LAB PRAKTIKUM

Master Data Entry
untuk UMKM Mitra

BAB 04 — Master Data Management

📅 Minggu 5 ⏱ 120 Menit 👥 Tim 3–4 Orang

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0 dengan Real UMKM Partner Program

⏱ Timeline Lab — 120 Menit

01Persiapan Sistem & Konfigurasi Awal15 min

02Setup Hierarki Kategori Produk10 min

03Input / Import Produk (CSV atau Manual)40 min

04Input Data Pelanggan25 min

05Input Vendor & Konfigurasi Vendor Pricelist20 min

06Validasi Kualitas Data & Sanity Check10 min

💡 Langkah 3 (Import Produk) biasanya paling lama — siapkan buffer 5–10 menit

✅ Prasyarat Lab

Harus Sudah Siap

✅ Database Odoo 19 aktif (dari Lab 3)

✅ Data produk UMKM di Excel (min. 20)

✅ Data pelanggan (min. 10 records)

✅ Data vendor (min. 5 records)

✅ Laptop + Excel/Google Sheets

Data Belum Lengkap?

Gunakan dataset benchmark KSN (Kopi Seduh Nusantara) atau BBS (Batik Berkah Sentosa) sebagai alternatif.

⚠️ Nilai deliverable dikurangi 20% jika tidak pakai data UMKM mitra

🎯 Tujuan Lab

1. Mengonfigurasi product categories, UoM, dan pengaturan awal sebelum input master data

2. Memasukkan minimum 20 produk UMKM ke Odoo 19 via CSV import atau manual entry

3. Membuat minimum 10 customer + 5 vendor + konfigurasi vendor pricelist

4. Melakukan validasi kualitas data dan mendokumentasikan keputusan data governance

📋 Pra-Lab — Pekerjaan Rumah

PR 1 — Kumpulkan Data

Produk: nama, tipe, harga jual/beli, kategori, UoM
Pelanggan: nama, tipe, alamat, telepon, email
Vendor: nama, alamat, produk yang dipasok, harga

PR 2 — Bersihkan Data

TRIM() + PROPER() di Excel
Hapus duplikat → Remove Duplicates
Angka tanpa separator ribuan
Generate SKU: [KAT]-[NNN]

PR 3 (Bonus) — Siapkan CSV UTF-8

Jika data > 15 records, simpan sebagai CSV UTF-8 (Comma delimited). Nama kolom harus sesuai template Odoo.

Persiapan Sistem & Konfigurasi Awal

⏱ 15 menit · 🎯 Semua konfigurasi prasyarat aktif sebelum input data

1Login sebagai Administrator → buka

2Verifikasi modul aktif: Inventory, Sales, Contacts, Purchase, Employees

3Aktifkan Variants: → Save

4Aktifkan UoM: → Save

5Tambahkan UoM Indonesia:

Tambahkan UoM Khas Indonesia

UoM	Kategori	Konversi	Dipakai oleh
Kodi	Unit	20 pcs	Batik, garmen
Lusin	Unit	12 pcs	Retail, grosir
Bal	Unit	100 pcs	Distributor
Sak	Weight	50 kg	Beras, semen
Rim	Unit	500 lembar	Kertas

✅ Checkpoint 1

✅ Semua modul aktif

✅ Variants aktif (jika relevan)

✅ UoM aktif + UoM Indonesia yang dibutuhkan sudah ditambahkan

Setup Hierarki Kategori Produk

⏱ 10 menit · 🎯 Kategori harus ada SEBELUM input produk

1Buka

2Klik New → isi Name + Parent Category → Save

3Buat minimal 3 kategori berbeda sesuai lini produk UMKM

Tipe UMKM	Contoh Kategori Level 1	Sub-Kategori
F&B / Kafe	Minuman, Makanan, Packaging, Jasa	Kopi, Non-Kopi
Batik / Garment	Pakaian, Bahan, Aksesoris	Batik Tulis, Batik Cap
Retail / Toko	Per lini produk / merek	Sesuai segmen
Distribusi	Per merek / segmen	Per sub-merek

✅ Checkpoint 2: Min. 3 kategori + hierarki sesuai kebutuhan UMKM

Input / Import Produk

⏱ 40 menit · 🎯 Min. 20 produk UMKM di Odoo

Opsi A — CSV Import

Direkomendasikan untuk ≥ 15 produk

Lebih cepat & konsisten
Perlu file CSV UTF-8
Template dari Odoo

Opsi B — Manual Entry

Untuk < 15 produk atau produk + foto

Inventory → Products → New
Isi form satu per satu
Bisa upload foto langsung

💡 Opsi C — Kombinasi (paling realistis): Import bulk via CSV + manual entry untuk produk dengan foto/deskripsi khusus

Proses CSV Import Produk

1 (List View) → Action → Import → Download Template

2Isi template — kolom wajib: Name, Sales Price, Product Type

3Simpan sebagai CSV UTF-8 (Comma delimited) — bukan CSV biasa!

4Action → Import → Upload → Verifikasi field mapping

5Klik Test ⚡ — ✅ hijau = valid, ❌ merah = perbaiki → re-upload → Test lagi

6Semua valid → klik Import → catat jumlah records berhasil

Kolom CSV	Contoh Isi
Name	Kopi Arabika Gayo 250gr
Sales Price	85000
Product Type	Storable Product
Category	All / Minuman / Kopi
Internal Reference	KOP-ARA-001

⚠️ Error Umum Import Produk

⚠️Category not found ✅Cek path lengkap: All / Minuman / Kopi — case-sensitive! ⚠️UoM not found ✅Tambahkan UoM dulu di Configuration, lalu re-import ⚠️Karakter aneh di nama produk ✅File bukan UTF-8 — simpan ulang sebagai CSV UTF-8 ⚠️Value 'Storable' not valid ✅Harus tepat: Storable Product (bukan hanya "Storable")

✅ Checkpoint 3

✅ Min. 20 produk berhasil di Odoo

✅ Semua: nama ✓ tipe ✓ harga jual ✓ kategori ✓ UoM ✓

✅ Min. 5 produk punya SKU · Min. 1 produk punya foto

📸 SS Lab 4.1: Products List View — min. 20 produk

Input Data Pelanggan

⏱ 25 menit · 🎯 Min. 10 customer records

1 (atau manual: New)

2Isi: Name, Company Type (Company/Individual), Is Customer = True

3Alamat Indonesia: Street (jalan+RT/RW) · Street2 (kel/kec) · City · State

4Phone/Mobile + Email + Vat (NPWP jika PKP)

5Set Payment Terms: Net 30 / Immediate / COD sesuai UMKM

💡 Alamat berbeda? Buka customer → tab Contacts & Addresses → Add a line → pilih Delivery Address → isi alamat pengiriman

✅ Checkpoint 4: Min. 10 pelanggan · Semua punya nama + kota + kontak · Min. 3 punya payment terms · 📸 SS Lab 4.2

Input Vendor & Vendor Pricelist

⏱ 20 menit · 🎯 Min. 5 vendor + 3 produk dengan vendor pricelist

5.1 Buat Vendor Records

2Company Type = Company

3Centang toggle Vendor

4Isi nama, alamat, kontak, NPWP, Payment Terms

5.2 Vendor Pricelist ⚠️

Dikonfigurasi di PRODUCT, bukan di Vendor!

1 → buka produk

2Klik tab Purchase → Add a line

3Isi: Vendor, Price, Lead Time

✅ Checkpoint 5: Min. 5 vendor · Semua punya nama + kota + kontak · Min. 3 produk punya vendor pricelist · 📸 SS Lab 4.3

Validasi Kualitas Data

⏱ 10 menit · 🎯 Data lengkap, konsisten, siap untuk transaksi

6.1 Audit Filter Cepat

Produk: Sales Price = 0 → perbaiki
Produk: Internal Reference is not set
Produk: Category = All (belum dikategorisasi)
Kontak: sortir by Name → cek duplikat visual

6.2 Sanity Check Transaksi

Test SO: Sales → New → pilih customer → add produk → harga terisi? ✅
Test PO: Purchase → New → pilih vendor → add produk → harga terisi? ✅
Payment terms otomatis? Customer/vendor muncul? ✅
⚠️ Setelah test → Discard (jangan simpan!)

✅ Checkpoint 6: Produk storable tidak ada harga 0 · Tidak ada duplikat · SO+PO sanity check berhasil · 📸 SS Lab 4.4 + SS Lab 4.5

🔄 Adaptasi per Tipe UMKM

F&B / Kafe

Menu disiapkan di tempat = Service
Kemasan take-away = Storable
Cup, tisu = Consumable
UoM: Cup, Portion, g, ml

Batik / Garment

Variants WAJIB — motif × ukuran
5 motif × 5 ukuran = 25 varian
UoM: Kodi, Meter, Lembar
SKU per varian: PAK-BTS-MM-M

Retail / Toko

Dominan Storable
Barcode EAN-13 jika ada
SKU per merek/segmen
Fokus stok awal akurat

Jasa / Konsultan

Semua produk = Service
UoM: Jam, Hari, Sesi
Payment Terms B2B penting
Pelanggan 90% korporat

Distribusi / Grosir

100–500+ SKU — CSV import wajib
UoM: Karton, Bal, Kodi
Multi-vendor per produk
Lead time konfigurasi kritis

📦 Deliverables Lab

D1 — Folder Screenshot

ID	Isi
SS Lab 4.1	Products List View — min. 20 produk
SS Lab 4.2	Contacts (filter Customers) — min. 10 pelanggan
SS Lab 4.3	Product → tab Purchase — vendor pricelist
SS Lab 4.4	Filter audit produk (harga/SKU)
SS Lab 4.5	Draft Sales Order — harga terisi otomatis

📁 Folder: lab04-[nama-tim]-[nama-umkm]/

D2 — Data Quality Report

Spreadsheet: completeness per entitas, masalah ditemukan & diperbaiki

D3 — Catatan Data Governance

Tabel keputusan: konvensi SKU, tipe Company/Individual, struktur kategori

📊 Rubrik Penilaian

Kriteria	Baik (3)	Cukup (2)	Kurang (1)
Ketepatan Konfigurasi	Semua tipe, kategori, UoM benar	70% benar	< 70%
Kelengkapan Data	Semua field wajib terisi	Field wajib terisi	Banyak kosong
Jumlah Records	≥ target (20+10+5)	75% target	< 75%
Vendor Pricelist	≥ 3 produk dikonfigurasi	1–2 produk	Tidak ada
Sanity Check	SO + PO berhasil	Salah satu berhasil	Tidak dicoba
Dokumentasi	Screenshot + DQ Report + Governance	Screenshot saja	Tidak lengkap
Kerjasama Tim	Semua kontribusi	Sebagian aktif	1 orang dominan

Target completeness ≥ 90% untuk semua entitas · Data UMKM mitra bernilai penuh, data benchmark dikurangi 20%

🔧 Troubleshooting Quick Reference

⚠️Produk tidak muncul di Sales Order ✅Buka produk → tab Sales → aktifkan Can be Sold ⚠️Produk tidak muncul di Purchase Order ✅Buka produk → tab Purchase → aktifkan Can be Purchased ⚠️Harga vendor tidak otomatis terisi di PO ✅Vendor pricelist belum ada — konfigurasi di product → tab Purchase ⚠️CSV encoding error (karakter aneh) ✅File → Save As → CSV UTF-8 (Comma delimited) ⚠️Access Denied saat import ✅Login ulang sebagai Administrator

⏭️ Preview Minggu Depan

BAB 05

Sales Management

Mulai menggunakan master data yang baru Anda bangun hari ini!

Membuat Quotation → konfirmasi → Sales Order
Konfigurasi Pricelist dan diskon untuk segmen pelanggan
Proses Delivery dan Invoice dari Sales Order

⚠️ Pastikan sebelum minggu depan: Min. 20 produk + 10 customer + 5 vendor sudah ada dan lolos sanity check. Data ini WAJIB untuk Lab 5!

🎉

Selamat Praktikum!

Master data yang baik hari ini =
transaksi yang lancar di Bab 5–13

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

BAB 04 — Lab Praktikum: Master Data Entry
Minggu 5 · 120 menit

Master Data Entryuntuk UMKM Mitra