04

Minggu 5 · Pertemuan Teori

Master Data Management

Fondasi Data untuk Implementasi ERP

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

📋 Agenda Hari Ini

1Pre-Test — Uji Pemahaman Awal10 min
2Konsep Master Data & Data Quality15 min
3Product Master Data — Tipe, Varian, UoM15 min
4Partner Master Data — Pelanggan & Vendor15 min
5Employee Data & CSV Import15 min
6Studi Kasus UD Sumber Jaya & Data Quality15 min
7Rangkuman & Preview Lab15 min

⏱ Total: 120 menit · 7 topik

🧠

Mari Uji Pemahaman Awal!

Jawab berdasarkan intuisi — tidak dinilai. Tujuannya mengaktifkan pengetahuan yang sudah Anda miliki sebelum teori dimulai.

Tebak Sebelum Belajar

Pre-Test 1

Apa yang dimaksud "master data" dan apa bedanya dengan data transaksi?

💬 Diskusikan 1 menit dengan teman sebelah

Mengapa ada aturan khusus tentang urutan saat mengimport data ke Odoo — tidak boleh sembarang urutan?

💬 Diskusikan 1 menit

Pre-Test 2

Apa perbedaan "Archive" dan "Delete" untuk sebuah record di Odoo — dan mengapa hal ini penting?

💬 Diskusikan 1 menit

Produk "Sepatu Sneakers Putih Size 40" terdaftar 3 kali di sistem karena diinput oleh 3 orang berbeda. Apa masalah yang muncul saat buat laporan penjualan bulanan?

💬 Diskusikan 1 menit

UMKM mitra menyimpan data pelanggan di buku catatan dan Excel. Sebelum dimasukkan ke Odoo, pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan? (minimal 3 langkah)

💬 Diskusikan 1 menit

🎯 Tujuan Pembelajaran

🧠

Menjelaskan perbedaan master data, transactional data, dan reference data serta menerapkan 6 dimensi kualitas data DAMA

🔧

Membuat & mengelola product master data — tipe produk, atribut, varian, UoM, kategori

🔧

Merancang hierarki partner data (customer & vendor) dengan payment terms dan fiscal position

🔧

Melakukan migrasi data via CSV import — field mapping, validasi, dan error handling

🔍

Mengevaluasi kualitas data & merancang kebijakan data governance UMKM

🗺️ Peta Konsep — Ekosistem Master Data

Produk
Tipe · Varian · UoM
→
🗄️ Single Source
of Truth
Odoo Database
←
Partner
Customer · Vendor
Karyawan
HR + UU PDP
→
📊 Data Quality
6 Dimensi DAMA
←
Import/Export
CSV · Validation
Data Governance
→
Ownership
+
Validation
+
Audit

🔗 Koneksi Antar Bab

Bab 1–2
Fondasi & BRD
→
Bab 3
Setup Database
→
BAB 4
Master Data
→
Bab 5+
Modul Transaksional

Tanpa Master Data yang Benar…

  • Sales (Bab 5): Tidak bisa buat quotation — produk & customer belum ada
  • Purchase (Bab 6): RFQ gagal — vendor & product data kosong
  • Inventory (Bab 7): Stock tracking error — tipe produk salah
  • Accounting (Bab 8): Payment terms salah — invoice tidak akurat
📝
Bab 4 adalah "bahan baku" yang mengisi mesin ERP. Kualitas data di sini menentukan kualitas setiap keputusan bisnis di Bab 5–13.
4.1

Master Data: Tulang Punggung Sistem ERP

Konsep, Dimensi Kualitas, Lifecycle & Governance

Tiga Jenis Data dalam ERP

JenisDefinisiContohFrek. BerubahDampak Error
Master DataEntitas bisnis inti, dirujuk berulangProduk, Pelanggan, VendorRendah (stabil)Tinggi — semua transaksi terpengaruh
TransactionalRekaman kejadian bisnisFaktur, Pembayaran, SOTinggi (harian)Terisolasi per transaksi
ReferenceNilai standar / klasifikasiKode negara, UoM, PajakSangat rendahRendah–sedang
💡
Analogi: Master data = "kamus" yang dirujuk setiap kali menulis dokumen. Kalau kamus salah, seluruh dokumen yang mengacu akan ikut salah.

6 Dimensi Kualitas Data (DAMA)

DimensiDefinisiContoh Masalah di UMKM
AccuracyData benar secara faktualHarga produk salah diinput
CompletenessSemua field wajib terisiPelanggan tanpa alamat → delivery gagal
ConsistencyData seragam di semua tempatNama produk beda di Excel vs catatan fisik
TimelinessData up-to-dateHarga vendor lama 6 bulan belum diupdate
UniquenessTidak ada duplikat3 entry untuk pelanggan "Pak Budi"
ValiditySesuai format ditetapkanNPWP 14 digit, seharusnya 15 digit

📚 Framework DAMA International (2017) — Data Management Body of Knowledge

Lifecycle & Data Governance

Siklus Hidup Master Data

Create → Maintain → Archive → Delete*

*Delete hanya untuk data percobaan yang belum pernah dipakai dalam transaksi

Data Governance 3-Tier untuk UMKM

Tier 1 — Data Owner
Pemilik UMKM · Approve perubahan kritis (harga, kredit limit)
Tier 2 — Data Steward
Staf admin/gudang · Maintain data harian
Tier 3 — Data User
Sales staff · Akses read-only, tidak mengubah master data
⚠️
Di Odoo, menghapus master data yang sudah dipakai dalam transaksi = error referensial. Selalu gunakan Archive!

Mini Quiz — Seksi 4.1

Identifikasi Dimensi DAMA yang Dilanggar

Produk "Aqua 600ml" tercatat 3 kali di Excel: "Aqua 600ml", "Aqua 0.6L", "AQUA 600". Dimensi mana yang dilanggar?

AAccuracy
BCompleteness
CUniqueness + Consistency
DTimeliness
✅ Jawaban: C — Uniqueness (duplikat) + Consistency (nama berbeda)
4.2

Product Master Data

Tipe Produk · Atribut & Varian · UoM · Kategori & SKU

3 Tipe Produk Odoo 19

TipeStok Ditracking?ContohGunakan Jika…
Storable✅ Ya — penuhKopi 250gr, Kain BatikPerlu pantau stok akurat di gudang
Consumable❌ Tidak detailStaples, Tisu, ATKProduk fisik, low-value, tidak perlu tracking
Service❌ Tidak ada stokJasa konsultasi, OngkirProduk non-fisik / jasa
⚠️
Keputusan tipe produk bersifat permanen! Mengubah tipe setelah ada transaksi menyebabkan inkonsistensi stok & akuntansi. Analisis dengan cermat sebelum produk pertama digunakan.

Atribut, Varian & UoM

Atribut & Varian

  • Atribut: Warna, Ukuran, Rasa
  • Varian: Kombinasi unik atribut
  • Contoh BBS: 5 motif × 5 ukuran = 25 varian
  • Price extra per varian (misal +Rp 30.000 untuk XL)

Units of Measure (UoM)

  • Purchase UoM ≠ Sales UoM diizinkan
  • Beli per karton → jual per pcs
  • UoM khas Indonesia → konfigurasi manual:
  • Kodi (20), Lusin (12), Bal (100), Sak (50kg)
💡
Aktifkan fitur Variants sebelum ada transaksi. Menambahkan varian pada produk yang sudah punya SO/PO menyebabkan inkonsistensi data historis.

Kategori Produk & Konvensi SKU

Hierarki Kategori → Akun Akuntansi

All Products
→
Minuman / Kopi
→
Income · COGS · Stock Valuation

Setiap kategori → akun akuntansi otomatis → laporan laba-rugi per kategori akurat

SKU Bermakna vs Nomor Urut

PendekatanContohKelebihan
Bermakna ✅KOP-ARA-001Self-documenting — staf langsung paham
Nomor UrutPRD-001Mudah digenerate, tapi tidak informatif

Format BBS: PAK-BTS-MM-M · Format KSN: KOP-ARA-001

Mini Quiz — Seksi 4.2

Pilih Tipe Produk yang Tepat

Kain batik tulis 2 meter yang stoknya ditracking ketat di gudang. Apa tipe produk yang tepat di Odoo 19?

AService
BConsumable
CStorable Product
DDigital Product
✅ Jawaban: C — Storable Product — produk fisik dengan tracking stok penuh
4.3

Partner Master Data

Pelanggan · Vendor · Hierarki Kontak

Model res.partner — Satu Model untuk Semua

Company vs Individual

  • Company: Badan usaha (PT, CV, UD)
  • Individual: Orang dalam perusahaan
  • Hierarki: Company → Contact persons
  • Satu record bisa customer DAN vendor

Alamat & Field Indonesia

  • NPWP: 15 digit (XX.XXX.XXX.X-XXX.XXX)
  • NIK 16 digit berlaku sebagai NPWP WP OP (PMK 136/2023)
  • Multiple addresses: Invoice · Delivery · Other
  • Fiscal Position: PKP (PPN 11%) vs Non-PKP

Contoh Hierarki BBS: PT Primissima (Company) → Ahmad (Sales Rep) · Siti (Finance) · Gudang JKT (Delivery Address)

Customer & Vendor Management

Manajemen Pelanggan

  • Segmentasi via Tags (Grosir, Butik, Individual)
  • Payment Terms: Net 30, COD, DP 50%
  • Customer Portal: akses lihat quotation & invoice
  • Credit Limit: peringatan jika outstanding > limit

Manajemen Vendor

  • Vendor Pricelist → dikonfigurasi di product record (tab Purchase), bukan di partner!
  • Lead Time: estimasi waktu kirim (hari)
  • Multi-mata-uang untuk vendor impor
  • Tags: Preferred, Blacklisted, New
⚠️
NPWP yang salah → e-Faktur tidak valid → masalah dengan DJP. Verifikasi NPWP sebelum data dimasukkan ke sistem!

Mini Quiz — Seksi 4.3

Vendor Pricelist: Di Mana Konfigurasinya?

Anda ingin mengatur harga beli produk "Kopi Arabika 250gr" dari vendor PT Maju Bersama. Di mana konfigurasi ini dilakukan di Odoo 19?

ADi form partner PT Maju Bersama → tab Pricelist
BDi form produk Kopi Arabika → tab Purchase
CDi Settings → Purchase → Vendor Prices
DDi menu Accounting → Vendor Bills
✅ Jawaban: B — Vendor pricelist dikonfigurasi di product record (tab Purchase)
4.4

Employee Master Data

res.users vs hr.employee · UU PDP No. 27/2022

User ≠ Employee di Odoo

Dimensires.users (Akun Login)hr.employee (Data HR)
FungsiAkses masuk ke OdooProfil karyawan dengan data HR
Dibuat diSettings → UsersEmployees → New Employee
Contoh dataEmail login, password, groupsNama, jabatan, departemen, KTP
Wajib buat?Hanya jika karyawan pakai OdooSemua karyawan (termasuk non-Odoo)
📝
Hubungkan keduanya via field "Related User" di form employee. Tidak semua karyawan perlu punya user account (misal: karyawan produksi).
⚠️
UU PDP No. 27/2022: Data pribadi spesifik (NIK, NPWP, rekening bank, agama, kesehatan) dilindungi hukum. Perusahaan sebagai Data Controller wajib melindungi — sanksi pidana s.d. 5 tahun + denda Rp 5 miliar. Di lab: SELALU gunakan data fiktif!
4.5

CSV Import & Migrasi Data

Dependency Order · Data Cleaning · Error Handling

Urutan Import = Hukum Besi

① Reference Data
UoM, Pajak
→
② Kategori
Product Categories
→
③ Partner
Vendor, Customer
→
④ Produk
Master Data
→
⑤ Konfigurasi
Vendor Pricelist

Langkah Data Cleaning di Excel

  • TRIM() — hilangkan spasi tersembunyi
  • PROPER() — standarisasi kapitalisasi
  • Format angka tanpa separator ribuan (1000 bukan 1.000)
  • Format tanggal: YYYY-MM-DD
  • Encoding: UTF-8 wajib untuk karakter Indonesia
⚠️
Import produk sebelum kategori & UoM ada → error "Value not found". Selalu ikuti dependency order tanpa kompromi!

Proses Import Odoo 19

Upload CSV
→
Map Fields
→
Test ⚡
→
Fix Errors
→
Import
→
Verify

Tips Kritis

  • Tombol Test → WAJIB sebelum import final
  • Batch optimal: ≤200 records
  • External ID = kunci anti-duplikat
  • Download template dari Odoo (Action → Import)

Error Umum Import

  • "Value not found" → referensi belum ada
  • Format tanggal salah → pakai YYYY-MM-DD
  • Encoding error → simpan CSV sebagai UTF-8
  • Header tidak match → samakan dengan template

Mini Quiz — Seksi 4.5

Urutan Import yang Benar

Anda punya 6 file CSV: (A) products, (B) vendor pricelist, (C) customers, (D) product categories, (E) vendors, (F) UoM. Mana urutan yang BENAR?

AA → B → C → D → E → F
BF → D → E → A → C → B
CD → F → A → E → B → C
DC → E → D → F → A → B
✅ Jawaban: B — UoM → Kategori → Vendor → Produk → Customer → Vendor Pricelist
4.6

Menjaga Kualitas Data

Deduplikasi · Archive vs Delete · Audit Berkala

Archive vs Delete — Tidak Bisa Dikompromikan

DimensiArchive ✅Delete ❌
Data masih ada?Ya — tersembunyiTidak — dihapus permanen
Riwayat transaksiUtuh & dapat diaksesPutus — error referensial
Muncul di dropdown?Tidak (nonaktif)Tidak (hilang)
Dapat dipulihkan?Ya — UnarchiveTidak — irreversible
Kapan digunakan?Record sudah tidak aktifData dummy/percobaan saja
💡
Prosedur "Cari Sebelum Buat": Sebelum membuat record baru, selalu cari dulu apakah sudah ada. Ini cara paling efektif mencegah duplikat kontak.

Data Quality Lifecycle & Audit Checklist

Establish → Prevent → Detect → Remediate → Sustain

Monthly Audit Checklist (30–45 menit)

Produk
Harga 0? Tanpa SKU? Tanpa kategori? Duplikat?
Pelanggan
Tanpa kontak? NPWP invalid? Tidak aktif > 12 bln?
Vendor
Payment terms kosong? Harga outdated? Duplikat?
Karyawan
Departemen kosong? User belum terhubung?

📅 Mingguan (5 min) · Bulanan (30–45 min) · Kuartalan (1–2 jam) · Tahunan (audit besar)

Studi Kasus

UD Sumber Jaya — "Dari Tiga Excel ke Satu Database"

Profil

  • Usaha: Distributor FMCG, Surabaya
  • Owner: Pak Hariadi Santoso
  • 15 karyawan · 8 tahun beroperasi
  • 450 SKU · 180 pelanggan · 32 vendor

Masalah Ditemukan

  • Data tersebar di 5 file + catatan fisik
  • 104 produk duplikat (23%)
  • 45% produk tanpa harga beli
  • 31% pelanggan tanpa alamat lengkap
  • Shadow file "Harga Nego.xlsx" tidak diketahui semua staf

Before vs After — Hasil Migrasi (10 Hari)

Record Produk

450 (duplikat)

346 (0% duplikat)

Produk + Harga Beli

55%

96,8%

Pelanggan + Alamat

69%

96,9%

Waktu Buat Faktur

8–12 min

2–3 min (−75%)

💡
Keputusan Kritis: Go-live dengan data 97% + mitigation plan yang jelas, daripada menunda tanpa batas demi 100%. Data kurang tanpa rencana = technical debt. Data kurang dengan rencana = managed risk.

Lessons Learned — UD Sumber Jaya

🔍 Data discovery lebih lama dari perkiraan. Alokasikan 2× estimasi awal — shadow files selalu mengejutkan.

⚡ Import order bukan saran, ini hukum besi. Batch 1 gagal karena UoM "Dus" belum ada. Dependency order tanpa kompromi.

👥 Staf adalah penjaga konteks. Spreadsheet tidak menyimpan konteks operasional — libatkan staf sejak awal cleansing.

📊 Segmentasi adalah investasi. 4 jam diskusi → Pak Hariadi temukan Horeka (23 pelanggan) menyumbang 34% margin — insight pertama dalam 8 tahun!

🔗 Integration Map — Master Data → Modul Odoo

BAB 4 — Master Data (Produk · Partner · Karyawan)
Bab 5
Sales
Bab 6
Purchase
Bab 7
Inventory
Bab 8
Accounting
Bab 10
HR
  • Produk + Customer → Quotation & Sales Order (Bab 5)
  • Produk + Vendor → RFQ & Purchase Order (Bab 6)
  • Storable Product → Stock Tracking & Valuation (Bab 7)
  • Payment Terms → Invoice & Bill (Bab 8)
  • Employee → Payroll & Department (Bab 10)

📌 Rangkuman Bab 4

4.1 Master data = "kamus" ERP — 6 dimensi DAMA + governance 3-tier (Owner/Steward/User)
4.2 Tipe produk (Storable/Consumable/Service) = keputusan permanen. Varian & SKU bermakna = investasi jangka panjang
4.3 res.partner satu model untuk semua. Vendor pricelist di product tab Purchase. NPWP wajib benar
4.4 res.users ≠ hr.employee. UU PDP No. 27/2022 — data fiktif di lab!
4.5 Dependency order = hukum besi. Test sebelum import. External ID = anti-duplikat. UTF-8 wajib
4.6 Archive, bukan Delete. "Cari sebelum buat." Monthly audit 30–45 menit mencegah utang data

🔬 Preview Lab Minggu Ini

Di Lab Bab 4, Anda akan langsung praktik memasukkan master data UMKM mitra ke Odoo 19:

Lab 1Buat Product Categories + konfigurasi UoM Indonesia
Lab 2Input Product Master Data — tipe produk, varian, SKU
Lab 3Buat Customer & Vendor — NPWP, hierarki, payment terms
Lab 4CSV Import massal — data cleaning + batch import produk & partner
📝
Persiapan wajib: Pastikan data UMKM mitra (produk, pelanggan, vendor) sudah dikumpulkan di Excel sebelum lab!

📚 Referensi Utama

DAMA International. (2017). DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge (2nd ed.). Technics Publications.
Loshin, D. (2009). Master Data Management. Morgan Kaufmann.
Odoo S.A. (2024). Odoo 19.0 Documentation — Products, Contacts, Import/Export, Employees.
UU RI No. 27/2022 tentang Perlindungan Data Pribadi.
PMK No. 136/PMK.03/2023 — NIK sebagai NPWP WP Orang Pribadi.

Terima Kasih

Master Data yang baik hari ini =
Keputusan bisnis yang benar besok

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

BAB 04 — Master Data Management
Minggu 5 · Pertemuan Teori · 120 menit