Lab Praktikum

BAB 05
Konfigurasi Sales Module
untuk UMKM Mitra

Minggu 6 120 Menit Tim 3–4 Orang 5 Langkah

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0 dengan Real UMKM Partner Program

Alur Praktikum 120 Menit

1
Konfigurasi Settings Sales
Invoicing policy, pricelists, templates, discounts
20 min
2
Quotation Templates
Buat 2 template paket + test otomatis
20 min
3
Konfigurasi Pricelist
Setup strategi harga per segmen pelanggan
20 min
4
Proses Transaksi SO Lengkap
3 skenario: standar, pricelist, template → Validate DO
50 min
5
Sales Reporting Review
Dashboard + Sales Analysis + 3 pertanyaan bisnis
10 min

⚠️ Cek Data dari Bab Sebelumnya

Data yang Harus Sudah Ada di Database Odoo

Pastikan hasil Lab 3 dan Lab 4 sudah lengkap sebelum memulai:

  • Lab 3: Database Odoo 19 aktif, user Administrator terkonfigurasi
  • Lab 4: Minimal 20 produk (Storable + Service), 10 pelanggan, 5 vendor
  • Master Data: Produk memiliki Sales Price, pelanggan memiliki alamat lengkap

📌 Data belum lengkap? Gunakan dataset simulasi KSN (Kopi Seduh Nusantara) — nilai deliverable dikurangi 15%.

Prasyarat & Persiapan

🖥️ Teknis

  • Database Odoo 19 aktif (dari Lab 3)
  • Master data produk & pelanggan (Lab 4)
  • Browser + koneksi internet stabil
  • Modul Sales & Inventory terinstal

📋 Deliverables

  • Folder screenshot (SS Lab 5.1–5.5)
  • Catatan Konfigurasi Sales (spreadsheet)
  • 3 nomor SO terdokumentasi lengkap
  • Refleksi Before–After UMKM

Tujuan Lab

1. Mengonfigurasi pengaturan dasar modul Sales — invoicing policy, quotation validity, pricing features
2. Membuat minimal 2 quotation templates untuk paket produk/jasa yang sering dijual bersama
3. Mengkonfigurasi minimal 1 pricelist (selain default) dan assign ke pelanggan yang tepat
4. Memproses minimal 3 transaksi lengkap: Quotation → SO → verifikasi Delivery Order
5. Menggunakan Sales Analysis untuk menjawab minimal 3 pertanyaan bisnis dari data hari ini

Pra-Lab — Pekerjaan Rumah

PR 1 — Alur Penjualan

Wawancara UMKM mitra:

  • Kapan menagih — setelah order atau setelah kirim?
  • Berapa hari validitas penawaran?
  • Ada beda harga per segmen pelanggan?

PR 2 — Konten Template

Siapkan 2 paket produk:

  • Nama paket + daftar produk + qty default
  • Masa berlaku penawaran (hari)
  • Produk opsional untuk upsell

PR 3 — 3 Skenario SO

Siapkan data transaksi:

  • Skenario 1: B2C harga normal
  • Skenario 2: Pelanggan dengan pricelist khusus
  • Skenario 3: Order pakai template

⚠️ Tanpa info UMKM mitra, gunakan dataset KSN — nilai dikurangi 15%

01
Langkah 1 20 menit

Konfigurasi
Pengaturan Sales

Konfigurasikan settings modul Sales sesuai keputusan yang sudah didiskusikan dengan UMKM mitra.

🎯 Aktifkan semua fitur yang dibutuhkan: pricelists, templates, discounts, invoicing policy

01
Langkah 1 — Konfigurasi Settings

Buka & Konfigurasikan

Quotations & Orders

📍 Settings → Sales

  • Quotation Validity — isi jumlah hari sesuai PR
  • Online Signature — ✅ aktifkan
  • Quotation Templates — ✅ wajib aktif
  • Lock Confirmed Sales — ✅ direkomendasikan

Pricing & Invoicing

  • Pricelists — ✅ wajib aktif
  • Discounts — ✅ aktifkan (kolom Disc. %)
  • Invoicing Policy — pilih berdasarkan bisnis:

Ordered Qty → F&B, Jasa, pre-payment

Delivered Qty → Retail, Distribusi

Klik Save setelah semua selesai → catat setiap keputusan untuk deliverable

01
Langkah 1 — Verifikasi

Verifikasi & Checkpoint

Verifikasi Fitur Aktif

📍 Sales → Quotations → New — buat quotation percobaan, lalu cek:

FiturCara CekHarus Muncul
TemplatesHeader quotationField "Quotation Template"
PricelistsHeader quotationField "Pricelist"
DiscountsOrder linesKolom "Disc. %"

Jika tidak muncul → kembali ke Settings, centang ulang → Save. Discard quotation percobaan.

✅ Pricelists aktif
✅ Discounts aktif
✅ Templates aktif
✅ Invoicing Policy terdokumentasi
02
Langkah 2 20 menit

Membuat
Quotation Templates

Buat template penawaran untuk paket yang sudah diidentifikasi di PR — efisiensi pembuatan quotation naik hingga 80%.

💡 Di KSN, quotation Paket Catering Kopi (8 item) selesai dalam 4 menit 20 detik via template, vs rata-rata 28–30 menit input manual.

02
Langkah 2 — Quotation Templates

Buat 2 Template + Test

Buat Template

📍 Sales → Configuration → Quotation Templates → New

  1. Isi Template Name + Validity
  2. Tab Lines → Add a line untuk setiap produk dalam paket + qty default
  3. Tab Optional Products → tambah produk upsell
  4. Save → ulangi untuk Template 2

Test Template

📍 Sales → Quotations → New

  1. Pilih pelanggan mana saja
  2. Pilih Quotation Template → Template 1
  3. Verifikasi: lines otomatis terisi
  4. Cek tab Optional Products muncul
  5. Ganti ke Template 2 → verifikasi
  6. Discard quotation percobaan

📸 SS Lab 5.1: Halaman konfigurasi template — nama, order lines, optional products

02
Langkah 2 — Checkpoint

Checkpoint 2

✅ Minimal 2 Quotation Templates dibuat
✅ Kedua template berhasil di-test — lines otomatis terisi

💡 Diskusi dengan UMKM: Tunjukkan bahwa pembuatan quotation yang sebelumnya 20–30 menit (manual di Word/Excel) sekarang menjadi 3–5 menit. Kalikan dengan frekuensi per minggu — ini waktu yang bisa dialihkan ke aktivitas bernilai lebih tinggi.

03
Langkah 3 20 menit

Konfigurasi
Pricelist

Setup strategi harga yang sesuai kebutuhan UMKM mitra — pilih skenario berdasarkan model bisnis.

🎯 Minimal 1 pricelist baru + assign ke pelanggan yang tepat

03
Langkah 3 — Pricelist Skenario

Pilih Skenario Pricelist

A

Satu Harga

Verifikasi "Public Pricelist" default → langsung ke Langkah 4

B

Retail vs Grosir

Buat pricelist baru, rule: All Products, Min. Qty, Discount %

C

Member / Loyalty

Rule: All Products, Min. Qty: 0, Discount 10%

D

Korporat Fixed

Rule: Specific Product, Fixed Price per produk kontrak

Alur umum: Sales → Configuration → Pricelists → New → isi Name + Currency → tab Rules → Add a line → Save

Assign ke pelanggan: Contacts → [pelanggan] → tab Sales & Purchase → field Pricelist → Save

03
Langkah 3 — Verifikasi & Checkpoint

Verifikasi Pricelist & Checkpoint

Verifikasi Pricelist Bekerja

  1. Sales → Quotations → New
  2. Pilih pelanggan yang sudah di-assign pricelist khusus
  3. Verifikasi field Pricelist di header otomatis terisi
  4. Tambahkan produk → cek harga/diskon sesuai rule
  5. Discard quotation percobaan
✅ Minimal 1 pricelist baru dikonfigurasi
✅ Pricelist di-assign ke pelanggan
✅ Verifikasi harga otomatis berhasil

📸 SS Lab 5.2: Tab Rules pricelist — menampilkan rule dengan Min. Qty dan Discount/Price

04
Langkah 4 50 menit

Proses Transaksi
Penjualan Lengkap

Latih alur Order-to-Cash dengan 3 skenario nyata — setiap skenario mencerminkan kondisi yang akan dihadapi saat implementasi di UMKM mitra.

🎯 3 SO dikonfirmasi + Delivery Order divalidasi + semua nomor SO tercatat

04
Langkah 4 — Skenario 1

Skenario 1 — Penjualan Standar B2C 15 min

Pelanggan individual membeli 3–4 produk dengan harga normal

  1. Sales → Quotations → New
  2. Pilih Customer dari Skenario PR 1
  3. Isi Expiration sesuai validity yang dikonfigurasi
  4. Add a product → tambahkan 3–4 produk, verifikasi harga otomatis
  5. Klik Confirm → Quotation berubah menjadi Sales Order
  6. Catat nomor SO: _______________

Verifikasi Delivery Order:

Lihat tombol "Delivery (1)" di atas SO → klik → DO terbuka dengan status Ready/Waiting → kembali via breadcrumb

⚠️ DO tidak terbuat? Cek: (1) tipe produk harus Storable (bukan Service), (2) modul Inventory aktif

04
Langkah 4 — Skenario 2

Skenario 2 — Pricelist Khusus 15 min

Pelanggan grosir/korporat memesan dengan diskon otomatis dari pricelist

  1. Sales → Quotations → New
  2. Pilih pelanggan yang sudah di-assign pricelist khusus
  3. Verifikasi: field Pricelist di header otomatis terisi
  4. Tambahkan produk → verifikasi diskon/harga otomatis di kolom Disc. %
  5. Klik Send by Email → preview PDF → Close
  6. Status berubah ke "Quotation Sent"
  7. Klik Confirm → catat nomor SO: _______________

💡 Perhatikan perbedaan status: "Quotation Sent" = penawaran terkirim, belum ada komitmen. "Sales Order" = konfirmasi resmi dari pelanggan.

04
Langkah 4 — Skenario 3 + Validate DO

Skenario 3 — Template 10 min  + Validate DO 10 min

Skenario 3

  1. New Quotation → pilih Customer
  2. Pilih Quotation Template dari Langkah 2
  3. Lines otomatis terisi → adjust qty
  4. Confirm → catat SO: ______

Validasi DO

📍 Inventory → Transfers

  1. Filter: Status = Ready
  2. Buka DO dari salah satu SO
  3. Verifikasi detail pelanggan + produk
  4. Klik Validate → status "Done"
  5. Kembali ke SO: cek Delivered Qty terupdate

💡 Stok kurang? Klik Validate → pilih "Immediate Transfer" untuk bypass (lab only)

04
Langkah 4 — Checkpoint

Checkpoint 4

✅ Minimal 3 SO dikonfirmasi
✅ DO terbentuk untuk produk Storable
✅ Minimal 1 DO di-validate
✅ 3 nomor SO tercatat di catatan

📸 SS Lab 5.3: SO confirmed — status, tombol Delivery, order lines
📸 SS Lab 5.4: List view semua Orders — minimal 3 SO baru

05
Langkah 5 10 menit

Sales Reporting
Review

Verifikasi transaksi sudah tercatat di laporan dan gunakan Sales Analysis untuk menjawab pertanyaan bisnis.

🎯 Dashboard diakses + 3 analisis dilakukan + 3 pertanyaan bisnis dijawab

05
Langkah 5 — Dashboard & Analysis

Dashboard + Sales Analysis

Sales Dashboard

📍 Klik Sales di navigasi utama

  • Revenue chart — transaksi hari ini?
  • Orders in Progress — berapa SO aktif?
  • Top Products — produk apa yang muncul?

3 Analisis Wajib

📍 Sales → Reporting → Sales

#Group ByMeasureView
1ProductOrdered QtyBar Chart
2CustomerUntaxed AmountList
3Pivot: Customer × Product CategoryOrdered QtyPivot ⊞

Filter: Today untuk semua analisis

05
Langkah 5 — Pertanyaan Bisnis

3 Pertanyaan Bisnis + Checkpoint

Jawab dari Data Sales Analysis Hari Ini

1. Produk apa yang paling banyak dipesan (dalam unit)?

2. Pelanggan mana dengan total nilai order terbesar?

3. Berapa total revenue (Untaxed Amount) dari semua SO hari ini?

💡 Refleksi: Sebelum Odoo, berapa lama UMKM mitra memerlukan untuk mendapatkan 3 jawaban ini?

✅ Dashboard dapat diakses
✅ 3 analisis berhasil dilakukan
✅ 3 pertanyaan bisnis dijawab

📸 SS Lab 5.5: Sales Analysis — Bar Chart: produk × Ordered Qty (data hari ini)

Adaptasi per Tipe UMKM

🍜 F&B / Kafe

Invoicing: Ordered

Template: Paket catering/event

Pricelist: Walk-in vs Korporat

DO: Ya (produk fisik)

👔 Batik / Garment

Invoicing: Delivered

Template: Paket seragam kantor

Pricelist: Retail vs Grosir (kodi)

DO: Ya

🏪 Retail / Toko

Invoicing: Delivered

Template: Bundle produk

Pricelist: Member vs Non-member

DO: Ya

💼 Jasa / Konsultan

Invoicing: Ordered

Template: Paket layanan

Pricelist: Reguler vs Retainer

DO: Tidak (Service)

🚛 Distribusi / Grosir

Invoicing: Delivered

Template: Tidak ada (custom)

Pricelist: Retail/Grosir/Distributor

DO: Ya

Tabel 5.8 — Sesuaikan pilihan konfigurasi di setiap langkah berdasarkan tipe UMKM mitra Anda

Deliverables

D1 — Screenshot Folder

Nama: lab05-[tim]-[umkm]/

  • SS 5.1: Quotation Template config
  • SS 5.2: Pricelist Rules
  • SS 5.3: SO confirmed + Delivery
  • SS 5.4: List semua Orders (3+ SO)
  • SS 5.5: Sales Analysis Bar Chart

D2 — Catatan Konfigurasi

Spreadsheet/dokumen berisi:

  • Invoicing Policy + alasan
  • Quotation Validity (hari)
  • Nama pricelist + segmen pelanggan
  • Template 1 & 2 — nama dan isi
  • Jawaban 3 pertanyaan bisnis

D3 — Nomor SO

SkenarioNo. SO
1 — Standar B2C______
2 — Pricelist______
3 — Template______

+ pelanggan & total nilai per SO

Rubrik Penilaian

KriteriaBaik (3)Cukup (2)Kurang (1)
Ketepatan KonfigurasiSemua settings benar & sesuai bisnis70% benar< 70% benar
Kelengkapan DataSemua field terisi lengkapField wajib terisiBanyak field kosong
DokumentasiScreenshot + penjelasan alasanScreenshot sajaTidak lengkap
Ketepatan WaktuSelesai tepat 120 menit+15 menitTidak selesai
Kerjasama TimSemua anggota kontribusiSebagian aktif1 orang dominan

Troubleshooting Quick Ref

Masalah
Penyebab
Solusi
Produk tidak muncul di dropdown
"Can be Sold" belum dicentang
Product → tab Sales → ✅ Can be Sold
Field Pricelist tidak muncul
Fitur Pricelists belum aktif
Settings → Sales → ✅ Pricelists → Save
Kolom Disc. % tidak muncul
Fitur Discounts belum aktif
Settings → Sales → ✅ Discounts → Save
DO tidak terbuat setelah Confirm
Tipe produk bukan Storable
Cek product type; pastikan Inventory aktif
Tombol Invoice tidak aktif
Policy = Delivered; DO belum di-validate
Validate Delivery Order terlebih dahulu
Pricelist tidak auto-apply
Belum di-assign ke customer
Contacts → customer → Sales & Purchase → Pricelist
Validate DO ter-blokir
Stok on-hand tidak cukup
Update Quantity atau Immediate Transfer

Integration Check — Verifikasi Sebelum Selesai

CheckCara VerifikasiHasil yang Diharapkan
Sales → InventorySO → tombol "Delivery"DO terbuat otomatis untuk Storable
Delivery → StockValidate DO → cek on-handStok berkurang sesuai qty
SO → Invoice readySO → tombol "Create Invoice"Tombol aktif (bisa dibuat)
Pricelist → Auto-applySO untuk pelanggan pricelist khususHarga/diskon otomatis sesuai
SO → Sales ReportReporting → Sales → filter TodaySO baru muncul di laporan

🔗 Sales sebagai "Front Door" — setiap SO yang dikonfirmasi memicu aliran ke Inventory (Bab 7), Accounting (Bab 8), dan CRM (Bab 11)

Preview Minggu Depan

Minggu 7

BAB 06
Purchase Management

  • Alur Purchase-to-Pay (P2P) end-to-end
  • Vendor Management & Request for Quotation
  • Purchase Order → Goods Receipt → Vendor Bill

Integrasi langsung: Purchase Order akan mengisi stok yang berkurang dari Sales Order di Bab 5

Selamat
Praktikum!

Pastikan semua deliverables lengkap sebelum meninggalkan lab:
📁 Screenshot folder + 📋 Catatan Konfigurasi + 📝 3 Nomor SO

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program