Sistem Informasi Enterprise · ERP Odoo 19.0
2
Business
Process
Modeling
Memodelkan dan Mengoptimalkan Proses Bisnis UMKM dengan BPMN 2.0
BAB 2 Minggu 3 · Pertemuan Teori 120 Menit
Agenda Hari Ini
  1. Pre-test — aktifkan pengetahuan awal (10')
  2. 2.1 Fundamental Proses Bisnis — definisi, klasifikasi, hierarki (15')
  3. 2.2 BPMN 2.0 — elemen, gateway, swimlane (20')
  4. 2.3 Teknik Analisis — as-is, gap analysis, 5 Whys (15')
  1. 2.4 Mapping ke Odoo 19 — O2C, P2P, integrasi modul (20')
  2. 2.5 Strategi Optimasi — Lean 7 wastes, Poka-Yoke (10')
  3. Studi Kasus BBS — proses mapping nyata (10')
  4. Rangkuman & Preview Lab (10')
🔗 Bab ini adalah jembatan: BRD dari Lab 1.1 menjadi input BPMN, dan BPMN menjadi panduan konfigurasi Odoo mulai Bab 4.
PRE-TEST · 10 Menit
Mari Uji Pemahaman Awal!
Tidak ada jawaban benar atau salah. Pertanyaan ini untuk mengaktifkan pengetahuan yang sudah Anda miliki — lalu kita bandingkan dengan pemahaman setelah belajar hari ini.
Pertanyaan 1
Apa itu BPMN dan mengapa ada standar internasional untuk menggambar proses?
Pertanyaan 2
Apa perbedaan "proses as-is" dan "proses to-be"?
Pertanyaan 3
Mengapa tidak bisa langsung konfigurasi ERP tanpa memetakan proses dulu?
📝 Diskusikan 1 menit bersama teman sebelah Anda. Tidak perlu ditulis — cukup berbicara.
PRE-TEST · Pertanyaan 1 / 3
Di sebuah toko online, dari klik "Beli" hingga barang sampai — bagian mana proses dalamnya yang paling sulit Anda jelaskan?
Pikirkan: siapa saja yang terlibat? di mana ada keputusan? di mana bisa salah?
💡 Insight setelah belajar hari ini
Bagian paling sulit dijelaskan biasanya adalah titik handoff — perpindahan tanggung jawab antar orang/departemen. Inilah yang BPMN rancang untuk divisualkan.
🔗 Koneksi ke Bab ini
Swimlane dalam BPMN memperlihatkan siapa melakukan apa, dan Message Flow antara swimlane memperlihatkan handoff yang sering menjadi sumber masalah.
PRE-TEST · Pertanyaan 2 / 3
Mengapa restoran kecil yang beli software kasir baru masih sering mengalami masalah stok bahan baku tidak terkontrol?
Apa hubungannya dengan "proses bisnis"?
❌ Terjebak di Solusi Teknis
  • Langsung beli software tanpa pahami alur kerja
  • Kasir mencatat penjualan — tapi stok dicatat DI TEMPAT LAIN
  • Data tidak terintegrasi → stok tetap tidak akurat
✅ Pendekatan Berbasis Proses
  • Pahami: setiap penjualan seharusnya otomatis kurangi stok
  • Konfigurasikan sistem agar dua hal tersebut terhubung
  • Proses terintegrasi → software bekerja sebagai sistem, bukan alat terpisah
PRE-TEST · Pertanyaan 3 / 3
Apa itu Lean, dan apa hubungannya dengan ERP?
Lean lahir di Toyota pada dekade 1950-an. Intinya sederhana: eliminasi semua aktivitas yang tidak memberi nilai ke pelanggan.
Lean tanpa ERP
Identifikasi pemborosan, perbaiki proses manual — hasilnya hilang saat staf berganti atau bisnis tumbuh.
ERP tanpa Lean
Digitalisasi proses yang buruk menghasilkan "otomatisasi kekacauan" — sampah digital yang lebih cepat dari sampah kertas.
Lean + ERP ✓
Proses yang ramping dikunci ke dalam sistem → perubahan positif menjadi sustainable dan scalable.
FONDASI
Tujuan Pembelajaran Bab 2
  1. 🏗️ Memodelkan proses bisnis dengan BPMN 2.0 — minimal 3 diagram lengkap (as-is) untuk UMKM mitra
  2. 🔍 Menganalisis kesenjangan as-is → to-be — minimal 5 bottleneck/inefisiensi teridentifikasi
  3. 🗺️ Memetakan proses ke modul Odoo 19 dengan akurasi ≥90% — termasuk titik integrasi lintas modul
  4. 📊 Menghitung metrik perbaikan potensial (cycle time, biaya, error rate) dari data kuantitatif UMKM
  5. ✏️ Mendesain diagram to-be yang mengintegrasikan otomatisasi Odoo dan prinsip-prinsip Lean
PETA KONSEP
Alur Pikir Bab 2
Proses Bisnis (2.1)
→
Dimodelkan dengan BPMN (2.2)
→
Dianalisis As-Is → To-Be (2.3)
▼
Dioptimasi Lean (2.5)
←
Didokumentasikan (2.6)
←
Dipetakan ke Odoo Modules (2.4)
🔗 Output dari Bab 2: BRD yang diperbarui + diagram BPMN As-Is & To-Be — fondasi konfigurasi Odoo di Bab 4–13.
KONEKSI ANTAR BAB
Posisi Bab 2 dalam Perjalanan
← BAB 1
Pengantar ERP & Odoo
  • Konsep ERP + ekosistem Odoo
  • BRD Draft dari Lab 1.1 ✓
  • UMKM mitra dipilih ✓
▶ BAB 2 (Sekarang)
Business Process Modeling
  • BPMN As-Is dari BRD
  • Gap analysis & root cause
  • BPMN To-Be dengan Odoo
→ BAB 3–4
Setup & Master Data
  • Setup Odoo cloud instance
  • Master data sesuai BPMN To-Be
  • BPMN menjadi panduan konfigurasi
2.1
Bagian 2.1
Fundamental
Proses Bisnis
  • Definisi & karakteristik proses bisnis
  • Klasifikasi: Core, Support, Management
  • Hierarki Level 0–3 dan sweet spot Level 2
2.1 · KLASIFIKASI PROSES
Tiga Kategori Proses Bisnis
Setiap proses dalam UMKM masuk ke salah satu dari tiga kategori. Core Processes adalah fokus utama implementasi ERP.
TipeDefinisiContoh UMKMPrioritas ERP
Core ProcessLangsung menciptakan nilai bagi pelangganTerima pesanan, produksi, kirim barang, tagih pembayaran⭐⭐⭐ Tinggi
Support ProcessMendukung core — tidak langsung ke pelangganGaji karyawan, bayar listrik, maintain IT⭐⭐ Sedang
Management ProcessMengarahkan dan memantau kinerja bisnisRencana tahunan, review KPI, audit internal⭐ Prioritas terakhir
💡 Dua Core Processes paling penting untuk UMKM: Order-to-Cash (O2C) dan Procure-to-Pay (P2P). BPMN As-Is Anda harus mencakup keduanya.
2.1 · HIERARKI PROSES
Level 0–3: Kedalaman Dekomposisi
L0
Value Chain
Gambaran keseluruhan aktivitas utama perusahaan
L1
Process Groups
"Manajemen Penjualan", "Manajemen Pengadaan" — tanpa detail
L2
Detailed Process ⭐
Siapa melakukan apa dan kapan — tanpa instruksi teknis. Sweet spot untuk ERP.
L3
Work Instructions
Klik tombol mana, form apa — terlalu granular untuk mapping ERP
⚠️ Jika satu task di diagram Anda sudah sekecil "klik tombol Simpan" — Anda sudah terlalu dalam (Level 3). Kembali ke Level 2.
MINI QUIZ · Soal K3
Level 2 dalam hierarki proses bisnis paling tepat digambarkan sebagai...
2.2
Bagian 2.2
BPMN 2.0 —
Bahasa Visual
Proses Bisnis
  • 5 elemen inti yang cukup untuk 90% kasus
  • Events, Activities, Gateways, Swimlanes
  • Kesalahan umum & cara menghindarinya
2.2 · BPMN CORE
Lima Elemen yang Cukup untuk Mulai
📝 BPMN 2.0 adalah standar internasional OMG (2011) — diadopsi sebagai ISO/IEC 19510:2013. Kuasai 5 elemen ini untuk 90% kasus UMKM Level 2.
①
Start Event
Lingkaran tipis — titik awal proses
②
End Event
Lingkaran tebal — titik akhir proses
③
Task
Persegi panjang sudut bulat — satu unit pekerjaan
④
Exclusive Gateway (berlian + X)
Percabangan — hanya satu jalur yang diambil berdasarkan kondisi
⑤
Lane (kolom berlabel)
Swimlane — mengelompokkan tasks per aktor/departemen
2.2 · GATEWAY
Tes Diagnostik: Pilih Gateway yang Tepat
Pertanyaan DiagnostikGunakanSimbolContoh UMKM
Hanya satu jalur berdasarkan kondisi?Exclusive (XOR)Berlian + XMetode bayar: Cash atau Transfer
Semua jalur dieksekusi serentak?Parallel (AND)Berlian + +SO confirm → Delivery dan Invoice dibuat bersamaan
Satu atau lebih jalur berdasarkan kondisi?Inclusive (OR)Berlian + ONotif ke email dan/atau WA (bisa keduanya)
Pilihan bergantung peristiwa mana lebih dulu?Event-BasedBerlian + ⬡Tunggu pembayaran atau konfirmasi pengiriman
⚠️ Kesalahan umum: Menghubungkan task antar Pool dengan Sequence Flow (panah solid). Komunikasi antar Pool harus menggunakan Message Flow (garis putus-putus).
MINI QUIZ · Gateway
Proses pengiriman: Customer hanya pilih satu metode — JNE, ambil di toko, atau GoSend. Gateway mana yang digunakan?
📝 Key constraint: "hanya memilih satu" — kondisi mutually exclusive.
2.3
Bagian 2.3
Teknik Analisis
Proses Bisnis
  • Dokumentasi As-Is — 4 dimensi
  • Gap Analysis & Root Cause Analysis
  • 4 prinsip desain To-Be
2.3 · GAP ANALYSIS
Framework: As-Is → Gap → To-Be
AS-IS (Dokumentasikan)
  • Alur proses aktual — bukan ideal
  • Siapa, apa, kapan, bagaimana
  • Waktu dan frekuensi tiap langkah
GAP (Analisis)
  • Bottleneck — langkah paling lambat
  • Waste — aktivitas tanpa nilai tambah
  • Root cause — 5 Whys / Fishbone
TO-BE (Desain)
  • Eliminate — hapus langkah tanpa nilai
  • Simplify — kurangi kompleksitas
  • Automate — leverage Odoo
  • Integrate — hapus handoff manual
💡 Selalu dokumentasikan yang sebenarnya terjadi, bukan yang seharusnya. Perbedaan besar antara prosedur tertulis dan praktik aktual adalah pain point tersendiri.
2.3 · 5 WHYS — CONTOH BBS
Mengapa 25% Order BBS Terlambat?
IterasiPertanyaan "Mengapa?"Jawaban
Why 1Mengapa 25% order terlambat?Produksi sering delay dari jadwal
Why 2Mengapa produksi sering delay?Kain dan bahan tidak siap saat jadwal produksi tiba
Why 3Mengapa bahan tidak siap?Tidak ada yang tahu bahan habis sebelum digunakan
Why 4Mengapa tidak ada yang tahu?Stok bahan dicatat di buku manual, tidak real-time
Why 5Mengapa tidak real-time?Tidak ada sistem inventaris terintegrasi dengan penjualan & produksi
🔍 Root Cause: Absennya sistem terintegrasi → informasi tersegmentasi di buku manual dan kepala individu. Solusi: Odoo Inventory + Manufacturing MRP.
MINI QUIZ · 2.3
Admin keuangan BBS sering salah input pembayaran — double entry atau tidak tercatat sama sekali. Root cause-nya?
2.4
Bagian 2.4
Mapping Proses
ke Modul Odoo 19
  • Order-to-Cash → Odoo Sales + Inventory + Accounting
  • Procure-to-Pay → Odoo Purchase + Inventory + Accounting
  • 8 titik integrasi otomatis lintas modul
2.4 · ORDER-TO-CASH
O2C: Dari Lead hingga Pembayaran Diterima
Lead
→
Quotation
→
Sales Order ⭐
→
Delivery Order
→
Invoice
→
Payment ✓
CRM
→
Sales
→
Sales
→
Inventory
→
Accounting
→
Accounting
⭐ Titik integrasi kritis: Ketika Sales Order dikonfirmasi — Odoo otomatis membuat Delivery Order di Inventory + Draft Invoice di Accounting. Tidak perlu input ulang.
2.4 · PROCURE-TO-PAY
P2P: Dari Kebutuhan Pembelian hingga Supplier Dibayar
Purchase Request
→
RFQ
→
PO ⭐
→
Receipt
→
Vendor Bill
→
Payment ✓
Purchase
→
Purchase
→
Purchase
→
Inventory
→
Accounting
→
Accounting
⭐ 3-Way Matching otomatis: PO ↔ Goods Receipt ↔ Vendor Bill — Odoo memverifikasi ketiganya sebelum mengizinkan pembayaran. Cegah fraud dan kesalahan pembayaran.
2.4 · INTEGRASI LINTAS MODUL
8 Trigger Otomatis yang Mengubah Segalanya
Trigger (Event)Aksi OtomatisModul Terdampak
Sales Order dikonfirmasiDelivery Order + Draft Invoice dibuatInventory, Accounting
Delivery divalidasiStok dikurangi + jurnal COGS + customer portal updateInventory, Accounting
Invoice dikonfirmasiPiutang tercatat + email PDF ke customerAccounting
Payment diregistrasiPiutang lunas + mutasi bank terupdateAccounting
PO dikonfirmasiReceipt dibuat, supplier dinotifikasiInventory
Stok di bawah reorder pointRFQ otomatis ke supplier terpilihPurchase
2.5
Bagian 2.5
Strategi
Optimasi Proses
untuk UMKM
  • 7 Pemborosan Lean (Muda)
  • Poka-Yoke via kendala sistem Odoo
  • ~4.8 jam/hari potensi penghematan
2.5 · 7 PEMBOROSAN LEAN
Temukan Muda di UMKM Mitra Anda
1. Overproduction
Buat lebih dari permintaan → stok menumpuk
2. Waiting
Menunggu konfirmasi stok via WA berhari-hari
3. Transport
Bergerak tanpa nilai tambah
4. Over-processing
Input data ke Excel dan MYOB sekaligus
5. Inventory
Stok berlebih atau kekurangan karena catatan tidak akurat
6. Motion
Berjalan ke gudang hanya untuk cek stok
7. Defects
Invoice salah (15% mismatch BBS) → rework & complain
+1 Digital Waste
Double entry — data yang sama diketik dua kali ke sistem berbeda
2.5 · POKA-YOKE
Error-Proofing via Kendala Sistem Odoo
Poka-Yoke (Shingo, 1986): mekanisme yang mencegah kesalahan sebelum terjadi — bukan memperbaikinya setelah terjadi.
①
Stok tidak bisa negatif
Odoo blokir konfirmasi Delivery jika stok tidak tersedia — tidak perlu cek manual
②
Harga otomatis dari pricelist
Tidak bisa ketik harga sembarangan tanpa akses pricelist admin — eliminasi typo harga
③
3-Way Matching wajib
Vendor Bill tidak bisa dibayar jika tidak cocok dengan PO + Goods Receipt
④
Approval workflow
PO di atas threshold harus disetujui manager — tidak bisa bypass
STUDI KASUS
Batik Berkah Sentosa — Ketika Proses "Ada di Kepala"
Hj. Fatimah Suryani, owner BBS Yogyakarta: 7 tahun berjalan tanpa prosedur tertulis. Tiga karyawan kunci — Rizky, Agus, Sri — punya 3 versi proses O2C yang berbeda.
25%
Tingkat keterlambatan pengiriman
15%
Error rate invoice (qty/harga salah)
70%
Akurasi stok vs buku manual
13 jam
Total waktu admin per hari
⚠️ Tim mahasiswa menghabiskan 4 jam untuk mendokumentasikan O2C BBS — dan menemukan 12 pain points terdokumentasi serta 2 bottleneck kritis di Langkah 4 & 9.
STUDI KASUS · HASIL
BBS — Sebelum vs Sesudah Odoo 19 (3 Bulan)
MetrikBefore (Manual)After (Odoo 19)Perubahan
Order-to-Delivery Cycle Time10–15 hari7–10 hari-30%
Error Rate (invoice mismatch)15%2%-87%
Akurasi Stok70%96%+26 poin
Keterlambatan Pengiriman25%8%-68%
Waktu Admin per Hari13 jam5 jam-62%
Laporan KeuanganTgl. 15 bulan depanReal-timeInstan
💬 "Sekarang semua orang bekerja dari data yang sama. Rizky, Agus, Sri — tidak ada lagi situasi di mana mereka punya informasi berbeda tentang satu order yang sama." — Hj. Fatimah Suryani
INTEGRATION MAP
BPMN + Odoo: Keterhubungan Modul
CRM
→
Sales
→
Inventory
→
Accounting
↕ integrasi lintas proses
Purchase
→
Inventory
↔
Manufacturing
→
Accounting
🔗 Bab 4–13 akan mengkonfigurasi masing-masing modul ini, dipandu oleh diagram BPMN To-Be yang dibuat di Lab 2.1.
RANGKUMAN · BAB 2
7 Konsep Kunci Yang Perlu Dibawa Pulang
  • Proses bisnis harus didokumentasikan sebelum konfigurasi ERP — bukan setelahnya
  • BPMN 2.0 adalah standar ISO untuk visualisasi proses — 5 elemen cukup untuk 90% kasus UMKM Level 2
  • Exclusive Gateway (XOR) untuk kondisi mutually exclusive; Parallel (AND) untuk semua jalur aktif bersamaan
  • As-Is = realita aktual; To-Be = desain dengan Lean + Odoo
  • 5 Whys menemukan root cause — bukan menyalahkan individu, tapi menemukan kelemahan sistem
  • O2C & P2P dipetakan ke modul Odoo dengan 8+ titik integrasi otomatis
  • Lean + ERP = proses lean yang dikunci dalam sistem — sustainable dan scalable
PREVIEW LAB
Di Lab Minggu Ini — Lab 2.1
Yang Akan Dikerjakan:
  1. Buat diagram BPMN As-Is proses O2C UMKM mitra menggunakan draw.io (min. 3 swimlane)
  2. Lakukan gap analysis — identifikasi min. 5 pain points dengan tabel format Tabel 2.4
  3. Gunakan 5 Whys untuk root cause analysis pada 1 bottleneck utama
  4. Rancang BPMN To-Be yang mengintegrasikan modul Odoo yang relevan
Yang Disiapkan:
  • BRD Draft dari Lab 1.1 ✓
  • Akses draw.io (diagrams.net) — gratis, berbasis browser
  • Notes wawancara UMKM mitra (atau profil KSN/BBS untuk Jalur B)
💡 Mulai dari O2C saja. Jangan tunggu semua sempurna — buatlah versi draft dulu, lalu iterasi.
REFERENSI UTAMA
Bacaan Lebih Lanjut
📖Dumas et al. (2018) — Fundamentals of Business Process Management (2nd ed.). Springer. — Buku teks BPM paling komprehensif untuk S1/S2, tersedia di SpringerLink.
🌐OMG (2011) — Spesifikasi BPMN 2.0. omg.org/spec/BPMN/2.0/ — Resmi, gratis. Juga ISO/IEC 19510:2013.
🛠️draw.io (diagrams.net) — Alat BPMN utama yang digunakan dalam buku ini. Gratis, berbasis browser, tanpa instalasi.
📖Womack & Jones (2003) — Lean Thinking (2nd ed.). Free Press. — Fondasi pemikiran Lean yang aplikabel untuk proses UMKM.
📚Odoo S.A. (2025) — Sales, Inventory, Manufacturing Documentation. odoo.com/documentation/19.0
BPM
BAB 2 — Business Process Modeling
Terima Kasih
Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program
Bab 1: Pengantar ERP ✓ Bab 2: BPM ✓ → Bab 3: Setup Odoo