MINGGU 6 ยท PERTEMUAN TEORI
05
Mengelola Proses Penjualan dari Penawaran hingga Pembayaran
Sistem Informasi Enterprise โ ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program
โฑ Total: 120 menit ยท Bab pertama yang menghasilkan transaksi nyata!
๐ค
Jawab berdasarkan intuisi Anda โ tidak dinilai. Nanti kita bandingkan setelah belajar.
โฑ Diskusikan setiap pertanyaan 1 menit dengan teman sebelah
๐ก Tidak ada jawaban salah โ ini untuk mengukur seberapa jauh pemahaman Anda berubah setelah sesi ini
๐ก Simpan jawaban Anda. Di akhir sesi, kita kembali ke pertanyaan-pertanyaan ini untuk melihat apakah pemahaman Anda berubah.
๐ง LO 5.1 โ Menjelaskan dan melacak alur lengkap Order-to-Cash (Quotation โ SO โ Delivery โ Invoice โ Payment) dalam konteks UMKM
๐ง LO 5.2 โ Membuat quotation, menggunakan quotation templates, mengkonfigurasi optional products, dan mengirimkan penawaran via email, Portal, dan WhatsApp
๐ง LO 5.3 โ Memproses Sales Order dari konfirmasi hingga delivery dan invoicing, termasuk menangani amandemen, pembatalan, dan RMA
๐ก LO 5.4 โ Merancang strategi harga menggunakan pricelists, volume discounts, time-based pricing, dan promotional programs
๐ LO 5.5 โ Menganalisis data penjualan menggunakan Sales Dashboard, Sales Analysis, dan pivot table untuk pengambilan keputusan
๐ LO 5.6 โ Memverifikasi integrasi Sales dengan Inventory (DO otomatis) dan Accounting (Invoice readiness) melalui alur data Sales Order
๐ข Sales
Quotation โ SO
๐ Inventory
Delivery Order
๐ด Accounting
Invoice + Payment
Bab 5 adalah bab pertama yang menghasilkan transaksi nyata โ semua master data dari Bab 4 mulai bekerja di sini
Produk, pelanggan, pricelist โ input utama quotation & SO
SO yang butuh procurement โ trigger RFQ otomatis
Konfirmasi SO โ buat Delivery Order + reserve stok
SO โ Invoice โ Payment โ Journal Entry
Siklus Penjualan: Dari Penawaran hingga Kas Masuk
| # | Tahap | Dokumen Odoo | Modul |
|---|---|---|---|
| 1 | Inquiry / Permintaan | Quotation (Draft) | Sales |
| 2 | Penawaran dikirim | Quotation (Sent) | Sales |
| 3 | Pelanggan setuju | Sales Order | Sales |
| 4 | Persiapan barang | Delivery Order (Ready) | Inventory |
| 5 | Barang dikirim | Delivery Validated (Done) | Inventory |
| 6 | Penagihan | Customer Invoice (Posted) | Accounting |
| 7 | Pembayaran diterima | Payment (Reconciled) | Accounting |
๐ Quotation dan Sales Order bukan dua dokumen berbeda โ Quotation adalah SO yang belum dikonfirmasi. Konfirmasi mengubah status, bukan membuat record baru.
๐ Integrasi: Setiap SO yang dikonfirmasi memicu 3 aliran paralel sekaligus โ Delivery Order (Inventory), Customer Invoice (Accounting), dan update Opportunity (CRM Bab 11).
| Tipe UMKM | KPI Utama | Cara Pantau |
|---|---|---|
| Kafe / F&B | Revenue per hari, repeat rate | Sales Analysis โ per day |
| Retail / Toko | Inventory turnover, top SKU | Sales Analysis ร Inventory |
| Jasa | Revenue per project, outstand. invoices | CRM + Sales |
| Garment | Revenue per kategori, seasonal trend | Sales Analysis + pivot |
| Distribusi | Conversion rate, avg. deal size | Sales Dashboard |
๐ก Sebelum setup Sales, diskusikan dengan UMKM: "Bagaimana proses penjualan yang paling umum? Kapan pembeli dianggap sudah fix memesan?" โ jawaban ini menentukan banyak konfigurasi di Bab 5.
Saat Quotation dikonfirmasi menjadi Sales Order, apa yang terjadi secara OTOMATIS di Odoo?
A. Hanya status berubah โ tidak ada dokumen lain
B. Delivery Order dibuat + stok di-reserve + nomor SO digenerate
C. Invoice langsung terkirim ke pelanggan otomatis
D. Pembayaran langsung tercatat di Accounting
โฑ Diskusikan 1 menit ยท Jawaban di slide berikutnya
B. Delivery Order dibuat + stok di-reserve + nomor SO digenerate
Lima proses otomatis saat Quotation dikonfirmasi:
โ ๏ธ Invoice tidak otomatis terkirim โ harus dibuat manual. Payment tercatat setelah pelanggan membayar. Inilah mengapa konfirmasi SO adalah "point of no return".
Membuat Penawaran yang Menarik dan Efisien
๐ค AI Product Suggestions โ rekomendasi produk dari riwayat pembelian
๐ Real-time Stock Indicator โ ketersediaan stok di order lines
๐ฑ Mobile Layout โ quotation responsif di smartphone
Konfigurasi pre-built: produk + qty default untuk paket yang sering dijual
| UMKM | Template |
|---|---|
| Kafe | Paket Coffee Break 25 Pax |
| Digital | Paket Website Profesional |
| Batik | Paket Seragam Kantor |
| Catering | Paket Seminar 50 Pax |
Produk tambahan sebagai rekomendasi โ pelanggan pilih sendiri di Portal. Strategi upselling non-agresif.
๐ก 1 template = 80% efisiensi! KSN: 4 menit 20 detik (template) vs 28โ30 menit (ketik manual) per quotation catering.
| Metode | Keunggulan | Konteks Terbaik |
|---|---|---|
| ๐ง Email | Auto-generate PDF, status โ Sent | Klien korporat formal |
| ๐ Portal | Accept/Decline + tanda tangan digital + track delivery + pay online | B2B self-service |
| ๐ฑ WhatsApp | Response rate tinggi, kirim PDF langsung dari Odoo | UMKM Indonesia ๐ฎ๐ฉ |
| ๐จ๏ธ Cetak | Invoice fisik, professional | Pelanggan tradisional |
๐ก WhatsApp > Email: BBS mengurangi waktu konfirmasi order dari 2 hari (email) โ < 3 jam (WhatsApp)
โ ๏ธ Expiration Date wajib: Penawaran tanpa tanggal kadaluarsa โ pelanggan bisa terima harga lama yang tidak berlaku โ dan Anda wajib menghormatinya!
Manakah yang BUKAN fungsi dari Quotation Template?
A. Mempercepat pembuatan quotation untuk paket yang sering dijual
B. Menentukan harga jual otomatis berdasarkan segmen pelanggan
C. Menyediakan default produk dan kuantitas yang bisa di-adjust
D. Menyertakan optional products sebagai rekomendasi upselling
โฑ Diskusikan 1 menit ยท Jawaban di slide berikutnya
B. Menentukan harga jual otomatis berdasarkan segmen pelanggan
Harga otomatis per segmen adalah fungsi Pricelist (Seksi 5.4) โ bukan Quotation Template.
Keduanya saling melengkapi: pilih Template โ harga otomatis terisi sesuai Pricelist pelanggan
Memproses Pesanan: Dari Konfirmasi hingga Selesai
๐ก "Measure twice, cut once" โ Review seluruh order lines SEBELUM tekan Confirm. Lebih mudah edit di Draft Quotation daripada setelah SO + DO sudah terbuat.
| Dimensi | Ordered Quantities | Delivered Quantities |
|---|---|---|
| Kapan invoice | Segera setelah SO confirm | Setelah barang dikirim |
| Basis perhitungan | Qty di SO | Qty di DO (validated) |
| Cashflow | Lebih cepat ditagih | Lebih hati-hati |
| Cocok untuk | Jasa, digital, pre-pay | Produk fisik, partial delivery |
| Risiko | Invoice sebelum terima barang | Terlambat menagih |
โ ๏ธ Jasa catering = Ordered Quantities! Produk Service tidak punya DO โ jika pilih Delivered, tombol "Create Invoice" tidak akan pernah aktif. Ini error paling umum di implementasi Sales.
โ ๏ธ Tetapkan kebijakan bersama UMKM sebelum go-live โ mengubah policy setelah ada transaksi berjalan membutuhkan rekonsiliasi invoice yang sangat menyita waktu.
โ ๏ธ Urutan Cancel yang Benar: (1) Cancel/hapus DO dulu โ (2) baru cancel SO. Jika DO sudah di-Validate โ butuh Reverse Transfer. Jangan paksa cancel tanpa konsultasi dosen!
Kafe KSN menjual jasa catering (Service product) dengan Invoicing Policy "Delivered Quantities". Apa yang terjadi?
A. Invoice dibuat otomatis setelah SO confirmed
B. Tombol "Create Invoice" tidak pernah aktif karena produk Service tidak punya Delivery Order
C. Invoice hanya bisa dibuat setelah catering selesai dilaksanakan
D. Sistem membuatkan Delivery Order virtual untuk jasa
โฑ Diskusikan 1 menit ยท Jawaban di slide berikutnya
B. Tombol "Create Invoice" tidak pernah aktif
Produk "Service" tidak menghasilkan Delivery Order โ sehingga kolom "Delivered Qty" tetap 0. Dengan policy "Delivered", invoice hanya bisa dibuat jika Delivered Qty > 0.
Solusi: gunakan Ordered Quantities untuk semua produk Service.
โ ๏ธ Ini skenario yang paling sering salah di implementasi Sales โ selalu test end-to-end (Quotation โ Confirm โ Invoice) untuk setiap tipe produk sebelum go-live.
Merancang Strategi Harga yang Tepat untuk UMKM
๐ฅ Prioritas 1 โ Manual Override
Sales person mengetik harga langsung di order line
โ menang atas โ
๐ฅ Prioritas 2 โ Pricelist Rule
Aturan harga yang di-assign ke pelanggan/segmen
โ menang atas โ
๐ฅ Prioritas 3 โ Product Default Price
Sales Price yang diisi di form produk (master data)
Ini adalah kunci troubleshooting saat harga tidak sesuai ekspektasi โ selalu cek dari level tertinggi ke bawah!
| Min. Qty | Harga/unit | Diskon |
|---|---|---|
| 1 | Rp 85.000 | โ |
| 6 | Rp 76.500 | 10% |
| 24 | Rp 72.250 | 15% |
| 48 | Rp 68.000 | 20% |
| 100 | Rp 63.750 | 25% |
| Event | Diskon | Periode |
|---|---|---|
| Ramadan | 15% | MarโApr |
| Kemerdekaan | 17% | Aug 10โ20 |
| Year-End Sale | 20% | Dec 15โ31 |
| Valentine | 10% | Feb 10โ14 |
Rule Start/End Date โ promo aktif otomatis, kembali normal tanpa intervensi
โ ๏ธ Diskon tanpa kebijakan = margin bocor! Tetapkan: (1) Siapa boleh override harga, (2) Batas diskon maks tanpa approval, (3) Kapan perlu persetujuan atasan.
Produk "Kopi Arabika 250gr" punya Sales Price Rp 85.000. Pelanggan "Toko ABC" di-assign pricelist "Harga Grosir" (diskon 15%). Saat buat SO, sales person ubah harga menjadi Rp 65.000. Berapa harga akhir?
A. Rp 85.000 โ Product Default Price selalu berlaku
B. Rp 72.250 โ Pricelist menang karena sudah dikonfigurasi
C. Rp 65.000 โ Manual override prioritas tertinggi
D. Error โ tidak boleh mengubah harga di order line
โฑ Diskusikan 1 menit ยท Jawaban di slide berikutnya
C. Rp 65.000 โ Manual override prioritas tertinggi
Hirarki pricing: Manual Override (1) > Pricelist Rule (2) > Product Default (3). Sales person yang aktif mengetik harga selalu menang.
๐ก Credit Limit: Konfigurasi di partner record sejak hari pertama kredit diberikan. KSN mendeteksi piutang PT Artha Gemilang Rp 4,8 juta tepat saat SO baru hampir dikonfirmasi. Tanpa warning, piutang terus menumpuk tanpa terlihat.
| Kondisi | Rekomendasi |
|---|---|
| 1 sales person | Tidak perlu |
| 2โ3 sales | Isi field Salesperson saja |
| 4+ sales / multi-channel | Gunakan Sales Teams |
๐ก Minimum untuk UMKM kecil: Selalu isi field Salesperson di setiap customer record dan transaksi โ langsung menjawab: "Siapa yang handle klien ini? Revenue per sales berapa? Siapa yang follow-up?"
โ 5 menit setiap pagi!
โ Analisis mendalam bulanan
| Frekuensi | Durasi | Tujuan |
|---|---|---|
| Harian | 5 min | Dashboard โ cek revenue + overdue |
| Mingguan | 15 min | Sales Analysis โ top produk, pipeline |
| Bulanan | 1โ2 jam | Pivot Table โ cross-analysis, tren |
"Dari WhatsApp ke Odoo: Transformasi Sales di KSN"
UMKM: Kafe + roastery kopi, Bandung
Pemilik: Andi Firmansyah + asisten Reza
3 segmen: Walk-in, kemasan online, catering B2B
Pain point: 20-30 min/quotation, piutang Rp 12,4 juta tersembunyi
| Metrik | Sebelum | Sesudah | ฮ |
|---|---|---|---|
| Waktu buat quotation | 20โ30 min (Word) | 3โ5 min (template) | โ83% |
| Response time B2B baru | 1โ2 hari | 15โ30 menit | โ95% |
| Overselling per minggu | 2โ3 kali | 0 kali | โ100% |
| Rekap omset mingguan | 3โ4 jam (Senin pagi) | Real-time | โ100% |
| Piutang teridentifikasi | "Tidak jelas" | Rp 12,4 juta tertagih | Pertama kali tervisibel |
| Admin time Reza/hari | ~3 jam | ~1 jam | โ67% |
๐ก Customer Portal: 4 dari 8 klien korporat langsung adopsi di minggu pertama โ tanpa pelatihan, hanya dengan link di email. "Mas, saya sudah accept dari portal. Keren ya, praktis."
80% kebutuhan KSN terpenuhi dengan 3 quotation templates + 1 pricelist tambahan โ selesai dalam 1 hari. Fitur canggih (promo, komisi) dijadwalkan ke fase berikutnya.
Andi awalnya ragu. Ternyata 4 dari 8 klien langsung adopsi. Beban komunikasi Reza berkurang drastis โ pelanggan self-service.
Tanpa credit limit warning, Rp 12,4 juta piutang tidak akan terlihat sampai laporan bulanan โ terlambat untuk tindakan preventif.
Template "Kopi Kemasan" salah invoicing policy โ tombol Invoice tidak aktif. Terdeteksi hari ke-3 karena selalu test Quotation โ Confirm โ DO โ Invoice.
Sales adalah "Front Door" sistem โ setiap SO yang dikonfirmasi memicu aliran data di 3+ modul sekaligus
5.1 O2C = 7 tahap lintas 3 modul. Quotation bukan dokumen terpisah โ SO yang belum dikonfirmasi.
5.2 Templates hemat 80% waktu. WhatsApp > Email untuk response rate. Expiration Date wajib.
5.3 Konfirmasi SO = point of no return. Invoicing Policy = keputusan bisnis. Service โ always "Ordered".
5.4 Hirarki 3 level: Override > Pricelist > Default. Discount Policy untuk transparansi B2B.
5.5 Sales Teams relevan untuk 4+ sales person. Selalu isi Salesperson field.
5.6 Dashboard 5 menit/pagi = proaktif. Pivot Table untuk cross-analysis. Simpan sebagai Favorites.
1. Membuat quotation menggunakan Quotation Template untuk UMKM mitra dan mengirim via email/WhatsApp
2. Mengkonfigurasi pricelist (minimal 2: Retail + Grosir) dengan volume discount tiers
3. Memproses Sales Order lengkap: Confirm โ Delivery โ Invoice โ Payment
4. Menguji Customer Portal โ accept quotation, lihat status, download invoice
โ ๏ธ Pastikan sebelum lab: Min. 20 produk + 10 pelanggan sudah ada (dari Lab 4). Module Sales aktif. Produk punya "Can be Sold" + harga valid. Pelanggan punya email valid untuk test Portal.
Odoo S.A. (2024). Sales: Quotations, Orders, Pricelists, Reporting โ Odoo 19.0 Documentation
Kotler, P. & Keller, K. L. (2016). Marketing Management (15th ed.). Pearson.
Nagle, T. T., Hogan, J. E., & Zale, J. (2016). The Strategy and Tactics of Pricing (5th ed.). Routledge.
Dixon, M. & Adamson, B. (2011). The Challenger Sale. Portfolio/Penguin.
Monk, E. & Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning (4th ed.). Cengage Learning.
๐
"Data yang sudah masuk kini bisa diekstrak
menjadi wawasan bisnis."
Sistem Informasi Enterprise โ ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program
BAB 05 โ Sales Management
Minggu 6 ยท 120 menit