2
🔬 Lab Praktikum
BAB 02 · Business Process Modeling

As-Is Process
Mapping

Lab 2.1 — Memodelkan Proses Bisnis UMKM Mitra dalam BPMN 2.0

⏱ Minggu 3 · 120 Menit 👥 Tim 3–4 Orang 🛠 draw.io
Alur Lab 2.1

Timeline 120 Menit

1
Identifikasi Proses
20 menit
2
Buat BPMN As-Is
60 menit
3
Gap Analysis
20 menit
4
Sketsa To-Be
20 menit
OUTPUT HARI INI
  • 3 diagram BPMN as-is (.drawio + .png)
  • Gap Analysis Spreadsheet (≥5 pain points)
  • Sketsa proses to-be
  • Executive Summary 1 halaman untuk UMKM mitra
KONEKSI ANTAR LAB
  • ← Lab 1.1 BRD sebagai input utama
  • → Lab Bab 3–13 Panduan konfigurasi Odoo
  • Diagram to-be = referensi implementasi
L
Objectives

Setelah Lab Ini, Anda Mampu…

01
Membuat diagram BPMN 2.0 as-is untuk minimal 3 proses inti UMKM mitra menggunakan draw.io
02
Mengidentifikasi minimal 5 bottleneck atau inefisiensi dari diagram as-is
03
Mengisi gap analysis template dengan data kuantitatif (cycle time, error rate, frekuensi)
04
Membuat sketsa proses to-be yang menunjukkan titik integrasi Odoo
05
Menyajikan temuan kepada pemilik/pengelola UMKM untuk validasi
Prasyarat — Dikerjakan Sebelum Sesi Lab

Checklist Pra-Lab

  • Install draw.io (desktop) atau buka app.diagrams.net
  • Pelajari simbol BPMN 2.0 (Gambar 2.3 di textbook atau BPMN Cheat Sheet di LMS)
  • Baca ulang BRD dari Lab 1.1 — bagian "Proses Saat Ini" dan "Pain Points"
  • Lengkapi informasi proses yang masih kurang (WA/telepon ke staf UMKM ≤ 30 menit)
  • Unduh template Gap Analysis dari LMS (.xlsx)
🛠 Alat yang Dibutuhkan
  • Laptop + draw.io (atau browser)
  • BRD Lab 1.1 (terbuka dan siap dirujuk)
  • Template Gap Analysis dari LMS
  • Catatan wawancara kunjungan UMKM
  • Timer/stopwatch
⚠ Jalur Simulasi

Belum kunjungi UMKM? Gunakan data simulasi BBS atau KSN dari textbook (Bab 3 — Profil UMKM Mitra)

TIM
Struktur Tim

Pembagian Peran Tim

🗺
Process Modeler

Menggambar diagram BPMN di draw.io; memimpin Sub-langkah 2.1–2.4

📊
Data Analyst

Mengisi Gap Analysis Spreadsheet; mengkuantifikasi dampak pain points

🔍
BRD Reviewer

Memastikan diagram konsisten dengan BRD Lab 1.1; menandai ketidaksesuaian

✍
Writer

Menyusun Executive Summary 1 halaman untuk pemilik UMKM

Tim 3 orang: gabungkan peran BRD Reviewer + Writer. Semua anggota berkontribusi pada diagram dan diskusi validasi.

01
LANGKAH 01

Identifikasi Proses
yang Akan Dipetakan

Menentukan 3 proses paling kritis yang memerlukan perbaikan

⏱ 20 menit 🎯 3 proses terpilih + tabel alasan
1A — Tinjau Pain Points (10 mnt)
  • Buka BRD Lab 1.1 → bagian Pain Points
  • Untuk setiap pain point: frekuensi? siapa terdampak? estimasi kerugian?
  • Tandai 5–6 pain points teratas (frekuensi × dampak)
1B — Pilih 3 Proses (10 mnt)
  • Proses 1 — WAJIB: Order-to-Cash (O2C) semua tipe UMKM
  • Proses 2 — sesuai tipe UMKM (lihat slide berikutnya)
  • Proses 3 — sesuai pain point terbesar
Langkah 1 — Panduan Pemilihan

Pilih Proses 2 & 3 Berdasarkan Tipe UMKM

Tipe UMKMProses 2
Dagang / Retail (beli-jual)Procure-to-Pay (P2P)
Manufaktur (produksi)Plan-to-Produce / Make-to-Order
Jasa murniService Delivery Process
F&B / KafeProcure-to-Pay (bahan baku)
Pain Point UtamaProses 3
Stok sering tidak akurat / kehabisan mendadakInventory Management
Laporan keuangan lambat / tidak akuratRecord-to-Report
Penggajian / kehadiran karyawan tidak terkelolaHR & Payroll Process
Pengiriman sering terlambatFulfillment & Delivery
02
LANGKAH 02

Buat Diagram BPMN
As-Is

Mendokumentasikan kondisi proses saat ini dalam format BPMN 2.0 yang akurat dan dapat divalidasi

⏱ 60 menit total 📐 ~20 menit per proses 🎯 3 diagram BPMN as-is
Setup draw.io (5 menit pertama)
  1. File → New → pilih template "Business Process (BPMN)"
  2. Panel kiri: pastikan shape library BPMN 2.0 aktif (View → Shapes → ✓ BPMN 2.0)
  3. Buat 1 file per proses: [kode-umkm]-[proses]-asis-v0.1.drawio
Contoh: bbs-o2c-asis-v0.1.drawio · bbs-p2p-asis-v0.1.drawio
02
Langkah 2 — Untuk Setiap Proses

Sub-langkah 2.1 & 2.2

2.1 — Definisikan Cakupan (2 mnt)

Sebelum membuat satu kotak pun, klarifikasi:

  • Start Event: Apa yang memicu proses mulai?
    Contoh O2C: "Pelanggan kirim WA menanyakan produk"
  • End Event: Kondisi akhir proses selesai?
    Contoh: "Pembayaran diterima dan dicatat di buku kas"
2.2 — Identifikasi Aktor & Swimlanes (2 mnt)
  • Buat Pool untuk setiap entitas utama (Pelanggan/Supplier + UMKM)
  • Di dalam Pool UMKM, buat Lane per peran/jabatan
  • Lane = peran, bukan nama individu
Contoh O2C BBS: Lane Admin Sales · Gudang · Kepala Produksi · Admin Keuangan
Langkah 2 — Untuk Setiap Proses

Sub-langkah 2.3 — Petakan Aktivitas (10 mnt)

Mulai dari Start Event, ikuti alur proses dari BRD dan catatan wawancara:

  • Task (persegi bulat) → label: Kata Kerja + Objek — "Buat Quotation di Excel", "Cek Stok Fisik"
  • Gateway (berlian) → label kondisi pada tiap jalur keluar
  • Sequence Flow (panah solid) di dalam pool yang sama
  • Message Flow (panah putus-putus) untuk komunikasi antar pool

✅ Level 2 — Sweet Spot

"Input data order ke Excel"
(satu task, satu makna)

❌ Terlalu Detail / Terlalu Abstrak

"Buka Excel → Pilih sheet → Klik A15..."
"Proses penjualan" (tanpa detail)
💡 Panduan Level Detail

Jika ragu sebuah langkah perlu dimunculkan → tanyakan: "Apakah langkah ini melibatkan orang/peran berbeda, atau ada keputusan?" Jika ya, munculkan; jika tidak, gabungkan.

02
Langkah 2 — Untuk Setiap Proses

Sub-langkah 2.4 — Anotasi Pain Points (4 mnt)

Tambahkan Text Annotation (kotak teks, garis putus-putus) pada setiap task atau gateway bermasalah

Tipe MasalahFormat AnotasiContoh
Pemborosan waktu⏱ Waktu: [durasi]⏱ Waktu: 90 menit per quotation
Risiko kesalahan⚠ Risk: [deskripsi]⚠ Risk: Typo harga, tidak ada version control
Bottleneck🔴 Bottleneck: [deskripsi]🔴 Bottleneck: Harus tunggu owner konfirmasi (1–3 jam)
Informasi hilang📋 Info loss: [deskripsi]📋 Info loss: Nota sering hilang sebelum direkap

🎯 Target minimum: 3–5 anotasi per diagram — fokus pada yang paling signifikan

✅ Checkpoint — Setelah Langkah 2
  • 3 file .drawio dibuat dengan nama yang benar
  • Setiap diagram memiliki Start Event + End Event yang jelas
  • Swimlane/lane sesuai peran (bukan nama individu)
  • Minimal 3–5 anotasi pain points per diagram
  • Level detail = Level 2 (tidak terlalu granular)
  • Export .png (300 dpi) sudah siap
⚠ Peringatan Penting

Dokumentasikan apa yang terjadi saat ini — bukan yang seharusnya terjadi. Proses "ideal" yang tidak dijalankan tidak memberikan informasi apa pun tentang masalah nyata.

03
LANGKAH 03

Dokumentasikan
Gap Analysis

Mengkuantifikasi inefisiensi sebagai dasar argumen bisnis kepada pemilik UMKM

⏱ 20 menit 🎯 ≥5 pain points terdokumentasi + ≥2 dampak terkuantifikasi
3A — Isi Template (15 mnt)
  • Buka template Gap Analysis dari LMS (.xlsx)
  • Satu baris per pain point yang ditandai di diagram
  • Isi: Proses, Nama Langkah, Pain Point, Frekuensi, Dampak, Cycle Time, Error Rate, Solusi Odoo
3B — Hitung Dampak (5 mnt)
  • Pilih 2–3 pain points paling signifikan
  • Kalkulasi: waktu as-is × frekuensi = jam terbuang per bulan
  • Bandingkan dengan target to-be
03
Langkah 3 — Contoh Pengisian

Contoh Gap Analysis & Estimasi Dampak

Pain PointKondisi As-IsTarget To-BePenghematan
Rekap penjualan manual 60 mnt/hari × 26 hari = 26 jam/bulan Otomatis → 0 menit rekap 26 jam/bulan
Pembuatan invoice manual 90 mnt × 40 invoice = 60 jam/bulan 5 mnt konfirmasi = 3,3 jam/bulan 56,7 jam/bulan
Error invoice (15%) 6 invoice × 30 mnt rework = 3 jam/bulan Error rate < 2% >2,5 jam + reputasi
💡 Jika Tidak Ada Data Historis
Cycle time: Tanya langsung staf — "Biasanya berapa lama?" Ballpark estimate sudah cukup.
Error rate: "Dari 10 kali, berapa kali bermasalah?" → 1/10 = 10%, angka kasar valid untuk gap analysis.
04
LANGKAH 04

Sketsa Proses
To-Be

Merancang kondisi masa depan dengan integrasi Odoo, menunjukkan perbaikan konkret

⏱ 20 menit 🎯 Diagram to-be atau tabel perbandingan as-is vs to-be
Opsi A — Diagram BPMN To-Be

Disarankan jika waktu cukup

  • Duplicate file as-is → rename ke tobe-v0.1.drawio
  • Abu-abu = manual; Hijau = otomatis Odoo; Kuning = semi-otomatis
  • Tambah label modul Odoo pada setiap task otomatis
  • 🔄 Auto-trigger: [nama aksi] untuk integrasi antar modul
Opsi B — Tabel Perbandingan

Jika waktu terbatas

  • Kolom: Langkah As-Is | Langkah To-Be | Perubahan | Modul Odoo | Perbaikan
  • Cukup untuk dasar konfigurasi Bab 3–13
FB
Adaptasi Tipe UMKM

UMKM F&B — Kafe / Restoran / Catering

Contoh: Kopi Seduh Nusantara (KSN) — Jl. Riau, Bandung

2 Proses WAJIB F&B
  • O2C via POS — dari pelanggan datang hingga bayar
  • Pengelolaan Bahan Baku — cek stok → beli → terima
Swimlane F&B
  • Pool Pelanggan
  • Lane: Barista / Dapur
  • Lane: Kasir / Front-Desk
  • Lane: Owner / Admin
Pain Points Khas F&B
Pain PointDampak
Stok bahan dicek manual tiap pagi15–30 mnt/hari
Rekap kasir manual45–90 mnt/shift
Bahan perishable basiWaste 5–15%
Pembelian via WA tanpa POTidak ada audit trail

💡 KSN punya 2 saluran: kafe (dine-in) + biji kopi retail. Petakan sebagai 2 proses terpisah atau gunakan gateway "Tipe penjualan?"

RT
Adaptasi Tipe UMKM

UMKM Retail — Toko Pakaian / Elektronik / Sembako

2 Proses WAJIB Retail
  • O2C via POS — pelanggan masuk → bayar → bawa pulang
  • Penerimaan Barang dari Supplier — PO → terima → update stok
Proses Opsional
  • Stock Opname periodik
  • Proses Retur Barang (jika frekuensi tinggi)
Perbandingan Kompleksitas
AspekF&BRetailManufaktur
Kompleksitas⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐
Jumlah Lane2–31–24–5
Elemen per diagram15–2510–2025–40
Waktu draw.io20–35 mnt15–25 mnt30–50 mnt

⚠ Manufaktur: Jika terlalu kompleks → fokus pada 2 proses saja dan beri narasi untuk proses ketiga di executive summary

DEL
Deliverables

Yang Harus Dikumpulkan

Upload ke LMS — Deadline: Jumat 23:59 minggu yang sama

#DeliverableFormatKeterangan
1Tabel Pemilihan Proses.docx / .pdf3 proses dipilih dengan alasan & estimasi kompleksitas
23 Diagram BPMN As-Is.drawio + .png (300 dpi)1 file per proses; anotasi pain points sudah ditambahkan
3Gap Analysis Spreadsheet.xlsx≥5 pain points; ≥2 dampak terkuantifikasi
4Sketsa Proses To-Be.drawio+.png ATAU .xlsxOpsi A (diagram) atau Opsi B (tabel perbandingan)
5Executive Summary UMKM.pdf, 1 halaman200–300 kata + 1–2 gambar; bahasa non-teknis

📋 Deliverable no. 5 disajikan langsung kepada pemilik UMKM untuk validasi

Penilaian

Rubrik Penilaian

Kriteria Baik (3) Cukup (2) Kurang (1)
Kelengkapan Diagram BPMN 3 diagram lengkap, Start/End jelas, swimlane benar, Level 2 2 diagram, minor error pada elemen atau level detail 1 diagram atau diagram tidak mencerminkan proses nyata
Anotasi Pain Points ≥5 anotasi per diagram, tipe beragam, spesifik dengan data 3–4 anotasi, kurang spesifik atau tanpa data <3 anotasi atau hanya dekoratif
Gap Analysis ≥5 pain points, ≥2 dampak dikuantifikasi dengan kalkulasi ≥3 pain points, 1 dampak dikuantifikasi <3 pain points atau tidak ada kuantifikasi
Sketsa To-Be + Mapping Odoo Diagram/tabel to-be jelas, modul Odoo ditentukan, auto-triggers ditandai Sketsa ada, modul Odoo disebutkan tapi tidak spesifik Tidak ada sketsa to-be
Executive Summary 1 halaman, non-teknis, 200–300 kata, 2 gambar, validasi UMKM Ada tapi terlalu teknis atau >1 halaman Tidak ada atau tidak dapat dipahami pemilik UMKM
?
Quick Reference

Troubleshooting Cepat

⚠
Diagram > 40 elemen

Terlalu granular. Gabungkan micro-steps: "Buka Excel + input data + simpan" → "Input order ke Excel"

⚠
Ragu pilih gateway apa?

Exclusive (X): pilih salah satu jalur. Parallel (+): lakukan bersamaan. Jika ragu → pakai Exclusive, lebih aman untuk konteks UMKM.

⚠
Proses UMKM sangat ad-hoc

Dokumentasikan "jalur paling umum" (80% kasus). Tambah anotasi: "Proses bervariasi untuk pesanan kustom."

⚠
Diagram berantakan, panah menyilang

Prinsip BPMN: alur kiri ke kanan; aktor atas ke bawah (pelanggan paling atas, internal staf di bawah).

⚠
Tidak yakin mapping modul Odoo

Rujuk Tabel 2.6–2.8 di textbook. Tebakan wajar pun diterima — akan divalidasi saat konfigurasi aktual di Lab Bab 3–13.

Akhir Sesi Lab

Lab Debrief — 5 Menit Terakhir

"Apa satu hal yang paling mengejutkan atau paling menarik dari lab hari ini?"

Tanyakan kepada 2–3 mahasiswa secara acak — tidak ada jawaban yang salah

Pertanyaan Diskusi
  • Proses mana yang paling kritis untuk diotomatiskan? Argumenkan dengan data gap analysis.
  • Bagaimana proses to-be P2P UMKM Anda berbeda dari as-is? Modul apa yang terlibat?
  • Adakah pain point yang muncul dari diagram BPMN yang tidak ada di BRD Lab 1.1? Mengapa?
💡 Tip Instruktur

Catat jawaban menarik di papan tulis — bisa menjadi pembuka diskusi yang baik di awal pertemuan berikutnya.

"Apa yang ingin Anda eksplorasi lebih lanjut dari hari ini?"

3
Minggu Depan

Preview Bab 3

Setup Odoo 19 Cloud — Konfigurasi Awal & Navigasi Sistem

Dari Lab 2.1 → Ke Lab Bab 3–13
  • Diagram to-be = panduan konfigurasi modul
  • Gap analysis = justifikasi fitur yang diaktifkan
  • BRD + BPMN = dua artefak komplementer selama seluruh proyek
Di Bab 3, Anda Akan…
  • Mengakses instance Odoo 19 cloud UMKM mitra
  • Konfigurasi database awal (perusahaan, mata uang, bahasa)
  • Navigasi antarmuka: menu, views, chatter
  • Aktivasi modul berdasarkan proses to-be dari Lab 2.1

Simpan semua file Lab 2.1 — akan digunakan terus hingga Bab 13

02
Lab 2.1 Selesai

Diagram BPMN Anda
adalah Kontrak Visual

antara tim Anda dan pemilik UMKM — dokumentasi kesepahaman tentang bagaimana bisnis mereka benar-benar berjalan, dan bagaimana Odoo akan mengubahnya.

3
Diagram BPMN As-Is
≥5
Pain Points Terdokumentasi
1
Executive Summary untuk UMKM

BAB 02 | Lab 2.1 | Sistem Informasi Enterprise – ERP Odoo 19.0