LAB BAB 1 — Requirement Gathering & BRD

1

Lab Praktikum Minggu 2 · 120 Menit

BAB 1

Requirement
Gathering
& BRD

Memetakan kebutuhan UMKM mitra dan menyusun Business Requirement Document sebagai fondasi implementasi 12 minggu

3–4

Orang/Tim

4

Step Utama

3+

Hal. BRD

60'

Interview

Alur Lab 1.1 — 120 Menit

⏱ 20 Menit

Step 1

Pre-Interview Preparation
Susun Interview Guide
5 area kritis bisnis

⏱ 60 Menit

Step 2

Site Visit / Video Call
Wawancara terstruktur
Pemilik/manager UMKM

⏱ 10–15 Menit

Step 3

Data Collection
Kumpulkan data awal
Produk, customer, vendor

⏱ 40 Menit

Step 4

Analisis & BRD Drafting
Rapikan notes, diskusi tim
Buat BRD draft 3+ halaman

💡 Step 2 dilakukan di luar lab (di lokasi UMKM atau via video call). Pastikan appointment sudah dikonfirmasi sebelum hari ini.

Prasyarat — Sebelum Mulai

Wajib Sudah Selesai ✓

UMKM mitra dipilih & disetujui dosen (Week 1)
Appointment dikonfirmasi — minimal 60 menit dengan owner/manager
Template BRD didownload dari LMS dan struktur dibaca sekilas
NDA (Non-Disclosure Agreement) disiapkan untuk ditandatangani
Peran tim dibagi (lihat slide berikutnya)

Alat yang Disiapkan

Buku catatan & alat tulis
Laptop/HP untuk voice recorder (dengan izin)
Kamera HP (foto layout toko/gudang jika diizinkan)
Flashdisk / Google Drive untuk terima file data

⚠️ UMKM belum siap? Gunakan Jalur B — Simulasi (lihat slide 6)

Tujuan Lab 1.1

Setelah lab ini, Anda mampu:

Menyusun Interview Guide terstruktur yang mencakup 5 area kritis bisnis UMKM
Melakukan wawancara terstruktur dengan owner/manager UMKM untuk memetakan proses & pain points
Mendokumentasikan kondisi as-is proses operasional (Sales, Purchase, Inventory, Accounting)
Mengidentifikasi kebutuhan sistem (requirements) awal untuk implementasi ERP
Menyusun BRD Draft minimal 3 halaman sebagai fondasi implementasi 12 minggu
Menyepakati scope & timeline implementasi bersama UMKM mitra

Bagi Peran Sebelum Mulai

Lead Interviewer

Memimpin alur wawancara, menjaga waktu per area. Tetap conversational — jangan seperti membaca checklist.

Notetaker

Catat detail wawancara; rekam audio jika diizinkan. Tulis verbatim untuk poin penting — jangan langsung summarize.

Observer / Fotografer

Amati proses di lapangan, foto layout & tools. Perhatikan hal tidak disebutkan verbal (tumpukan struk, stok berantakan).

Data Collector

Minta & terima file data (Excel, foto dokumen). Siapkan flahsdisk/GDrive, cek kelengkapan data sebelum pulang.

📝 Tim 3 orang: Observer/Fotografer bisa dirangkap Notetaker atau Data Collector.

Pilih Jalur Anda

JALUR A — UMKM NYATA ⭐

UMKM mitra sudah siap & appointment terkonfirmasi

Wawancara langsung / video call dengan owner
BRD berdasarkan data nyata UMKM
Nilai: Penuh — Jalur default

JALUR B — SIMULASI (FALLBACK)

UMKM belum bisa diwawancara hari ini

Analisis profil UMKM fiktif (KSN atau BBS dari buku)
Simulasi wawancara: satu anggota bermain peran sebagai owner
BRD berbasis data simulasi — tetap harus lengkap & detail
Nilai: Penuh — tidak ada pengurangan

💡 Bahkan di Jalur B, lakukan simulasi serius — ini adalah latihan terbaik sebelum bertemu UMKM asli. Koordinasikan jadwal ulang ke Week 3 atau 4.

1

Step 1 / 4

⏱ 20 Menit — Di Lab Sebelum Berangkat

Pre-Interview
Preparation

Susun Interview Guide terstruktur agar tidak ada informasi kritis yang terlewat saat wawancara

🎯 Output: Interview Guide 15–20 pertanyaan

Step 1▸5 Area Kritis Interview

Susun Interview Guide — 5 Area

1

Company Profile

Sejarah, produk/jasa, jumlah karyawan, omset

2

Proses Penjualan

Alur order → bayar, sistem kasir, jenis pembayaran

3

Proses Pembelian

Cara order ke supplier, PO formal atau via WA, vendor aktif

4

Manajemen Inventaris

Cara lacak stok, frekuensi stock opname, akurasi data

5

Keuangan & Akuntansi

Pencatatan, software, laporan keuangan, e-faktur PKP

+ Pain Points

"Apa 3 hal paling sering jadi masalah?" → Kuantifikasi tiap jawaban

💡 Tandai pertanyaan WAJIB vs OPSIONAL. Pain points dan proses inti selalu masuk WAJIB. Anda punya 60 menit — gunakan dengan cerdas.

Step 1▸Kuantifikasi Pain Points

Kunci BRD yang Kuat: Angka!

Untuk tiap pain point yang disebutkan, selalu tanyakan:

FREKUENSI

"Seberapa sering ini terjadi? Per hari? Per minggu? Per bulan?"

DAMPAK

"Apa dampaknya? Ada kerugian waktu? Kerugian rupiah kira-kira berapa?"

SOLUSI YG DICOBA

"Sudah pernah coba solusi apa? Kenapa tidak berhasil?"

❌ Lemah:
"Stok sering tidak akurat"

✅ Kuat:
"Stock opname fisik butuh 3 hari/bulan, masih ada selisih 10–15% dari catatan Excel"

2

Step 2 / 4

⏱ 60 Menit — Di UMKM atau Video Call

Site Visit /
Interview

Wawancara terstruktur langsung dengan owner atau manager UMKM mitra

🎯 Output: Interview Notes + Audio (jika diizinkan)

Step 2▸Struktur 60 Menit

Bagi Waktu 60 Menit

5 Menit

Opening

Perkenalan, NDA, minta izin rekam, konfirmasi durasi

10 Menit

Company Profile

Sejarah, produk, karyawan; observasi layout fisik

25 Menit

Current Processes

Proses Sales, Purchase, Inventory secara naratif

15 + 5 Menit

Pain Points + Closing

Gali & kuantifikasi, lalu ekspektasi & constraints

💡 Mulai dari Company Profile (bangun rapport), lalu Pain Points (bikin owner engaged), baru detail proses satu per satu. Jangan mulai langsung tanya omset.

Step 2▸Cara Menggali Proses

Gunakan Pertanyaan Naratif

PENJUALAN

"Coba ceritakan, Pak/Bu, kalau ada pelanggan yang mau beli [produk X], prosesnya dari awal sampai uang diterima itu seperti apa?"

PEMBELIAN

"Kalau stok [bahan baku] mau habis, prosesnya gimana? Siapa yang notice duluan? Siapa yang order? Pakai cara apa?"

INVENTARIS

"Kalau mau tahu stok [produk Z] ada berapa, Bapak/Ibu ngeceknya gimana?"

💡 Pertanyaan "ceritakan..." jauh lebih efektif dari pertanyaan Ya/Tidak. Owner yang bercerita mengungkap detail yang tidak Anda temukan dari checklist.

Step 2▸Tips Wawancara

Do & Don't saat Wawancara

✅ Lakukan

▸Listen 70%, talk 30%

▸Respond terhadap apa yang owner katakan, bukan baca dari list

▸Tunjukkan empati: "Oh iya, itu memang menyulitkan"

▸Catat angka & contoh konkret

▸Apresiasi di akhir: "Terima kasih, ini sangat membantu"

❌ Hindari

▸Menjawab sebelum owner selesai bicara

▸Melompat-lompat antara area tanpa transisi

▸Meremehkan masalah: "Itu sebenarnya gampang di Odoo"

▸Hanya mencatat summary/kesimpulan

▸Berjanji fitur spesifik sebelum analisis — scope creep!

3

Step 3 / 4

⏱ 10–15 Menit — Akhir Site Visit

Data
Collection

Kumpulkan data awal yang diperlukan untuk master data import di Week 4–5

🎯 Output: File data produk, customer, vendor, sampel dokumen

Step 3▸Data yang Diminta

Request kepada UMKM

Data	Format Ideal	Untuk Apa di Odoo
Daftar produk/jasa	Excel: nama, kode, harga jual, harga beli, satuan	Product master (Week 5)
Daftar customer	Min. 10–20 customer terbesar: nama, HP/email	Customer list & CRM (Week 5)
Daftar vendor/supplier	Nama, alamat, contact, produk yang disupply	Vendor list (Week 6)
Contoh invoice penjualan	Foto atau salinan	Referensi setup template
Contoh Purchase Order	Foto atau salinan	Referensi setup PO template

📝 UMKM tidak punya data digital? Tidak masalah! Justru ini membuktikan ERP sangat dibutuhkan. Foto dokumen fisik, input manual di Week 4–5. Jangan paksakan di sesi pertama.

4

Step 4 / 4

⏱ 40 Menit — Kembali ke Lab

Analisis &
BRD Drafting

Rapikan notes, diskusi tim, susun Business Requirement Document Draft

🎯 Output: BRD Draft Minimal 3 Halaman

Step 4▸Alur Kerja 40 Menit

Tiga Sub-Step di Lab

10 Menit

4.1 Rapikan Notes

Transkrip bagian penting
Kelompokkan: Profile | Proses | Pain Points | Data | Ekspektasi
Tandai pain points yang sudah terkuantifikasi

10 Menit

4.2 Diskusi Tim

Apa top 3 pain points?
Modul Odoo apa yang prioritas?
Apakah scope 12 minggu realistis?
Info apa yang masih kurang? Jadwalkan follow-up

20 Menit

4.3 Tulis BRD

Gunakan Template BRD dari LMS
Target: 3–5 halaman padat & actionable
Setiap kalimat harus konkret & spesifik untuk UMKM ini

Step 4▸Struktur BRD

9 Section Wajib BRD Draft

Executive Summary — ½ halaman (nama UMKM, tujuan, timeline, tim)
Company Profile — ½–1 hlm (sejarah, produk, struktur org, omset)
Current State (As-Is) — 1–1.5 hlm (narratif per proses + bottleneck)
Pain Points — ½ hlm (deskripsi | frekuensi | dampak kuantitatif)
Requirements (High Level) — ½–1 hlm (functional + non-functional)

Proposed Solution — ¼ hlm (Odoo 19, daftar modul, pendekatan)
Success Criteria — ¼ hlm (min. 3 metrik terukur & spesifik)
Constraints — ¼ hlm (budget, timeline, resources, data awal)
Appendix — Interview notes, foto, sample data UMKM

⚠️ Scope realistis! Prioritaskan 5–7 modul inti berdasarkan top pain points. Lebih dari 8 modul dalam 12 minggu = terlalu ambisius → potong dulu, masuk "Phase 2".

Adaptasi per Tipe UMKM Mitra

Tipe	Fokus Interview Tambahan	Modul Odoo Prioritas	Pain Point Khas
F&B Kafe, Resto, Catering	Resep/BOM, bahan perishable, POS, waste	POS, Inventory, Purchase, Accounting	Stok bahan ≠ penjualan; bahan kadaluarsa
Retail Toko Pakaian, Elektronik	Jumlah SKU, variasi produk, barcode, loyalty	POS, Inventory, Purchase, Accounting	Terlalu banyak SKU untuk dilacak manual
Manufaktur Garment, Furniture, Olahan	BOM, lead time produksi, bahan baku vs barang jadi	Manufacturing, Inventory, Purchase, Accounting	Material salah hitung, delay produksi
Jasa Konsultan, Event, Agency	Billing per project/jam, milestone, tim assignment	Project, Timesheets, CRM, Sales, Accounting	Invoice terlambat, jam kerja tidak tercatat

Deliverables Lab 1.1

Deliverable	Format	Deadline	Bobot
Interview Guide	PDF/Word	Akhir pertemuan Lab Week 2	10%
Interview Notes (rapih)	PDF/Google Doc	Akhir pertemuan Lab Week 2	15%
Data UMKM (jika tersedia)	Excel/Foto	Akhir pertemuan Lab Week 2	10%
BRD Draft ★ (min. 3 halaman)	PDF	Jumat Week 2, pukul 23:59	65%

⚠️ BRD adalah living document — diperbarui sepanjang semester. BRD final dikumpulkan di Week 14 sebagai bagian Dokumentasi Final.

Rubrik Penilaian BRD Draft

Aspek	Excellent (90–100)	Good (75–89)	Needs Work (<75)
Kelengkapan	Semua 9 section terisi	7–8 section, 1–2 terlalu singkat	<7 section atau isi terlalu generik
Kualitas Pain Points	3 pain points terkuantifikasi (angka frekuensi + dampak)	3 pain points, kuantifikasi minimal	<3 pain points / tanpa angka
Scope Realistis	Modul sesuai 12 minggu & kapasitas UMKM	Sedikit over-scope, perlu trimming	Over-scope signifikan
Success Criteria	≥3 metrik terukur & spesifik	2 metrik atau ada yang generik	≤1 metrik atau semua generik
Tata Tulis	Profesional, tidak ada typo signifikan	Beberapa typo, cukup jelas	Banyak typo, sulit dibaca

Troubleshooting — Masalah Umum

⚠️ Owner sulit dihubungi / tidak responsif

Coba multi-channel (WA, telepon, Instagram). Waktu berbeda (pagi sebelum buka, malam setelah tutup). Jika 3 hari tidak ada respons → eskalasi ke dosen.

⚠️ Owner tidak mau berbagi data finansial

Tidak perlu dipaksakan. BRD bisa tetap kuat tanpa angka spesifik — gunakan data industri sebagai estimasi. Kepercayaan dibangun bertahap.

⚠️ UMKM tidak punya data digital sama sekali

Ini skenario ideal! Tidak ada sistem lama yang harus di-migrasi. Foto semua dokumen fisik, rencanakan input manual Week 4–5.

⚠️ BRD terlalu pendek (<3 halaman)

Kembali ke notes, expand section Current State secara naratif. Lakukan follow-up call 15 menit dengan owner untuk klarifikasi. Pindahkan detail ke Appendix.

Minggu Depan — BAB 2

BAB 2 — Minggu 3

Business Process
Modeling

Menggambarkan proses bisnis UMKM mitra dalam diagram BPMN dan merancang kondisi To-Be setelah ERP diimplementasi

Dari BRD Anda

Section Current State (As-Is) menjadi input utama Lab 2.1 — proses yang terdokumentasi di BRD digambar ulang dalam diagram BPMN

Yang Dipelajari

Notasi BPMN (Business Process Model & Notation), swimlane diagram, identifikasi bottleneck, rancangan To-Be processes

Yang Disiapkan

Pastikan BRD Draft sudah dikumpulkan sebelum Jumat. Bawa catatan proses As-Is UMKM mitra Anda ke pertemuan teori Week 3

Selamat
Praktikum!

Sistem Informasi Enterprise — ERP Odoo 19.0
dengan Real UMKM Partner Program

Teori BAB 1 ✓

Lab BAB 1 ✓

→ BAB 2: BPMN

🎯 Deadline BRD Draft: Jumat Week 2, pukul 23:59
Upload ke LMS dalam format PDF.