12
Integration

β¬… Dari Bab Sebelumnya

  • Bab 4: Contacts β†’ sumber leads CRM
  • Bab 5: CRM Won β†’ auto-create Quotation di Sales
  • Bab 8: Project Invoice β†’ Accounting
  • Bab 10: Employee β†’ task assignment & timesheet

➑ Ke Bab Selanjutnya

  • Bab 12: Full end-to-end flow CRM β†’ Sales β†’ Project β†’ Timesheet β†’ Invoice β†’ Accounting

Section 11.1

CRM
Fundamentals

Dari Leads di WhatsApp ke Pipeline yang Terkelola

11.1

Lead vs Opportunity

πŸ” Lead

Kontak/perusahaan yang menunjukkan kemungkinan minat β€” belum terverifikasi. Contoh: orang isi form website, kontak dari pameran dagang.

πŸ’° Opportunity

Lead yang sudah dikualifikasi β€” ada kebutuhan nyata, budget, authority, timeline. Masuk ke sales pipeline.

Framework BANT β€” Kualifikasi Lead

Budget
Ada anggaran?

Authority
Bisa memutuskan?

Need
Kebutuhan nyata?

Timeline
Kapan keputusan?

πŸ’‘ Di Odoo: Fitur Leads bisa diaktifkan/nonaktifkan. UMKM kecil dengan volume rendah β†’ langsung pakai Opportunity tanpa stage Lead.

Sales Funnel, Pipeline & Odoo 19

Funnel vs Pipeline

  • Funnel: top-down β€” berapa masuk vs keluar per tahap
  • Pipeline: bottom-up β€” posisi setiap deal sekarang (Kanban view)

Contoh Pipeline UMKM

  • Digital Agency: Inquiry β†’ Kickoff Call β†’ Proposal Sent β†’ Negotiation β†’ Won/Lost
  • Wholesale: Lead β†’ Sample Request β†’ Quotation Sent β†’ PO Received β†’ Won/Lost

πŸ†• Fitur Odoo 19

  • Rules-Based Assignment: auto-assign leads ke sales rep berdasarkan wilayah/produk/sumber
  • Business Card Scan: scan kartu nama via mobile β†’ auto-create contact & lead
  • AI Lead Scoring: probability dihitung dari pattern historis won/lost
  • Email & WA Integration: komunikasi di-log ke CRM chatter
Quiz Β· Section 11.1

Seorang calon klien menghubungi Anda: "Saya dengar Odoo bagus untuk inventory. Berapa harganya? Toko saya masih kecil."

Berdasarkan BANT, apakah kontak ini layak langsung jadi Opportunity?

A. Ya β€” sudah menyebut kebutuhan (inventory)
B. Tidak β€” Budget, Authority, dan Timeline belum jelas β†’ masih Lead
C. Ya β€” semua inquiry langsung jadi opportunity
D. Tidak β€” karena toko kecil tidak layak dilayani

Jawaban: B β€” Hanya Need yang teridentifikasi (inventory). Budget belum jelas, Authority belum tahu, Timeline belum ada. Masih berstatus Lead, perlu kualifikasi lebih.

Section 11.2

Lead Generation
& Management

Menangkap dan Mengelola Prospek dari Berbagai Sumber

11.2

Sumber Lead & Lead Scoring

SumberF&B (B2C)Jasa DigitalWholesaleManufaktur
Website Form⚑ Tinggi⚑ TinggiSedangSedang
Referral⚑ Tinggi⚑ Tinggi⚑ Tinggi⚑ Tinggi
Instagram / WA⚑ Tinggi⚑ TinggiRendahRendah
Pameran / EventSedangSedang⚑ Tinggi⚑ Tinggi
Cold CallingRendahSedang⚑ Tinggi⚑ Tinggi

Lead Scoring β€” Prioritas Mana Dulu?

Budget disebut: +20

Decision maker: +15

Request demo: +25

Timeline <30hr: +15

Odoo 19: Priority β˜…β˜…β˜… manual atau AI Scoring berdasarkan pola Won historis

Convert Lead β†’ Opportunity

Proses di Odoo

  1. CRM β†’ Leads β†’ buka lead
  2. Verifikasi BANT (Need, Budget, Authority, Timeline)
  3. Klik "Convert to Opportunity"
  4. Assign salesperson & sales team
  5. Masuk pipeline sebagai Opportunity baru

Tidak qualified? β†’ Mark as Lost / archive dengan reason

πŸ’‘ Tip 11.1 β€” Pipeline Stages = Proses Nyata

Stages yang generik ("New β†’ In Progress β†’ Closed") menghasilkan data menyesatkan. Wawancara 30 menit dengan orang yang handle sales: "Setelah seseorang menghubungi, apa langkah selanjutnya?"

Jawaban itulah yang jadi pipeline stages Anda.

Quiz Β· Section 11.2

Pak Hendra, Direktur PT Anugerah (distributor, 50 karyawan):

"Kami ingin implement ERP sebelum Q3. Budget Rp 150 juta disetujui direksi. Masalah utama: inventory tidak akurat dan procurement lambat."

Status kontak ini adalah…

A. Lead β€” butuh kualifikasi lebih lanjut
B. Opportunity β€” BANT lengkap semua
C. Lead β€” budget belum cukup besar
D. Discard β€” bukan target market

Jawaban: B β€” Budget βœ… (Rp 150 juta), Authority βœ… (Direktur), Need βœ… (inventory + procurement), Timeline βœ… (sebelum Q3). Semua BANT terpenuhi β†’ langsung Opportunity.

Section 11.3

Opportunity
Pipeline

Mengelola Peluang Penjualan hingga Closed Won

11.3

Fields & Activities

Key Opportunity Fields

  • Expected Revenue β€” perkiraan nilai deal
  • Probability β€” % kemungkinan menang (auto per stage)
  • Deadline β€” target tanggal tutup deal
  • Salesperson & Sales Team
  • Source/Medium β€” dari mana lead berasal
  • Tags β€” "High Value", "Repeat Customer"

Scheduled Activities

  • πŸ“ž Phone Call β€” "Call Ibu Dewi Thursday 10:00"
  • πŸ“§ Email β€” "Send proposal by Monday EOD"
  • 🀝 Meeting β€” "Demo product Friday 14:00"
  • πŸ”„ Follow-up β€” "Check if no response by Wednesday"

Indicator di Kanban: 🟒 >5 hari Β· 🟑 hari ini Β· πŸ”΄ overdue

Won/Lost & Pipeline Forecasting

βœ… Won β†’ Quotation

Klik "Won" β†’ 1 klik buat Quotation di Sales. Customer info & expected revenue jadi starting point. Seamless CRM β†’ Sales.

❌ Lost β†’ Reason Wajib

Klik "Lost" β†’ wajib isi alasan: Competitor, Budget, No Response, Timing. Lost reason = data emas untuk analisis.

Weighted Pipeline Formula

Expected Revenue Γ— Probability = Weighted Value

OpportunityRevenueProb.Weighted
Opp ARp 50 jt75%Rp 37,5 jt
Opp BRp 20 jt40%Rp 8 jt
Opp CRp 15 jt90%Rp 13,5 jt
Total WeightedRp 59 jt

Tips & Warning β€” Pipeline

πŸ’‘ Tip 11.2 β€” Jadwalkan Next Activity Sebelum Tutup Tab

Opportunity tanpa next activity = opportunity terlupakan. Aturan sederhana: sebelum menutup halaman, selalu buat 1 activity baru dengan due date.

πŸ’‘ Tip 11.3 β€” Lost Reason = Bahan Bakar Perbaikan

Pola Lost ReasonKemungkinan Insight
40%+ "Harga Mahal"Target market tidak sesuai / value proposition kurang
30%+ kalah ke kompetitor XAnalisis mengapa: harga? kecepatan? fitur?
25%+ "No Response"Follow-up terlalu lama β†’ perlu SLA response time

⚠️ Warning 11.1: CRM hanya berguna jika dipakai konsisten! KPI minimum: β‰₯95% leads masuk Odoo dalam 24 jam Β· β‰₯90% opportunities punya next activity Β· 0 opportunity deadline lewat >2 minggu.

Quiz Β· Section 11.3

Sales manager melihat 70% opportunities stuck di stage "Proposal Sent", stage lainnya hampir kosong, deadline rata-rata lewat 3 minggu.

Apa kesimpulan tentang pipeline ini?

A. Pipeline sehat β€” banyak proposal terkirim berarti produktif
B. Pipeline tidak sehat β€” bottleneck di Proposal Sent, follow-up lemah, deadline expired
C. Normal β€” semua industri begitu
D. Tambah lebih banyak leads untuk mengisi stage lain

Jawaban: B β€” Bottleneck di satu stage menandakan masalah follow-up, follow-through ke negosiasi tidak terjadi. Deadline lewat = opportunities terlupakan. Solusi: review per-opportunity + enforce next activity.

Section 11.4

Email
Marketing

Nurturing Leads dengan Campaign Terintegrasi

11.4

Mailing List, Campaign & A/B Testing

Setup Campaign

  1. Mailing Lists β†’ Buat list tersegmentasi (e.g., "Prospects Q1 2026", "Newsletter")
  2. Email Campaign β†’ Subject, From, Target list, Body (drag & drop editor)
  3. Schedule β†’ kirim sekarang atau jadwalkan
  4. A/B Testing β†’ 2 versi subject β†’ kirim ke sebagian β†’ versi terbaik ke sisanya

Benchmark Analytics UMKM

MetrikTarget "Bagus"
Open Rate> 20%
Click Rate> 3%
Bounce Rate< 5%
Unsubscribe< 0,5%

πŸ’‘ Odoo bisa auto-increase lead score jika lead buka email atau klik link tertentu

Section 11.5 β€” Khusus UMKM Jasa

Project
Management

Deliver Proyek Jasa dengan Terstruktur dan Transparan

11.5

Project dari Sales Order + Tasks

Auto-Create Project

  1. Setup service product β†’ Tab Sales: Create on Order = "Project & Task"
  2. Quotation menang β†’ Confirm SO β†’ Project otomatis dibuat
  3. Project template: standard tasks yang sama per tipe proyek

Tasks, Subtasks & Milestones

  • Task: unit kerja terkecil (assignee, deadline, planned hours)
  • Subtask: membagi task besar β†’ sub-pekerjaan
    Development β†’ Homepage, Product Pages, Checkout
  • Milestone: checkpoint β†’ dasar invoicing
    "Design Approved", "Beta Delivered", "Final Handover"

Views: πŸ“‹ Kanban (progress per task) Β· πŸ“Š Gantt (timeline + dependencies) Β· πŸ“ List (detail)

Gantt Chart & Resource Planning

Gantt View di Odoo

  • Task sebagai bar horizontal β€” start date, end date, dependencies
  • Drag untuk adjust durasi; drag antar bar untuk dependensi
  • Resource Allocation: siapa overloaded vs underutilized?
  • Critical Path: task yang jika terlambat β†’ delay seluruh proyek

Customer Portal

  • Klien lihat tasks & milestone progress sendiri
  • Upload dokumen (brief, asset, feedback)
  • Review & e-sign quotation
  • Download invoice, cek status bayar

⚠️ Bersihkan nama task sebelum share! Hindari "coba-coba API" di portal.

Section 11.6

Timesheet
Management

Lacak Waktu Tim dan Kendalikan Biaya Proyek

11.6

Billable vs Non-Billable & Utilization

Klasifikasi Jam Kerja

KegiatanB/NB
Coding fitur request klienβœ… Billable
Internal meeting mingguan❌ Non-Billable
Revisi karena request klienβœ… Billable
Revisi karena error tim❌ Non-Billable
Training internal❌ Non-Billable

Utilization Rate

Utilization = Billable Hours / Total Working Hours Γ— 100%

RateInterpretasi
< 60%⚠️ Kurang produktif / proyek kurang
70–80%βœ… Target ideal jasa profesional
> 90%⚠️ Risiko burnout, tidak ada waktu training
Quiz Β· Section 11.6

Karyawan digital agency bekerja 160 jam/bulan, tapi hanya 88 jam yang billable. Berapa utilization rate-nya?

A. 88% β€” karena 88 jam
B. 55% β€” (88/160) Γ— 100%
C. 72 jam β€” selisih jam non-billable
D. 45% β€” (72/160) Γ— 100%

Jawaban: B β€” 88/160 Γ— 100% = 55%. Di bawah target ideal 70–80%, menandakan terlalu banyak jam non-billable (meeting internal, revisi error, dll.).

Section 11.7

Project
Invoicing

Tagih Klien dengan Tepat dan Analisis Profitabilitas

11.7

Tiga Model Invoicing Proyek

ModelCara KerjaCocok UntukRisiko
Time & MaterialInvoice = jam aktual Γ— rateScope belum pasti, iterativeKlien shock total bill
Fixed PriceNilai tetap, regardless jamScope jelas & terukurRugi jika underestimate
MilestonesInvoice per milestone tercapaiProyek panjang, cashflowPerlu milestone definition jelas

Contoh Milestones Digital Agency: 40% saat kontrak ditandatangani Β· 40% saat beta delivered Β· 20% saat final handover.

πŸ”§ Konfigurasi di Odoo: Product β†’ Invoicing Policy = "Timesheets" (T&M) atau "Milestones". Fixed Price = manual invoice saat proyek selesai.

Profitability & Pricing

Rumus Profitabilitas

Gross Profit = Revenue βˆ’ (Labor Cost + Expenses)
Labor Cost = Ξ£ (Jam Timesheet Γ— Hourly Cost)

Contoh: Proyek Rp 20jt, 600 jam @ Rp 40.000 = cost Rp 24jt β†’ rugi Rp 4jt

πŸ’‘ Tip 11.4 β€” Fixed Price = Data Historis

1) Timesheet 3–5 proyek serupa β†’ rata-rata jam
2) Buffer 20–30% β†’ 3) Γ— blended hourly cost β†’ 4) + margin 40–60%

Contoh: 120 jam + buffer 25% = 150 jam Γ— Rp 85k = Rp 12,75jt / (1βˆ’0.45) = Rp 23jt

⚠️ Warning 11.2: Employee Hourly Cost harus diisi di HR Settings! Default = Rp 0 β†’ Profit "100%" yang menyesatkan. Isi dengan internal cost termasuk gaji, BPJS, dan tunjangan.

Quiz Β· Section 11.7

Klien meminta pengerjaan sistem inventory β€” spesifikasi belum final, kemungkinan besar berubah selama pengerjaan.

Model invoicing mana yang paling tepat?

A. Fixed Price β€” agar klien tahu total cost di awal
B. Time & Material β€” scope belum pasti, invoice sesuai jam aktual
C. Milestones β€” tagih per fase
D. Gratis β€” karena spesifikasi belum jelas

Jawaban: B β€” Scope belum final + potensi berubah = risiko tinggi untuk Fixed Price (bisa rugi besar). T&M melindungi profitabilitas karena invoice berdasarkan jam aktual. Milestones memungkinkan tapi lebih rumit jika scope berubah.

Studi Kasus

Kreatif Digital Nusantara

Profil

  • Digital Agency β€” Yogyakarta
  • 8 karyawan (3 dev, 2 desainer, 1 PM, 1 marketing, 1 owner)
  • Web Dev, Social Media, Branding

Masalah Utama

  • Inquiry WA/IG tersebar di HP personal β†’ 44% leads tidak pernah di-follow-up
  • Conversion rate dikira 30–40% β†’ ternyata hanya 10%
  • Proyek tidak dihitung biaya labor β†’ beberapa ternyata rugi
  • Proyek Rp 80 jt hilang karena email tidak direspons 5 hari

Before vs After β€” 6 Bulan Implementasi

MetrikSebelumSesudah
Conversion rate~10%35%
Leads tidak di-follow-up~44%< 2%
Waktu buat quotation30–60 menit< 10 menit
Invoice turnaround7–10 hari1 hari
Proyek rugi teridentifikasiTidak pernah tahu2 dari 11 β†’ langsung review
Revenue (6 bulan)Rp 120 jt (baseline)Rp 420 jt (+250%)

⚠️ Kenaikan 250% tidak 100% karena Odoo β€” ada faktor ekspansi tim + proyek besar. Tapi peningkatan conversion 10% β†’ 35% tanpa menambah volume inquiry = kontribusi langsung CRM.

Lessons Learned

1. Data konversi rendah β‰  masalah produk β€” 44% leads tidak pernah di-follow-up. Solusi: pastikan proses follow-up optimal sebelum ubah harga/produk.

2. Profitabilitas β‰  uang masuk β€” Proyek Rp 12 jt ternyata butuh 185 jam (cost Rp 14,6 jt) β†’ rugi Rp 2,6 jt. Timesheet ungkap kenyataannya.

3. Speed to response = competitive advantage β€” Proyek Rp 80 jt hilang karena respons 5 hari. Kompetitor merespons 2 jam. Setelah Odoo: rata-rata respons inquiry = 4 jam.

4. Lost reason data lebih berharga dari win data β€” 42% lost karena "budget kecil" β†’ insight: geser target ke UKM menengah (omzet Rp 3–20 M/thn).

5. Timesheet adoption butuh enforcement β€” Aturan: "Timesheet diisi sebelum penggajian diproses." Tidak punitive tapi efektif β†’ adopsi 100% dalam 1 bulan.

Integration Map β€” Bab 11

Contacts
(Bab 4)
β†’
CRM
Lead β†’ Opp
β†’
Sales
(Bab 5)
Sales Order
Won β†’ SO
β†’
Project
Tasks Β· Gantt
β†’
Timesheet
Jam Β· Billable
β†’
Invoice
(Bab 8)
HR
(Bab 10)
β†’
Task Assign
Hourly Cost
Β·Β·Β·Β·Β·
Accounting
Revenue Β· JE
β†’
Bab 12
Integration

Rangkuman β€” Key Takeaways

1. Lead = belum dikualifikasi Β· Opportunity = BANT terpenuhi β†’ masuk pipeline. Framework BANT: Budget, Authority, Need, Timeline.

2. Pipeline Stages harus cerminkan proses nyata penjualan UMKM. Probability per stage β†’ Weighted Pipeline = alat forecast revenue.

3. Activities & Follow-up β€” setiap opportunity wajib punya next activity. No red indicators di pipeline. Lost Reason = data emas untuk perbaikan.

4. Email Marketing β€” mailing list tersegmentasi + A/B testing subject + analytics (Open Rate, Click Rate) untuk nurturing leads.

5. Project (Jasa) β€” dari SO β†’ auto-create Project β†’ Tasks + Gantt + Milestones. Timesheet = data billable vs non-billable.

6. Invoicing: T&M (scope uncertain), Fixed Price (scope jelas), Milestones (proyek panjang). Profitability = Revenue βˆ’ Labor Cost βˆ’ Expenses.

πŸ”¬ Preview Lab Minggu Ini

Di lab praktikum, Anda akan:

Step 1–2
Konfigurasi CRM pipeline + Input 5 leads dari berbagai sumber β†’ qualify β†’ convert

Step 3
Manage 3 opportunities melalui pipeline β†’ Won (auto Quotation) & Lost (dengan reason)

Step 4
Buat project dari SO β†’ tasks + timesheet per task β†’ customer portal

Step 5–6
Generate invoice (T&M atau Milestones) β†’ analisis profitabilitas proyek β†’ CRM dashboard analytics

⚠️ Persiapan: Pastikan Odoo 19 aktif · CRM + Project + Timesheets modules installed · Data leads UMKM mitra (min 5 prospek, boleh dummy)

Referensi

1. Kotler, P., & Keller, K. L. (2022). Marketing Management (16th ed.). Pearson.

2. Project Management Institute. (2021). A Guide to the PMBOK (7th ed.). PMI.

3. DychΓ©, J. (2002). The CRM Handbook: A Business Guide to Customer Relationship Management. Addison-Wesley.

4. Odoo S.A. (2024). CRM. odoo.com/documentation/19.0/applications/crm/

5. Odoo S.A. (2024). Project. odoo.com/documentation/19.0/applications/project/

6. Odoo S.A. (2024). Timesheets. odoo.com/documentation/19.0/applications/project/timesheets/

7. Odoo S.A. (2024). Email Marketing. odoo.com/documentation/19.0/applications/marketing/email_marketing/

11

Terima Kasih

CRM & Project Management β€” Bab 11

Sistem Informasi Enterprise β€” ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program