Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0

BAB 03 · Minggu 4 · Pertemuan Teori

Setup Odoo 19
Cloud

Membangun Fondasi Digital UMKM:
Database, Perusahaan, Pengguna, dan Modul

120 Menit 6 Seksi Bab Implementasi Pertama

Agenda Hari Ini

6 Topik, 120 Menit

3.1 · 15 mnt

Deployment Options & UI Odoo 19

SaaS vs PaaS vs On-Premise; 5 komponen antarmuka

3.2 · 15 mnt

Manajemen Database

Pembuatan dengan lokalisasi Indonesia; backup 3-2-1; duplikasi

3.3 · 15 mnt

Konfigurasi Perusahaan

14 field identitas; NPWP; PPN; timezone Indonesia

3.4 · 20 mnt

User Management & RBAC

Least privilege; 4 lapisan keamanan; matriks akses

3.5 · 15 mnt

Strategi Aktivasi Modul

Phased activation; dependency chain; 6 tipe UMKM

3.6 · 10 mnt

Developer Mode

Kapan digunakan; 4 skenario verifikasi teknis BBS

Pre-Test · 10 Menit

Uji Intuisi Anda
Sebelum Materi

"Bab 3 adalah bab implementasi pertama. Sebelum menyentuh Odoo, Anda perlu menyadari bahwa Anda sudah memiliki intuisi tentang pengorganisasian sistem, keamanan akses, dan pemikiran bertahap."

Instruksi

3 pertanyaan reflektif — tidak dinilai
Diskusikan dengan teman ±1 menit per soal
Tidak ada jawaban salah

Pre-Test · Pertanyaan 1

Anda ingin menggunakan aplikasi ERP cloud untuk toko online yang melibatkan 3 karyawan: admin gudang, customer service, dan akuntan.

Pikirkan:

Akses apa yang perlu dimiliki masing-masing orang?
Akses apa yang sebaiknya tidak mereka miliki?
Apakah semua karyawan perlu melihat data gaji atau laporan laba-rugi?

💡 Intuisi tentang "siapa boleh akses apa" adalah inti dari konsep Role-Based Access Control (RBAC) yang akan dipelajari di Seksi 3.4.

Pre-Test · Pertanyaan 2

Sebuah minimarket kecil memberikan satu akun yang sama kepada semua kasir untuk mempermudah login. Username dan password-nya sama untuk semua orang.

Diskusikan:

Jika ada selisih kas Rp 200.000 di akhir shift — siapa yang bertanggung jawab?
Jika ada transaksi dibatalkan tengah malam — bagaimana melacaknya?
Jika kasir resign dan membocorkan password — apa yang terjadi?

⚠️ Skenario nyata ini terjadi di Warung Berkah, Semarang — studi kasus di akhir bab ini. Shared single account = zero accountability.

Pre-Test · Pertanyaan 3

Anda diminta menginstal aplikasi baru ke komputer kantor. Apakah Anda langsung instal ke komputer utama yang sedang aktif digunakan untuk kerja, atau test dulu di komputer lain?

Bagaimana logika yang sama berlaku di ERP?

Mengaktifkan modul baru di sistem ERP yang sudah berjalan = risiko serupa
Modul baru bisa mengubah tampilan, menambah field wajib, atau memperbarui data master
Solusi: database duplikat untuk testing sebelum production

💡 Prinsip ini menjadi fondasi Phased Activation Strategy di Seksi 3.5 — dan kebiasaan profesional menggunakan database duplikat di Seksi 3.2.

Tujuan Pembelajaran

Setelah Bab Ini, Anda Mampu…

🧠

LO 3.1 Membuat database Odoo 19 cloud dengan lokalisasi Indonesia (IDR, l10n_id, NPWP) — C3: Apply

🔧

LO 3.2 & 3.3 Mengonfigurasi identitas perusahaan lengkap (NPWP, PPN, logo, letterhead) dan merancang RBAC sesuai prinsip least privilege — C3: Apply

🔍

LO 3.4 Memilih strategi aktivasi modul bertahap berdasarkan kebutuhan UMKM mitra — C5: Evaluate

💡

LO 3.5 & 3.6 Menerapkan security best practices dan menggunakan Developer Mode untuk verifikasi konfigurasi teknis — C3: Apply

Peta Konsep

Alur Fondasi Teknis Odoo 19

Pilih Deployment

→

Buat Database

→

Konfigurasi Perusahaan

→

Setup RBAC

→

Aktifkan Modul

→

Verifikasi

Konsep Kunci

SaaS / PaaS / On-Premise
Lokalisasi l10n_id Indonesia
NPWP · PPN 11% · PP 23/2018
RBAC · Least Privilege · SOD
Phased Activation · Dependency Chain
Developer Mode · Aturan 3-2-1

Output Lab Ini

Database produksi BBS aktif
14 field company info terisi
8 akun pengguna + RBAC matrix
Sales module — Fase 1 aktif
Security Checklist terdokumentasi

Koneksi Antar Bab

Posisi Bab 3 dalam Implementation Lifecycle

Bab 1–2

Requirements
& Process Mapping

✅ Selesai

→

Bab 3 ← Anda di sini

System Setup

Phase 2

→

Bab 4

Master Data
Migration

Phase 3

→

Bab 5–12

Module
Configuration

Phase 4

Database yang dikonfigurasi di Bab 3 akan digunakan terus di Bab 4–13 — setiap produk, pelanggan, vendor, transaksi, dan laporan tersimpan di satu database ini. Fondasi yang salah = masalah yang bersambung sepanjang semester.

3.1

Seksi 3.1

Deployment Options
& Antarmuka Odoo 19

Memilih model deployment yang tepat dan mengenal 5 komponen utama UI

3.1 · Tiga Model Deployment

SaaS · PaaS · On-Premise

Model	Siapa Kelola Server	Kustomisasi	Rekomendasi
SaaS Odoo.com	Odoo (zero IT)	Terbatas	✅ UMKM kecil, kelas ini
PaaS Odoo.sh / VPS	Shared (git deploy)	Penuh + custom modules	Developer / Agency
On-Premise Server sendiri	Tim IT internal	Penuh + data sovereignty	≥20 karyawan, regulasi ketat

⚠️ Untuk kelas ini: gunakan Odoo.com trial gratis 15 hari. Database trial bisa di-upgrade ke berbayar tanpa kehilangan data. URL database tidak bisa diubah setelah dibuat — pilih nama yang mencerminkan UMKM mitra.

3.1 · Anatomi UI Odoo 19

5 Komponen Utama Antarmuka

① App Switcher / Sidebar Kiri

Navigasi antar modul (Sales, Inventory, Accounting…) — pengganti top-bar horizontal versi lama

② Top Bar / Header

Pencarian global, notifikasi, profil pengguna, company switcher

③ Control Panel / Breadcrumb

Penunjuk lokasi navigasi + tombol aksi utama (New, Edit, Save, Discard)

④ List View vs Form View

List: banyak record sekaligus (tabel). Form: satu record detail + edit. Juga ada Kanban, Calendar, Pivot

📝 Odoo 19 memindahkan navigasi ke sidebar vertikal kiri sejak v17. Tutorial YouTube yang menampilkan menu di bagian atas kemungkinan menggunakan v16 atau lebih lama — konsep sama, posisi menu berbeda.

💡 Tip Multi-User: Gunakan mode Incognito / Private Browsing untuk login dua akun berbeda secara bersamaan — Odoo menyimpan sesi di cookie, dua tab biasa akan berbagi sesi yang sama.

3.2

Seksi 3.2

Manajemen
Database

Pembuatan dengan lokalisasi Indonesia — keputusan yang tidak bisa dibalik

3.2 · Pembuatan Database

5 Langkah + Satu Keputusan Kritis

Buka odoo.com → "Try" (free trial 15 hari)
Isi nama database — hanya huruf kecil + tanda hubung
Contoh: bbs-batik-yogyakarta
⚠ Pilih Language: Indonesian + Country: Indonesia
→ otomatis install l10n_id: IDR, NPWP field, PPN template
Masukkan email admin bisnis (bukan email pribadi)
Verifikasi email → database aktif dalam ~2–3 menit

Verifikasi Lokalisasi (Wajib!)

Settings → Currencies → IDR aktif ✅
Settings → Accounting → Fiscal Localizations → l10n_id installed ✅
Company Info → Tax ID field muncul → format NPWP tersedia ✅

⚠️ Pemilihan negara Indonesia adalah keputusan satu kali — sangat sulit diperbaiki jika data sudah ratusan transaksi. Verifikasi di menit pertama.

3.2 · Backup & Duplikasi

Backup adalah Kewajiban Profesional

Aturan Industri 3-2-1

3 salinan data (termasuk yang aktif)
2 media berbeda (disk + cloud)
1 lokasi offsite (bukan gedung yang sama)

🚫 Kesalahan umum: Backup yang tidak pernah di-test = ilusi keamanan. Jadwalkan restore test setiap 3 bulan.

Duplikasi Database

Settings → Database Manager → Duplicate

Buat salinan sebelum eksperimen (modul baru, konfigurasi pajak)
Test di duplikat → jika berhasil → terapkan di produksi
Jika gagal → hapus duplikat, produksi aman

Seperti kap mesin mobil — buka saat perlu, tutup setelah selesai.

3.3

Seksi 3.3

Konfigurasi
Perusahaan

14 field yang menentukan legalitas setiap dokumen yang diterbitkan sistem

3.3 · Identitas Perusahaan

14 Field — Nol Boleh Kosong

Settings → General Settings → Companies → Update Info

Field Kritis (Berdampak Legal)

Tax ID (NPWP)	Format: `XX.XXX.XXX.X-XXX.XXX` Wajib untuk PKP; tercetak di setiap faktur pajak
Currency	IDR — Decimal Places = 0 (otomatis dari l10n_id)
Timezone	Asia/Jakarta (WIB) · Asia/Makassar (WITA) · Asia/Jayapura (WIT)
Logo	PNG, 400×160 px, background transparan — muncul di semua dokumen cetak

Konfigurasi Fiskal Indonesia

PPN: 11% (berlaku 2022) → 12% (2025) — dasar UU HPP No. 7/2021
PP 23/2018: PPh Final 0,5% untuk UMKM omzet < Rp 4,8 M/tahun
PPh 23: 2% untuk jasa profesional
CoA l10n_id: Chart of Accounts Indonesia sudah tersedia otomatis

⚠️ Tarif pajak berubah per regulasi terbaru — selalu verifikasi ke portal DJP sebelum konfigurasi produksi.

3.3 · Studi Kasus BBS — Company Setup

Batik Berkah Sentosa: Identitas Terverifikasi

Data yang Diisi

Nama	CV. Batik Berkah Sentosa
Alamat	Jl. Tirtodipuran No. 27, Yogyakarta 55141
NPWP	`01.234.567.8-541.000`
Timezone	Asia/Jakarta (WIB)
PPN Default	11% (sesuai UU HPP 2021)
Logo	PNG 200×200 px, transparan

Verifikasi Dokumen

Tim mencetak quotation percobaan (1 produk dummy) untuk memverifikasi bahwa header dokumen menampilkan: logo ✅ · nama perusahaan ✅ · alamat ✅ · NPWP ✅

💡 Tip Instruktur: Isi 14 field sekaligus dalam satu sesi — bukan bertahap selama beberapa hari. Field yang kosong setengah jalan menyebabkan dokumen tidak konsisten.

3.4

Seksi 3.4

User Management
& RBAC

Role-Based Access Control — siapa boleh melihat apa dan melakukan apa

3.4 · Prinsip RBAC

Least Privilege & Separation of Duties

🛡 Least Privilege

Berikan hanya akses minimum yang diperlukan untuk menjalankan tugas — tidak lebih.

Direktur yang tidak pakai Accounting → tidak perlu akses Accounting
Kasir → hanya akses POS, bukan Inventory atau Accounting
Tujuan: batasi dampak jika akun dikompromikan

⚖️ Separation of Duties (SOD)

Fungsi yang berpotensi kolusi tidak boleh dipegang satu orang.

Tidak Boleh Digabung	Risiko
Buat PO + Approve PO	Fraud pembelian
Input tagihan + Proses pembayaran	Manipulasi kas
Kelola stok + Rekonsiliasi stok	Pencurian stok

📝 Catatan: Desain RBAC matrix harus mendahului pembuatan akun pengguna. Tanpa perencanaan tertulis, pemberian akses cenderung berlebihan dan melanggar SOD.

3.4 · Arsitektur Keamanan Odoo

4 Lapisan Keamanan

Lapisan 1 — Groups (Grup)

Paket izin per modul: Sales / User, Inventory / Manager, Accounting / Accountant

✅ Cukup untuk kebanyakan UMKM

Lapisan 2 — Access Rights

Izin CRUD (Create/Read/Update/Delete) per model per grup — dikonfigurasi via Technical → Security

Lapisan 3 — Record Rules

Filter baris data per pengguna via domain Python. Contoh: Sales User hanya bisa lihat SO milik sendiri

Lapisan 4 — Field-Level Security

Sembunyikan field tertentu dari grup tertentu. Contoh: field Harga Pokok tersembunyi dari Sales User

12 grup default Odoo 19 tersedia per modul — dari Sales / User (risiko rendah 🟢) hingga Administration / Settings (risiko tinggi 🔴).

3.4 · RBAC Matrix BBS

8 Pengguna — Satu Arsitektur Kontrol

Nama	Jabatan	Grup Utama Odoo	Catatan SOD
Hj. Fatimah	Pemilik / Admin	Administration/Settings + semua Manager	Full access
H. Bambang	Co-Owner	Administration/Settings (read) + Sales/Manager	Monitor saja, tidak ubah
Rizky	Sales Manager	Sales/Manager, CRM/User	Tidak akses Accounting
Sri Wahyuni	Keuangan	Accounting/Accountant (bukan Manager)	Tidak bisa hapus jurnal terposting
Agus	Supervisor Produksi	Manufacturing/User, Purchase/User, Inventory/User	PO > Rp 5 juta → verbal approval
Laila	Sales Online	Sales/User	Hanya quotation & orders
Tono	Staf Gudang	Inventory/User	Receive & deliver saja
Dewi	QC	Manufacturing/User, Quality/User	WO + checklist QC

Sri mendapat Accounting/Accountant, bukan Manager → bisa posting jurnal tapi tidak bisa menghapus entri yang sudah terposting. "Sri boleh kerja bebas, tapi tidak boleh hapus data." — Hj. Fatimah

3.4 · Mini Quiz

Manakah pernyataan yang paling tepat mendeskripsikan prinsip Principle of Least Privilege?

A. Setiap pengguna hanya boleh mengakses data perusahaan tempat mereka bekerja, bukan perusahaan lain

B. Setiap pengguna hanya diberikan hak akses minimum yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya — tidak lebih

C. Pengguna jabatan paling rendah mendapat akses paling sedikit, manajer mendapat akses penuh

D. Password pengguna harus terdiri dari karakter minimum tertentu agar memenuhi standar keamanan

✅ Jawaban: B — A = Multi-Company Isolation (berbeda). C = miskonsepsi: Direktur yang tidak pakai Accounting tidak perlu akses Accounting. D = Password Policy, bukan otorisasi.

3.5

Seksi 3.5

Strategi Aktivasi
Modul

Tidak semua sekaligus — satu masalah, satu modul, satu fase

3.5 · Mengapa Bertahap?

Phased Activation — Satu Fase, Satu Nilai Bisnis

Fase	Modul	Nilai Bisnis	Prasyarat
1	Sales + Contacts	Quotation digital, nomor SO otomatis	Database + Company ✅
2	Inventory + Purchase	Stok real-time, PO formal	Sales stabil ✅ + produk master
3	Manufacturing	Bill of Materials, Work Orders	Inventory ✅ + komponen bahan baku
4	Accounting	Invoice otomatis, rekonsiliasi bank, laporan pajak	Sales + Inventory ✅ + CoA setup
5	Advanced (CRM, HR, Project…)	Optimasi proses lanjutan	Fase 1–4 stabil ✅

🔗 Dependency chain otomatis: Manufacturing → otomatis install Inventory → Product + UoM + Purchase. Setiap aktivasi modul harus diikuti pembaruan RBAC yang konsisten.

3.5 · Panduan per Tipe UMKM

Paket Modul untuk 6 Tipe UMKM Indonesia

Tipe UMKM	Fase 1	Fase 2	Fase 3
Manufaktur (batik, garmen)	Sales	Inventory + Purchase	Manufacturing + Accounting
Retail / Dagang	Sales + POS	Inventory + Purchase	Accounting
F&B / Kafe	POS	Inventory + Purchase	Accounting (opsional)
Jasa / Konsultan	CRM + Project	Timesheets + Sales	Accounting
E-commerce / Dropship	Sales + Inventory	Purchase + eCommerce	Accounting
Agrotek / Pertanian	Sales + Inventory	Purchase + Manufacturing	Accounting

💡 3 Pertanyaan Decision Framework: (1) Apakah masalah bisnis ini sudah terdefinisi jelas? (2) Apakah pengguna sudah dilatih untuk modul sebelumnya? (3) Apakah data master prasyarat sudah tersedia? Jika semua YA → aktifkan.

3.6

Seksi 3.6

Developer
Mode

Alat diagnostik teknis — buka saat perlu, tutup setelah selesai

3.6 · Developer Mode

Kapan Digunakan & Kapan Tidak

✅ Situasi Tepat

Verifikasi lokalisasi l10n_id terinstal
Cek grup dan hak akses pengguna
Diagnosa pesan error teknis
Baca metadata record (siapa buat, kapan)
Konfigurasi Access Rights lanjutan

🚫 Jangan Digunakan Saat

Operasi rutin harian (entry data, buat invoice)
Pengguna belum terlatih menggunakannya
Tidak ada backup database terbaru
Belum test perubahan di database duplikat

3 Cara Aktivasi

Settings → Developer Tools → Activate

atau

URL: tambahkan ?debug=1

atau

Ekstensi browser Odoo Debug

3.6 · Verifikasi Teknis BBS

4 Pemeriksaan Terbukti Konfigurasi Benar

① Lokalisasi aktif

Settings → Technical → Currencies

IDR (Indonesian Rupiah) → Status: Active ✅

Settings → Accounting → Fiscal Localizations

Indonesia (l10n_id) → Installed ✅

② Grup pengguna benar

Settings → Technical → Security → Groups → "Sales / User" → tab Users → Laila & Rizky tercantum ✅

③ Record Rules tidak tumpang tindih

Settings → Technical → Security → Record Rules → filter model sale.order → tidak ada custom rule aktif ✅

④ Pajak default

Settings → Technical → Accounting → Taxes → PPN 11% tersedia dan aktif sebagai default ✅

⚠️ Setelah 4 pemeriksaan selesai: nonaktifkan Developer Mode → Settings → Developer Tools → Deactivate. URL harus kembali normal (tanpa ?debug=1).

Studi Kasus

Batik Berkah Sentosa — Dari BRD ke Database

Konteks

Hj. Fatimah Suryani, Yogyakarta. BRD dari Bab 2 sudah ditandatangani. Tim mahasiswa mengumpulkan: 8 pengguna, struktur organisasi, dan BRD yang mendefinisikan kebutuhan modul Sales → Manufacturing → Inventory → Purchase → Accounting.

Checklist Akhir Sesi

Database: bbs-batik-yogyakarta.odoo.com ✅
l10n_id + IDR + NPWP ✅
14 field company info terisi ✅
8 pengguna + RBAC matrix ✅
Sales Management (Fase 1) aktif ✅
4 verifikasi Developer Mode → Dev Mode OFF ✅

⚠️ Warung Berkah — Semarang

Pak Hendra memberikan satu akun kasir@warungberkah.com untuk semua kasir di 3 cabang. Konsultan bertanya:

"Jika ada selisih kas Rp 200.000 — kasir mana?" → Tidak bisa tahu
"Jika ada void transaksi jam 23:17 — siapa?" → Tidak bisa tahu
"Jika kasir resign bocorkan password?" → Semua kasir terekspos

Shared account = zero accountability.

Solusi: 17 akun terpisah dengan Odoo POS/User per kasir + PIN supervisor untuk void dan diskon >10%.

Peta Integrasi Modul

Bab 3 sebagai Titik Pusat

Bab 1–2
BRD + BPMN

→

Bab 3
Database + Users + Modul

→

Bab 4
Master Data

Sales (Bab 5)

User Rizky + Laila aktif. Quotation → SO → Invoice

Inventory (Bab 7)

User Tono aktif. Stock moves, availability

Accounting (Bab 8)

User Sri aktif. Journal entries, tax reports

RBAC yang dirancang hari ini akan di-update setiap kali modul baru diaktifkan (Bab 5–12)

Rangkuman

7 Konsep Kunci Bab 3

1

SaaS = zero-infrastructure — Odoo.com adalah pilihan optimal untuk UMKM tanpa tim IT

2

Lokalisasi Indonesia (l10n_id) adalah keputusan satu kali yang tidak bisa dibalik — verifikasi di menit pertama

3

NPWP format XX.XXX.XXX.X-XXX.XXX — wajib PKP; tercetak di setiap faktur pajak

4

RBAC + Least Privilege + SOD — desain matriks mendahului pembuatan akun; shared account = zero accountability

5

Phased Activation — Sales → Inventory → Purchase → Accounting → Advanced; satu modul, satu fase, satu nilai bisnis

6

Aturan 3-2-1 Backup — 3 salinan, 2 media berbeda, 1 offsite. Backup yang tidak pernah di-test = ilusi keamanan

7

Developer Mode — buka saat perlu untuk verifikasi teknis; tutup kembali setelah selesai

Preview Lab

Di Lab Minggu Ini — Lab 3.1

🎯 4 Tindakan Utama

Buat database Odoo.com untuk UMKM mitra (lokalisasi Indonesia, nama database final)
Isi 14 field Company Info termasuk NPWP — verifikasi dengan cetak dokumen percobaan
Desain RBAC matrix → buat semua akun pengguna → verifikasi login incognito
Aktifkan Sales Management (Fase 1) → verifikasi 4 poin via Developer Mode → matikan Dev Mode

Deliverables

Screenshot database aktif + URL
Screenshot Company Info lengkap
RBAC Matrix (tabel) — screenshoted atau .xlsx
Security Checklist terdokumentasi

⚠️ Jalur simulasi: belum punya UMKM mitra? Gunakan profil BBS atau KSN dari Bab 3 (NPWP dummy disediakan di LMS)

Referensi

Sumber Utama

Odoo S.A. (2025) — Odoo 19.0 Documentation: General Settings, Users & Companies, Developer Mode, l10n Indonesia. odoo.com/documentation/19.0

NIST SP 800-207 (2020) — Zero Trust Architecture. National Institute of Standards and Technology. — Kerangka konseptual least privilege modern

Undang-Undang No. 7/2021 — Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP). Dasar hukum PPN 11% (2022) → 12% (2025)

PP No. 23/2018 — PPh Final 0,5% untuk UMKM omzet < Rp 4,8 miliar/tahun

Monk, E.F. & Wagner, B.J. (2023) — Concepts in Enterprise Resource Planning (5th ed.). Cengage Learning. Bab 5–6: User management & ERP security

BAB 03 · Minggu 4 · Selesai

Fondasi yang Kokoh

"Database yang dikonfigurasi dengan baik hari ini adalah pondasi yang akan menopang seluruh implementasi Anda — dari Bab 4 hingga Bab 13."

6

Seksi teori

8

Pengguna BBS

5

Fase aktivasi modul

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0 dengan Real UMKM Partner Program

Setup Odoo 19Cloud