Minggu 8 · Midterm Demo Week · Pertemuan Teori

07 Inventory &
Warehouse Management

Mengelola Stok dengan Presisi untuk Profitabilitas UMKM

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

Agenda 120 Menit

#	Topik	Waktu
1	Pre-Test & Diskusi Awal	10 min
2	Fondasi: LO & Peta Konsep	10 min
3	7.1 — Arsitektur Inventory	20 min
4	7.2–7.3 — Operasi Incoming & Outgoing	20 min
5	7.4 — Operasi Internal	15 min
6	7.5 — Optimisasi Inventory	25 min
7	7.6 — Fitur Lanjutan & Pelaporan	20 min

🏆 Minggu 8 = Midterm Demo Week — Siapkan demonstrasi inventory management untuk penilaian tengah semester!

🧪

Mari Uji Pemahaman Awal!

Refleksi terhadap pengalaman mengelola stok barang. Tidak dinilai — diskusikan jawaban Anda dengan teman sebangku.

⏱ 1 menit per soal — Jawab berdasarkan intuisi dan pengalaman, bukan teori!

Pre-Test · Soal 1

Observasi Stok UMKM

Pernahkah Anda mengamati bagaimana UMKM di sekitar Anda mengelola stok barang? Sistem apa yang mereka gunakan — buku catatan, Excel, atau sistem digital?

Apa kelemahan utama yang Anda lihat dari cara tersebut?

💬 Diskusikan 1 menit — pikirkan toko kelontong, warung makan, atau UMKM kerajinan yang Anda kenal.

Pre-Test · Soal 2

FIFO vs AVCO — Hitung COGS

Sebuah toko membeli 50 unit @ Rp 10.000 dan kemudian 50 unit @ Rp 12.000. Jika menjual 30 unit, berapa HPP (COGS)?

Metode FIFO

Rp ?

Unit terlama keluar duluan

Metode AVCO

Rp ?

Harga rata-rata tertimbang

💬 Diskusikan 1 menit — Jawaban akan dibahas di Subbab 7.1

Pre-Test · Soal 3

Inventory Turnover — Mana Lebih Efisien?

Toko A

Penjualan: Rp 1 Miliar/th

Rata-rata Stok: Rp 500 Juta

Turnover = ?

Toko B

Penjualan: Rp 800 Juta/th

Rata-rata Stok: Rp 200 Juta

Turnover = ?

💬 Toko mana yang mengelola modalnya lebih efisien? Mengapa?

🎯 Tujuan Pembelajaran

🧠 LO-1 (C2) Menjelaskan arsitektur modul Inventory — warehouse, location, operation types

🔧 LO-2 (C3) Memproses operasi incoming, outgoing, dan internal transfer

🔧 LO-3 (C3) Mengonfigurasi reorder rules dan menjalankan scheduler otomatis

🔍 LO-4 (C4) Menganalisis data inventory untuk optimisasi stok — ABC Analysis

🔍 LO-5 (C5) Mengevaluasi strategi stock valuation yang tepat untuk UMKM

💡 LO-6 (C6) Merancang konfigurasi warehouse sesuai kebutuhan bisnis UMKM

Peta Konsep — Inventory sebagai Hub

Warehouse
Structure

Stock
Valuation

Receipt
(Incoming)

Optimization
(Reorder/ABC)

📦 INVENTORY
MODULE

Delivery
(Outgoing)

Lot / Serial /
Expiry

Internal
Transfer

Reporting &
Analysis

Koneksi Antar Bab

← Input dari Bab Sebelumnya

Bab 4 Master Data → Produk, Vendor, Kategori

Bab 5 Sales → SO memicu Delivery Order

Bab 6 Purchase → PO memicu Receipt

Output ke Bab Selanjutnya →

Bab 8 Accounting → Journal entries otomatis (COGS, Persediaan)

Bab 9 Manufacturing → Konsumsi BOM dari stok

Bab 12 Integration → Inventory sebagai data hub

7.1

Arsitektur Inventory

Warehouse & Location Hierarchy · Operation Types · Stock Valuation

⏱ 20 menit

Hierarki Lokasi — 3 Jenis Utama

📍 Physical Locations

Lokasi fisik nyata di gudang

🏭 Gudang BBS / Stock

├ Gudang Bahan Baku

├ Rak Kain

└ Rak Bahan Kimia

├ Area Produksi

└ Gudang Produk Jadi

🔮 Virtual Locations

Lokasi konseptual, tidak ada tempat fisik

Virtual / Production
Virtual / Inventory Adjustment
Virtual / Scrap

🤝 Partner Locations

Mewakili pihak eksternal

Partners / Customers
Partners / Vendors

Operation Types & Routing

Tipe Operasi	Dari	Ke
Receipts	Vendors	WH/Stock
Delivery Orders	WH/Stock	Customers
Internal Transfer	Stock Lokasi A	Stock Lokasi B
Manufacturing	Virtual/Production	WH/Stock
Returns (Vendor)	WH/Stock	Vendors
Returns (Customer)	Customers	WH/Stock

1-Step Langsung ke/dari Stock — cocok untuk UMKM kecil

2-Step + Area Transit — receipt via Input lalu ke Stock

3-Step + Quality Check — untuk volume besar & standar ketat

Metode Stock Valuation

Metode	Cara Kerja	Cocok Untuk
FIFO	Unit terlama keluar duluan	F&B, barang ber-expiry, harga fluktuatif
AVCO	Harga rata-rata tertimbang setelah tiap pembelian	Manufaktur UMKM, harga relatif stabil
Standard Cost	Harga tetap ditetapkan, selisih = variance	Manufaktur besar, harga di-target

⚠️ PERINGATAN KRITIS

Metode valuasi TIDAK BISA diubah setelah ada transaksi stok yang tercatat! Pilih dengan hati-hati sebelum transaksi pertama. BBS memilih AVCO karena harga kain mori yang berfluktuasi ringan (Rp 14.500–15.500/m).

7.1

Mini Quiz · K-2

FIFO vs AVCO — Hitung COGS!

Perusahaan membeli 100 unit @ Rp 10.000 lalu 100 unit @ Rp 12.000. Kemudian menjual 80 unit. Berapa COGS menurut FIFO dan AVCO?

A.FIFO Rp 800.000 · AVCO Rp 800.000 B.FIFO Rp 800.000 · AVCO Rp 880.000 C.FIFO Rp 880.000 · AVCO Rp 800.000 D.FIFO Rp 960.000 · AVCO Rp 880.000

Jawaban · K-2

✅ Jawaban: B

FIFO: Rp 800.000

80 unit pertama diambil dari batch pertama (@ Rp 10.000)

80 × Rp 10.000 = Rp 800.000

AVCO: Rp 880.000

Rata-rata = (100×10.000 + 100×12.000) ÷ 200 = Rp 11.000

80 × Rp 11.000 = Rp 880.000

💡 Selisih Rp 80.000 — Angka ini signifikan bagi UMKM! FIFO menghasilkan COGS lebih rendah saat harga beli naik, sehingga laba terlihat lebih tinggi.

7.2

Operasi Incoming

Receipts · Backorder · Put-Away Rules · Quality Check

⏱ 10 menit

Receipt — Dari PO ke Gudang

PO Confirm→ WH/IN (Waiting)→ Validate→ Done ✓

Partial Receipt & Backorder

Qty Done < Demand? Sistem tanya: Create Backorder? — sisa otomatis jadi receipt baru

Contoh BBS: PO 100m kain, diterima 75m → backorder 25m

Put-Away Rules — Otomatis arahkan produk ke lokasi tepat

Contoh: "Bahan Baku Kain" → Rak Kain · "Bahan Kimia" → Rak Bahan Kimia

7.2

💡 Tips Implementasi

Mulai Sederhana, Kembangkan Bertahap

Periode	Langkah	Kompleksitas
Bulan 1–2	1-Step receipt langsung ke Stock	⭐
Bulan 3–4	Aktifkan sub-lokasi + put-away rules	⭐⭐
Bulan 5–6	Tambah QC step (2-step/3-step)	⭐⭐⭐
Bulan 7+	Lot/serial tracking, barcode scanning	⭐⭐⭐⭐

📱 Fun Fact: Odoo 19 mendukung barcode scanning via kamera smartphone — tidak perlu hardware scanner khusus!

7.3

Operasi Outgoing

Delivery Orders · Backorders · Customer Returns

⏱ 10 menit

Delivery Order — Dari SO ke Customer

SO Confirm→ Check Availability→ Validate→ Done ✓

Partial Delivery & Backorder

Stok kurang? Kirim yang tersedia, sisanya jadi backorder otomatis.

Contoh BBS: SO 30 helai Parang, stok 23 → kirim 23, backorder 7 helai

Customer Return (Reverse Transfer)

Delivery Order → Return → produk kembali dari Customers → WH/Stock. Stok bertambah otomatis, Credit Note bisa dibuat dari return.

7.3

7.4

Operasi Internal

Internal Transfer · Stok Opname · Cyclic Count · Scrap

⏱ 15 menit

4 Jenis Operasi Internal

🔄 Internal Transfer

Pindahkan stok antar lokasi dalam satu warehouse

Contoh: Gudang Bahan Baku → Area Produksi

📋 Physical Inventory

Stok opname penuh — hitung fisik semua produk, lalu Apply All

Menu: Inventory → Operations → Physical Inventory

🔁 Cyclic Count

Hitung sebagian SKU secara bergilir berdasarkan klasifikasi ABC

Lebih efisien — tidak perlu tutup gudang sehari penuh

🗑️ Scrap

Barang rusak/kadaluarsa → pindah ke Virtual/Scrap

Otomatis mengurangi nilai stok & catat kerugian

💡 Tips Implementasi

Physical Count sebagai Ritual Bulanan

ABC Class	Frekuensi Count	Contoh Produk BBS
Class A (68% nilai)	Setiap 2 minggu	Kain Mori, Malam/Lilin Batik
Class B (24% nilai)	Setiap 1 bulan	Pewarna Naptol, Indigosol, Benang
Class C (8% nilai)	Setiap 3 bulan	Pewarna lain, plastik, label

📅 Jadwalkan di kalender! Konsistensi lebih penting dari frekuensi. Satu kali count yang konsisten setiap bulan jauh lebih baik dari rencana mingguan yang tidak pernah dilaksanakan.

Mini Quiz · K-1

Hierarki Lokasi Odoo

Dalam hierarki lokasi Odoo, ada 3 jenis: Physical, Virtual, dan Partner. Mana yang BUKAN contoh Virtual Location?

A.Virtual / Production (consumed in manufacturing) B.Virtual / Inventory Adjustment C.WH / Stock (gudang utama perusahaan) D.Virtual / Scrap

Jawaban · K-1

✅ Jawaban: C

WH/Stock adalah Physical Location — lokasi fisik nyata di gudang perusahaan.

Virtual Locations (Production, Adjustment, Scrap) adalah lokasi konseptual untuk mencatat pergerakan stok tanpa tempat fisik sesungguhnya.

Partner Locations (Customers, Vendors) mewakili pihak eksternal — stok yang sudah keluar dari atau belum masuk ke gudang.

7.5

Optimisasi Inventory

Reorder Rules · Safety Stock · ABC Analysis

⏱ 25 menit

Reordering Rules — Min/Max/Scheduler

Stok < Min Qty→ Run Scheduler→ RFQ Otomatis!

Produk BBS	Min Qty	Max Qty	Multiple
Kain Mori Putih	40 meter	96 meter	25 meter
Malam (Lilin Batik)	8 kg	22 kg	5 kg
Pewarna Naptol Merah	3 kg	7,5 kg	1 kg
Pewarna Indigosol Biru	2 kg	5 kg	1 kg
Benang Jahit Putih	12 gulung	33 gulung	12 gulung

Kalkulasi: Stok malam = 6 kg (di bawah Min 8) → Scheduler buat RFQ: Max − Current = 22 − 6 = 16, dibulatkan ke kelipatan 5 = 20 kg

7.5

Formula Reorder Point

RP = D̄ × L + SS

SS = Z × σ_D × √L

D̄ = Rata-rata demand per hari

L = Lead time (hari)

Z = Service level factor (95% → 1,65)

σ_D = Standar deviasi demand

🎯 Metode Sederhana (untuk UMKM)

SS = D̄ × L × faktor keamanan (30–50%)

RP = D̄ × L + SS

Lebih konservatif, tapi mudah tanpa data statistik

ABC Analysis — Prinsip Pareto

🅰️ Class A — ~20% SKU, ~80% nilai

Kontrol ketat, reorder rules wajib, safety stock tinggi, cycle count 2 minggu

🅱️ Class B — ~30% SKU, ~15% nilai

Monitoring rutin, reorder rules konservatif, cycle count bulanan

🅲 Class C — ~50% SKU, ~5% nilai

Reorder saat hampir habis, evaluasi: lanjutkan atau hentikan?

BBS Class A

68%

dari nilai konsumsi

Kain Mori + Malam

💡 Fokuskan waktu dan perhatian pada Class A — di sinilah uang Anda!

Mini Quiz · A-1

Hitung Reorder Point — KSN

Kopi Seduh Nusantara mengonsumsi biji kopi Arabika rata-rata 8 kg/hari. Lead time pengiriman 4 hari. σ_D = 2 kg. Service level 95% (Z = 1,65). Berapa Reorder Point?

A.32 kg B.39 kg C.44 kg D.48 kg

Jawaban · A-1

✅ Jawaban: B (39 kg)

Metode Statistik

D̄ × L = 8 × 4 = 32 kg

SS = Z × σ_D × √L = 1,65 × 2 × √4 = 1,65 × 2 × 2 = 6,6 ≈ 7 kg

RP = 32 + 7 = 39 kg

Metode Sederhana

SS = 8 × 4 × 0,375 = 12 kg

RP = 32 + 12 = 44 kg

Lebih besar 5 kg → lebih aman tapi modal lebih terikat

💡 Trade-off: UMKM baru tanpa data historis → mulai metode sederhana. Setelah 6 bulan data terkumpul → transisi ke metode statistik untuk efisiensi modal.

7.6

Fitur Lanjutan & Pelaporan

Lot / Serial Numbers · Expiry Date · FEFO · Reporting

⏱ 20 menit

Traceability — Lot, Serial & FEFO

Aspek	Lot Number	Serial Number
Skala	1 lot = banyak unit	1 serial = 1 unit
Contoh	KAIN-SB-2025-03-002 (batch kain)	Laptop SN: XY12345
Cocok untuk	Bahan baku, F&B, batch produksi	Elektronik, mesin, aset mahal

⚠️ Wajib untuk F&B — FEFO (First Expiry First Out)

Produk perishable (susu, kosmetik, makanan) harus aktifkan Expiry Date + FEFO. Sistem otomatis prioritaskan lot yang paling dekat kadaluarsa saat delivery. Kepatuhan BPOM mengharuskan ini!

Konfigurasi: Settings → Lots & Serial Numbers ✓ → Expiration Dates ✓ → Product → Tracking = "By Lots" → aktifkan Use Expiration Date

7.6

Inventory Reporting — Data-Driven Decisions

📊 Stock Valuation Report

Total nilai inventory = aset di Neraca

Receipt → +Aset (Debit Persediaan)

Delivery → -Aset + COGS

BBS total aset inventory: Rp 9.104.000

🔄 Inventory Turnover

= COGS ÷ Rata-rata Inventory

Turnover tinggi → stok berputar cepat → modal efisien

Target UMKM: > 4× per tahun

🐌 Slow-Moving Analysis

Identifikasi produk tanpa movement > 30 hari. Contoh BBS: Pewarna Kuning Emas — 0 movement selama 45 hari, Rp 110.000 modal terikat sia-sia. Aksi: gunakan untuk batch motif kupu-kupu atau jual ke pengrajin lain.

🏢 Studi Kasus — Batik Berkah Sentosa

Dari Stok "Feeling" ke Inventory Intelligence

Metrik	Sebelum ❌	Sesudah ✅
Visibilitas stok	"Kira-kira" (tanya Tono)	Real-time di Odoo
Stock-out kain mori	2–3× / bulan	0×
Waktu cek stok	15–30 menit	< 1 menit
Pengeluaran darurat	Rp 320.000/bulan	Rp 0
Reorder rules aktif	0	5 rules

"Tiga bulan lalu, saya tidak tahu berapa nilai stok saya. Sekarang? Saya punya semua jawaban itu, cukup dengan membuka laptop." — Hj. Fatimah, BBS

Pelajaran dari BBS & Midterm Demo

🎓 Lessons Learned

Stok opname pertama = "shock therapy" — nilai aktual Rp 9,1M vs perkiraan Rp 15M
Reorder rules = pengingat otomatis, bukan sekadar fitur canggih
ABC Analysis mengarahkan fokus ke produk yang benar-benar penting
Slow-moving analysis mencegah modal terikat sia-sia

🏆 Checklist Midterm Demo

✅ Stok awal 10 produk ter-record akurat

✅ 3 jenis inventory movement (Receipt, Delivery, Internal)

✅ Reorder rules + live demo Scheduler → RFQ muncul

⭐ Bonus: ABC Analysis terdokumentasi

⭐ Bonus: Lot tracking aktif

Peta Integrasi — Inventory sebagai Hub

Sales
SO → DO

Purchase
PO → Receipt

↘

📦 INVENTORY
Hub Central

↙

Accounting
Journal Entries

Manufacturing
Consume BOM

Setiap pergerakan stok (Receipt, Delivery, Scrap, Transfer) otomatis menciptakan journal entry di modul Accounting — inilah kekuatan integrasi ERP!

📝 Rangkuman Bab 7

1. Warehouse = hierarki Location (Physical / Virtual / Partner)

2. 3 operasi utama: Incoming, Outgoing, Internal

3. Stock Valuation: FIFO, AVCO, Standard — pilih sebelum transaksi!

4. Reorder Rules + Scheduler = otomatisasi pengadaan

5. ABC Analysis → fokuskan perhatian pada Class A

6. Lot / Serial / FEFO → traceability & kepatuhan regulasi

7. Reporting (Valuation, Turnover, Slow-Moving) → keputusan berbasis data, bukan "kira-kira"

🔬 Preview Lab Minggu Ini

Step 1: Konfigurasi Warehouse BBS — sub-lokasi + put-away rules

Step 2: Input stok awal 10 produk via Physical Inventory → Apply All

Step 3: Proses Receipt dari PO (partial delivery + backorder)

Step 4: Proses Delivery Order dari SO + Internal Transfer ke Area Produksi

Step 5: Konfigurasi Reorder Rules + Run Scheduler → RFQ otomatis muncul!

🏆 Persiapan Midterm Demo: Seluruh langkah lab ini langsung menjadi materi demo Anda! Pastikan setiap step tercatat dengan screenshot.

Referensi

• Odoo 19 Documentation — Inventory Management

• Odoo 19 Documentation — Warehouses and Storage Locations

• Odoo 19 Documentation — Product Replenishment

• Silver, E.A., Pyke, D.F. & Thomas, D.J. — Inventory and Production Management in Supply Chains (4th ed.)

• Muller, M. — Essentials of Inventory Management (3rd ed.)

Terima Kasih