Lab Praktikum

BAB 07
Inventory &
Warehouse Management

Configure Inventory Module dan Reordering Rules untuk UMKM Mitra

Minggu 8 120 Menit Individu / Tim 2 Orang

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

Timeline 120 min

Warehouse Configuration
Warehouse, Sub-lokasi, Operation Types

15 min

Stock Valuation Setup
Pilih FIFO/AVCO/Standard, Lot Tracking

15 min

Initial Stock Input
Physical Inventory → Apply All (10+ produk)

25 min

3 Inventory Movements
Receipt, Delivery Order, Internal Transfer

35 min

Reordering Rules & Scheduler
5 rules + Run Scheduler → RFQ otomatis

20 min

Inventory Reporting
Stock Valuation, Slow-Moving Analysis

10 min

🏆 Midterm Demo Week — Semua hasil lab ini langsung menjadi materi demo penilaian tengah semester!

⚠️ Cek Data — Prasyarat

Syarat	Cara Verifikasi	Jika Belum Ada
Module Inventory aktif	Menu "Inventory" muncul	Settings → Apps
Module Purchase aktif	Menu "Purchase" muncul	Settings → Apps
Min 10 produk Storable	Inventory → Products → filter Type	Tambah dari Bab 4
Min 1 vendor aktif	Purchase → Vendors	Tambah dari Bab 4
Min 1 PO dikonfirmasi	Purchase → Orders	Selesaikan Lab 6
Min 1 SO dikonfirmasi	Sales → Orders	Selesaikan Lab 5

📋 PR Pra-Lab: Estimasi stok awal 10–15 produk UMKM mitra (hitung fisik + harga beli). Tanyakan ke owner: rata-rata penjualan/hari untuk 5 produk terlaris dan lead time vendor.

🎯 Tujuan Lab

Mengonfigurasi struktur warehouse sesuai layout fisik UMKM mitra
Memilih metode stock valuation yang tepat dan mendokumentasikan keputusan
Menginput stok awal untuk semua produk kritis (min 10)
Memproses 3 jenis inventory movement (incoming, outgoing, internal)

Merancang dan mengaktifkan reorder rules untuk min 5 produk kritis
Menjalankan scheduler dan memverifikasi RFQ terbuat otomatis
Mengambil dan menganalisis laporan Stock Valuation

Step 1

Warehouse
Configuration

⏱ 15 menit 🎯 Struktur Gudang

Konfigurasi Warehouse Utama

Inventory → Configuration → Warehouses → klik warehouse

Field	Isi	Contoh BBS
Warehouse Name	Nama gudang UMKM mitra	Gudang BBS Solo
Short Name	Kode 2–5 huruf	BBS
Incoming Shipments	1 Step: Receive directly	1 Step
Outgoing Shipments	1 Step: Ship only	1 Step

⚠️ UMKM pemula wajib 1-step! Jangan ubah ke 2/3-step kecuali ada kebutuhan spesifik yang sudah didiskusikan dosen.

Tambah Sub-Lokasi (Opsional)

Inventory → Configuration → Locations
Cari [Short Name]/Stock → klik
Klik New → isi Location Name → Type: Internal Location
Buat 1–3 sub-lokasi sesuai layout fisik UMKM

Contoh BBS

BBS/Stock
├ Gudang Bahan Baku
│ ├ Rak Kain
│ └ Rak Bahan Kimia
├ Area Produksi
└ Gudang Produk Jadi

✅ Checkpoint 1

Screenshot Operation Types (Inventory → Configuration → Operation Types) yang menampilkan Receipts, Delivery Orders, Internal Transfers

Step 2

Stock Valuation
Setup

⏱ 15 menit 🎯 Metode Valuasi + Lot Tracking

Keputusan Kritis — Tidak Bisa Diubah!

Tipe UMKM	Metode	Alasan
F&B / Kafe / Restoran	FIFO	Produk perishable, expiry kritis
Apotek / Farmasi	FIFO	Lot tracking + expiry wajib
Retail (fashion, elektronik)	AVCO	Harga fluktuasi per batch, AVCO stabil
Garment / Batik (BBS)	AVCO	Bahan beli per lot harga berbeda
Jasa, inventory minimal	Standard Cost	Inventory tidak signifikan

Inventory → Configuration → Product Categories → pilih kategori → field Costing Method → pilih metode

⚠️ IRREVERSIBLE! Metode valuation TIDAK BISA diubah setelah ada transaksi stok. Diskusikan dengan teman sebelum memilih!

Aktifkan Lot/Serial (Kondisional)

Jika UMKM mitra bergerak di F&B, farmasi, atau kosmetik:

Inventory → Configuration → Settings → centang Lots & Serial Numbers
Centang Expiration Dates (jika ada produk kadaluarsa)
Buka setiap produk perishable → Tab General → Tracking = "By Lots"

📝 Dokumentasi Wajib

Catat di laporan: Tipe UMKM, Metode dipilih, Alasan (2–3 kalimat), Nama mahasiswa, Tanggal keputusan

✅ Checkpoint 2

Screenshot Settings Inventory yang menampilkan pilihan Valuation Method + formulir keputusan

Step 3

Initial Stock
Input

⏱ 25 menit 🎯 Stok Awal 10+ Produk

Input Stok Awal via Physical Inventory

Inventory → Operations → Physical Inventory
Untuk setiap produk kritis: klik kolom Counted Quantity → input angka stok fisik aktual
Ulangi untuk semua produk (target: minimal 10 produk)
Tinjau kolom Difference — pastikan tidak ada nilai yang sangat tidak wajar
Klik Apply All

⚠️ Produk tidak muncul? Cek Product Type sudah Storable Product — bukan Consumable atau Service

✅ Checkpoint 3

Inventory → Products — Screenshot menampilkan On Hand > 0 untuk minimal 10 produk

Step 4

3 Inventory
Movements

⏱ 35 menit 🎯 Receipt + Delivery + Transfer

Movement A — Receipt dari PO

Inventory → Operations → Receipts
Cari Receipt pending dari PO Lab 6 (status: Ready)
Buka Receipt → verifikasi vendor & produk
Input Done quantity (bisa partial — simulasi kirim sebagian)
Jika lot tracking aktif: input Lot Number (misal: LOT-2025-001)
Klik Validate → pilih Create Backorder jika partial

⚠️ Tidak ada Receipt pending? Buat manual: Inventory → Operations → Receipts → New → pilih vendor → add product → Done = 20 → Validate

Movement B — Delivery Order dari SO

Inventory → Operations → Transfers → filter Type = Outgoing
Cari DO pending dari SO Lab 5
Buka DO → klik Check Availability
Verifikasi Done = Demand → klik Validate
Verifikasi: stok produk berkurang, SO status delivery "Done"

⚠️ Tidak ada DO pending? Buat manual: Transfers → New → Operation Type: Delivery Orders → Destination: Partners/Customers → add product, Demand: 5 → Check Availability → Validate

Movement C — Transfer Antar Lokasi

Inventory → Operations → Transfers → New
Operation Type: Internal Transfers
Source Location: [Warehouse]/Stock
Destination: sub-lokasi dari Step 1 (misal: Area Produksi)
Add a Line → pilih 1–2 produk, qty kecil (misal: 5 unit)
Save → Validate

✅ Checkpoint 4

Screenshot ketiga movement dengan status "Done": Receipt (A) + Delivery (B) + Internal Transfer (C)

Verifikasi: stok di lokasi asal berkurang, stok di lokasi tujuan bertambah

Step 5

Reordering Rules
& Scheduler

⏱ 20 menit 🎯 5 Rules + Auto-RFQ

Kalkulasi Parameter — 5 Produk Kritis

Formula:

Safety Stock = 2 × Avg Daily Demand

Reorder Point (Min) = (Avg Daily × Lead Time) + Safety Stock

Max Qty = Reorder Point + (Avg Daily × 7 hari)

Contoh BBS — Kain Mori Putih

Avg Daily = 8 m | Lead Time = 3 hari | SS = 16 m

RP = (8 × 3) + 16 = 40 m | Max = 40 + (8 × 7) = 96 m | Multiple = 25 m (per rol)

Input 5 Reordering Rules

Inventory → Configuration → Reordering Rules → New

Field	Isi
Product	Pilih produk dari dropdown
Location	[Warehouse]/Stock
Min Qty	Hasil kalkulasi Reorder Point
Max Qty	Hasil kalkulasi Max Qty
Multiple Qty	Satuan terkecil vendor (opsional)
Route	Buy

⚠️ Vendor belum dikonfigurasi? Buka produk → Tab Purchase → tambahkan vendor dan harga. Tanpa ini, RFQ tidak akan punya vendor!

Test Scheduler — RFQ Otomatis!

Catat stok aktual salah satu produk yang sudah punya reorder rule
Inventory → Operations → Physical Inventory
Set Counted Quantity = lebih rendah dari Min Qty → Apply All
Inventory → Operations → Replenishment → Run Scheduler
Purchase → Orders → Requests for Quotation
🎉 RFQ baru muncul otomatis! Cek vendor, qty, produk

✅ Checkpoint 5

Screenshot (a) stok di bawah Min Qty + (b) RFQ baru yang terbuat otomatis di Purchase module

Step 6

Inventory
Reporting

⏱ 10 menit 🎯 Valuation + Slow-Moving

Laporan Inventory

📊 Stock Valuation

Inventory → Reporting → Valuation
Amati: On Hand, Unit Cost, Total Value
Catat Total Value seluruh stok

🐌 Slow-Moving Analysis

Inventory → Products
Identifikasi produk tanpa movement > 30 hari
Catat nama + rekomendasi tindakan (promosi / return / stop restock)

✅ Checkpoint 6

Screenshot Stock Valuation Report (min 5 produk nilai > 0) + tabel slow-moving products

Adaptasi per Tipe UMKM

Aspek	F&B / Kafe	Garment / Batik	Retail
Valuation	FIFO (wajib)	AVCO	AVCO
Lot Tracking	Wajib	Opsional (per batch kain)	Opsional
Expiry Date	Wajib + FEFO	Tidak perlu	Sesuai produk
Sub-lokasi	Cold Storage, Dry Storage, Prep Area	Bahan Baku, Produksi, Produk Jadi	Backroom, Display
Count Freq	Mingguan (bahan segar)	Bulanan	Bulanan

💡 F&B Safety Stock bahan segar: Batasi 1× daily demand saja — stok berlebih = kadaluarsa. Untuk Dry Storage bisa lebih tinggi (2–3×).

📦 Deliverables Checklist

#	Deliverable	Bukti
1	Warehouse dikonfigurasi dengan nama UMKM	Screenshot CP 1
2	Stock valuation method dipilih + didokumentasikan	Screenshot + formulir
3	Min 10 produk memiliki On Hand > 0	Screenshot CP 3
4	Receipt validated (Movement A)	Screenshot CP 4a
5	Delivery Order validated (Movement B)	Screenshot CP 4b
6	Internal Transfer validated (Movement C)	Screenshot CP 4c
7	Min 5 Reorder Rules + tabel kalkulasi	Tabel Step 5.1
8	Scheduler trigger RFQ otomatis	Screenshot CP 5
9	Stock Valuation Report	Screenshot CP 6
10	Min 1 slow-moving product + rekomendasi	Tabel Step 6.2

📝 Rubrik Penilaian

Kriteria	Baik (3)	Cukup (2)	Kurang (1)
Ketepatan Konfigurasi	Semua benar (valuation, warehouse, rules)	70% benar	< 70%
Kelengkapan Data	10 deliverables lengkap	7–9 deliverables	< 7
Dokumentasi	Screenshot + penjelasan	Screenshot saja	Tidak lengkap
Ketepatan Waktu	Selesai tepat 120 min	+15 min	Tidak selesai
Kerjasama Tim	Semua kontribusi	Sebagian aktif	1 orang dominan

🔧 Troubleshooting Quick Ref

⚠️ Stok tidak bisa diinput di Physical Inventory
✅ Product Type bukan Storable → buka produk → General → Product Type = Storable Product

⚠️ Delivery tidak bisa Check Availability
✅ Stok tidak cukup → lakukan Receipt terlebih dahulu untuk tambah stok

⚠️ Reorder rule tidak menghasilkan RFQ
✅ Stok masih di atas Min Qty → kurangi via Physical Inventory, baru Run Scheduler

⚠️ RFQ muncul tapi vendor kosong
✅ Preferred vendor belum dikonfigurasi → Product → Tab Purchase → tambahkan vendor

⚠️ Valuation Report tidak menampilkan nilai
✅ Metode valuation belum dipilih, atau harga beli produk = 0

💬 Pertanyaan Refleksi

1. Metode Valuation: Metode apa yang Anda pilih? Mengapa lebih tepat dari alternatif lain? Apa risiko jika ternyata kurang tepat dan tidak bisa diubah?

2. Reorder Rules: Produk mana yang punya Reorder Point tertinggi? Mengapa? Apakah safety stock sudah mempertimbangkan seasonality?

3. ABC Preview: Produk mana yang masuk Class A? Sudah punya reorder rule? Jika belum, apa konsekuensinya?

4. Midterm Readiness: Apakah database UMKM mitra sudah siap untuk Midterm Demo? Apa yang masih perlu dilengkapi?

Jawab masing-masing 3–5 kalimat — dikumpulkan bersama deliverables

👀 Preview Minggu Depan

Bab 08

Accounting & Finance

▸ Bagaimana Receipt dan Delivery otomatis membuat journal entries di Accounting?

▸ Inventory Valuation = Aset Persediaan di Neraca — angka yang sama!

▸ Chart of Accounts, Invoicing, dan Rekonsiliasi Bank untuk UMKM

Lab Selesai

Selamat
Praktikum!

Pastikan semua 10 deliverables sudah terkumpul dengan screenshot lengkap. Database Anda siap untuk Midterm Demo!